Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan dan Bagian-bagiannya
Surat digunakan untuk berbagai keperluan baik formal maupun informal. Untuk keperluan formal, perlu menilik contoh surat resmi agar mampu membuatnya dengan baik.
Surat resmi dapat ditujukan kepada perusahaan, organisasi, maupun instansi tertentu. Jenisnya pun beragam, ada surat permohonan, pernyataan, maupun pemberitahuan.
Surat resmi memuat identitas pengirim dan penerima yang lengkap. Untuk memahami cara membuat surat tersebut, simak penjelasan contoh surat resmi dalam uraian berikut.
Format Surat Resmi
Surat resmi untuk permohonan, pernyataan, maupun pemberitahuan memiliki format yang serupa. Perbedaan ketiganya hanyalah pada isi surat tersebut. Berikut ini format lengkapnya agar dapat disesuaikan dengan tujuan:
[KOP SURAT]
Nomor: [masukkan nomor surat sebagai identitas]
Perihal: [masukkan perihal pemberitahuan, permohonan, pernyataan, atau lainnya]
Lampiran: [masukkan angka jika ada lampiran, jika tidak tuliskan tanda hubung (-)]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [masukkan nama penerima surat]
[masukkan jabatan penerima surat]
Di [masukkan alamat penerima surat]
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pelaksanaan [masukkan nama acara], [pihak pengirim] akan menyelenggarakan [masukkan nama agenda] yang akan berlangsung pada:
Hari/Tanggal:
Pukul:
Tempat:
Demikian surat ini kami sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
[Jabatan pengirim surat]
[tanda tangan]
[Nama pengirim surat]
[NIP jika ada]
Contoh Surat Resmi
Setelah mengetahui format di atas, perlu juga mengetahui contoh surat resmi untuk berbagai kebutuhan. Berikut ini contohnya:
1. Surat Permohonan sebagai Pembicara
[KOP SURAT]
Nomor: 13/AUFNSS/2023
Perihal: Undangan
Lampiran: -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dr. Budi Santoso, S.Si., M.Si.
Kepala Organisasi KKI
Di Jalan Merdeka Raya Nomor 9, RT 1 RW 6, Karangpandan, Surabaya
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pelaksanaan Masa Orientasi Siswa di SMPN 1 Berjaya Karya, sekolah akan menyelenggarakan Seminar Nasional dengan tema “Menjaga Toleransi Antar Umat Beragama”, kami bermaksud mengundang bapak/ibu sebagai pembicara dalam acara tersebut yang akan berlangsung pada:
Hari/Tanggal: Senin, 13 Februari 2024
Pukul: 08.00 s.d. 12.00
Tempat: Aula Gedung 1 SMPN 1 Berjaya Karya
Demikian surat ini kami sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
[tanda tangan]
Prof. Dr. Istiyanto, S.Pd., M.Pd.
NIP 1965021320050708002
2. Surat Pemberitahuan Agenda
[KOP SURAT]
Nomor: 11/PPNPN/2023
Perihal: Undangan
Lampiran: 1
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dr. Bambang Hernawan, S.Tr., M.H.
Ketua RT Perumahan Mulya Merdeka Bahagia
Di Jalan Merdeka Raya Nomor 9, RT 1 RW 6, Karangpandan, Surabaya
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pelaksanaan jalan sehat di sepanjang jalur Perumahan Mulya Merdeka Bahagia, kami selaku penyelenggara bermaksud memberitahukan acara tersebut yang berlangsung pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 13 Juli 2024
Pukul: 08.00 s.d. 10.00
Tempat: Perumahan Mulya Merdeka BahagiaS
Selain itu, berikut kami lampirkan izin dari perangkat terkait. Demikian surat ini kami sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
KetuaPelaksana
[tanda tangan]
Pujiyanto
Bagian-bagian Surat Resmi
Setelah melihat contoh surat resmi di atas, terdapat beberapa bagian yang wajib dicantumkan. Untuk memahami maksud setiap bagian tersebut, simak penjelasannya dalam uraian berikut.
1. Kepala Surat
Kepala surat terdiri dari identitas pengirim berupa nama instansi, organisasi, atau perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan situs jika ada.
Tujuannya yakni agar penerima mengetahui pasti sumber suratnya. Selain itu, identitas ini memudahkan penerima jika ingin menghubungi pengirim surat.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Bagian surat resmi yang penting berikutnya adalah tanggal dan nomor surat. Tanggal dan nomor surat menunjukkan waktu pengiriman dan jenis surat.
Nomor surat berguna untuk memudahkan pengirim melacak jenis surat jika dibutuhkan di kemudian hari. Nomor surat merupakan bagian penting agar sebuah surat dapat dipertanggungjawabkan.
3. Tujuan Pengiriman
Tujuan pengiriman memuat nama penerima, instansi, alamat, dan nomor handphone jika perlu. Hal ini sebagai tanda bahwa surat tersebut secara spesifik ditujukan kepada pihak tertentu.
4. Pembuka, Isi, dan Penutup
Adapun bagian surat yang berikutnya yakni pembuka berupa salam dan pengantar, isi berupa perihal dan detail acara yang akan berlangsung, dan penutup berupa salam penutup. Bagian ini adalah inti dari sebuah surat, sehingga pengirim harus memastikan isinya sesuai dengan maksud dan tujuan.
Pada bagian pembuka, pada umumnya berupa salam hangat. Kemudian pada bagian isi, gunakan kata-kata yang sopan dan formal sesuai Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai bahasa nasional. Berikutnya pada bagian penutup, sampaikan permohonan maaf jika terdapat kesalahan dan juga ucapan terima kasih kepada penerima surat.
5. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan Pengirim
Berikutnya, terdapat tanda tangan pengirim beserta nama dan jabatan. Hal ini bermaksud agar penerima mengetahui pihak yang mengirimnya surat resmi tersebut.
Itulah penjelasan mengenai contoh surat resmi beserta tiap-tiap bagiannya. Selanjutnya dapat diketahui, surat resmi perlu memuat bagian-bagian di atas agar lengkap dan dapat dipahami oleh penerima dengan baik.
