Offering Letter adalah Penawaran Kerja, Begini Cara Membalasnya

Saat Anda diterima bekerja pada sebuah perusahaan, biasanya pihak Human Resource Development (HRD) akan memberikan beberapa dokumen penting. Salah satunya yaitu offering letter.

Cara menawarkan offering letter adalah bisa menggunakan telepon sampai dikirim melalui email. Ketika menerima dokumen ini Anda harus segera membalasnya dan memberi konfirmasi terkait pekerjaan yang Anda terima.

Bisa dibilang kalau offering letter adalah langkah pertama yang bagus untuk Anda. Sebab, saat HRD menghubungi dan menawarkan offering letter maka itu artinya Anda sudah diterima kerja pada perusahaan tersebut.

Sebelum membalas offering letter dari HRD, sebaiknya Anda harus mengetahui apa itu offering letter dan fungsinya. Penasaran? Dikutip dari Glints dan sumber lainnya, simak pembahasan tentang offering letter di bawah ini.

Pengertian Offering Letter

Bagi seorang jobseeker, mendapatkan offering letter adalah sebuah kabar baik. Sebab, offering letter yang diberikan oleh pihak perusahaan merupakan informasi yang sangat didambakannya ketika melamar kerja.

Pengertian sederhana dari offering letter adalah surat penawaran kerja. Anda akan mendapatkan dokumen ini ketika sudah melalui tahapan rekrutmen seperti interview dan sebagainya.

Offering letter adalah dokumen yang sangat penting. Saat Anda memperolehnya dari HRD, sebaiknya Anda segera mengirimkan balasan untuk mengkonfirmasi apakah pekerjaan yang ditawarkan akan diambil atau tidak.

Bentuk offering letter tidak harus dokumen tertulis. Namun kebanyakan penawaran yang diberikan memakai format resmi dengan disampaikan secara tertulis.

Secara umum offering letter adalah surat pemberitahuan bahwa Anda telah diterima bekerja pada posisi yang sudah dilamar. Dengan kemajuan teknologi saat ini, dokumen itu sering dikirimkan melalui email.

Perlu diingat karena isi dari offering letter adalah keterangan bahwa Anda diterima pada posisi yang dilamar, maka dokumen ini juga mempunyai masa berlaku.

Pada umumnya perusahaan memberikan offering letter sebagai bentuk pemberitahuan yang sifatnya formal. Jangka waktu Anda harus membalas offering letter adalah 24 jam setelah dokumen itu dikirim atau bisa sampai satu minggu.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, offering letter adalah surat penawaran kerja. Artinya, saat mendapatkan surat ini Anda sudah dipilih sebagai kandidat utama untuk posisi pekerjaan yang ditawarkan.

Tujuan utama offering letter adalah memberikan informasi kepada kandidat yang sudah melalui proses rekrutmen. Artinya, dokumen ini berbeda dengan kontrak kerja.

Perbedaan paling mencolok antara kontrak kerja dan offering letter adalah pada sifatnya. Offering letter hanya bersifat sebagai pemberitahuan awal bahwa Anda sudah lolos seleksi perekrutan dan diterima kerja pada perusahaan tersebut. Anda masih bisa menolak atau mengambil posisi yang ditawarkan pada offering letter.

Sementara itu, kontrak kerja adalah sebuah dokumen yang berisi kesepakatan antara pihak perusahaan dengan karyawan yang baru masuk.

Jadi saat menandatangani kontrak kerja, maka Anda secara sadar sudah menerima pekerjaan tersebut. Mengingat kontrak kerja juga memiliki legalitas hukum, maka saat kedua belah pihak tidak menyepakatinya, mereka akan mendapatkan sanksi.

Dari penjelasan di atas, maka bisa disimpulkan bahwa antara kontrak kerja dengan offering letter adalah dua hal berbeda.

Offering letter adalah surat pemberitahuan yang berisi informasi kalau kandidat yang sudah melamar, diterima bekerja sebagai karyawan baru.

Fungsi Offering Letter

Fungsi utama offering letter adalah untuk memberikan informasi bahwa seorang kandidat dinyatakan lolos dan berhak atas posisi pekerjaan yang ditawarkan.

Selain berisi pemberitahuan, offering letter juga biasanya mencantumkan juga informasi yang meliputi:

• Memberikan informasi job title atau nama jabatan pekerjaan.
• Menjelaskan tentang deskripsi pekerjaan seperti peran, tanggung jawab dan ketentuan kerja lainnya.
• Memberikan informasi tentang sistem gaji yang dipakai, apakah gaji kotor (gross) atau gaji bersih (nett). 
• Mencantumkan tanggal kapan mulai bisa aktif bekerja atau semacamnya.
• Menjelaskan benefit dan fasilitas yang didapatkan oleh karyawan misalnya asuransi kesehatan, uang lembur, jatah cuti, dan masih banyak lagi.
• Mencantumkan informasi kapan waktu offering letter itu berlaku.

Itu tadi fungsi utama dari offering letter. Lalu bagaimana langkah pertama yang harus diambil setelah mendapat offering letter? Berikut pembahasannya.

Cara Membalas Offering Letter

Sebelum membalas offering letter ada baiknya Anda meluangkan waktu dan membaca secara keseluruhan isi surat tersebut. Bila dirasa kurang memahami isi dari offering letter, Anda dapat menanyakannya kembali kepada pihak HRD.

Selain itu, pastikan kembali apakah akan menolak atau menerima posisi tersebut. Anda dapat melakukan riset kecil terkait posisi dan suasana di perusahaan tersebut.

Jika memang sudah memiliki keputusan yang bulat Anda bisa segera membalas offering letter. Caranya seperti berikut ini:

• Berikan ucapan terima kasih karena sudah diberikan penawaran kerja. 
• Sampaikan jawaban atas posisi yang ditawarkan (menolak atau menerima, bisa juga meminta waktu tambahan untuk mengambil keputusan).
• Sampaikan bahwa kamu menyetujui penawaran yang diberikan dan juga hal-hal yang perlu dinegosiasikan kembali (opsional).
• Sampaikan informasi kapan Anda bisa mulai masuk bekerja.

Demikian pembahasan tentang offering letter dan bagaimana cara untuk mebalasnya.