Memahami Invoice, Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Invoice menjadi salah satu kelengkapan yang penting dalam suatu bisnis atau usaha. Keberadaannya sangat penting untuk mendokumentasikan setiap transaksi.

Tanpa adanya dokumentasi transaksi yang rinci, terkait catatan pembelian, penjualan, dan pengembalian barang, akan sangat sulit untuk mengatur keuangan. Ini pada akhirnya akan berdampak pada tidak bisa dilakukannya evaluasi performa bisnis.

Invoice lazim digunakan oleh pelaku usaha yang menjual produk dalam kuantitas besar seperti pabrik. Namun, dokumen transaksi ini umum juga digunakan oleh pelaku usaha kecil, dan menengah, serta para pekerja freelance. Artinya, dokumen ini bisa digunakan oleh bisnis skala apa pun.

Pengertian Invoice

Secara sederhana, invoice merupakan dokumen komersial yang berisi mengenai perincian dan dokumentasi transaksi, yang dilakukan antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli.

Invoice juga memuat penjelasan spesifik mengenai ketentuan pembayaran, mengingat dalam suatu transaksi pembayaran secara kredit umum digunakan. Secara umum, identifikasi keaslian invoice dapat dilakukan dengan memeriksa nomornya. Keberadaan nomor ini sangat berguna, baik bagi penjual atau penyedia jasa, serta konsumen.

Invoice juga dilengkapi informasi kontak penjual atau penyedia jasa. Tujuannya, agar pembeli dapat menghubungi dengan mudah bila ada masalah terkait tagihan.

Pada invoice, pelaku usaga juga perlu menuliskan ketentuan pembayaran. Misalnya, jika ada potongan harga, pembayaran uang muka, sampai denda atas keterlambatan pembayaran.

Dalam invoice juga dijelaskan tentang biaya setiap barang atau jasa, total unit yang dibeli, serta biaya-biaya lain, seperti kargo, biaya penanganan barang, serta pajak.

Secara legal, invoice berperan sebagai perjanjian antara suatu perusahaan dengan klien-nya, karena telayh memberikan layanan atau menjual produk tertentu dan pembayarannya terutang.

Fungsi dan Manfaat Invoice

Secara umum, invoice memiliki lima fungsi, antara lain:

• Penyimpanan data rincian pembelian dan termin pembayaran.
• Menjadi rujukan yang sah ketika terjadi ketidaksesuaian dalam proses pembayaran tagihan atau pengiriman barangnya.
• Sebagai acuan yang sah untuk menjual kembali barang yang telah dibeli kepada orang lain.
• Menjadi media yang memudahkan para pelaku bisnis untuk mengetahui perkembangan bisnis yang dikelola.
• Untuk memudahkan proses pembuatan laporan atau pembukuan keuangan.

Sementara, untuk manfaatnya, penggunaan invoice pada setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu bisnis mampu memberikan sejumlah manfaat, yakni sebagai berikut: