Pengertian Tagihan, Jenis, dan Contoh Kewajiban yang Harus Dibayar

Sebagian besar orang di Indonesia setiap bulan akan menerima beraneka tagihan. Mulai dari membayar tagihan listrik, air, telepon, hingga di sektor keuangan seperti tagihan bermacam kartu kredit.

Istilah tagihan pun mengemuka ketika PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel) akan mengenakan biaya admin untuk pembayaran tagihan Telkomsel Halo mulai 5 Juli 2022.

Karena sangat familiarnya, penting untuk memahami istilah tagihan.  Apa itu tagihan? Apa saja jenis tagihan? Bagaimana membuat dan contoh surat tagihan?

Pengertian Tagihan

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) tagihan adalah hasil menagih. Arti lainnya adalah uang dan sebagainya yang harus ditagih.

Adapun laman Otoritas Jasa Keuangan (OJK) membuat definisi tagihan adalah formulir berisi perincian barang, jasa, dan harga, yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual; dokumen yang membuktikan kewajiban debitur kepada kreditur (bill).

Tagihan adalah kewajiban yang harus dibayarkan pelanggan atas pemakaian jasa atau fasilitas tertentu, termasuk biaya administrasi, denda, bunga, dan biaya lainnya jika ada. Misalnya, tagihan listrik karena kita telah menggunakan listrik untuk keperluan setiap hari.

Warren Reeve Fess dalam bukunya berjudul “Accounting” menyatakan bahwa tagihan meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. 

Dari definisi itu dapat disimpulkan bahwa tagihan adalah dokumen komersial yang diterbitkan penjual kepada pembeli, berkaitan dengan transaksi penjualan yang disepakati untuk produk atau layanan yang telah diberikan. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, tagihan atau faktur biasanya menentukan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.

Jenis faktur dapat mencakup tanda terima kertas, tagihan penjualan, nota debet, faktur penjualan, atau catatan elektronik online. Biasanya ada identifikasi unik yang disebut nomor faktur yang berguna sebagai referensi internal dan eksternal. Faktur biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait dengan penagihan.

Tanggal yang tertera pada tagihan atau faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit. Tanggal jatuh tempo juga biasanya 30 hari setelah tanggal faktur.

Sejak munculnya komputer, orang-orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. Faktur elektronik atau e-faktur adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antara para pihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.

Dokumen elektronik ini dapat mencakup faktur dan kuitansi, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi.

Faktur elektronik mencakup beberapa teknologi dan opsi entri serta digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun yang digunakan untuk menyajikan faktur secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran.

Banyak perusahaan mengirimkan produk dan dibayarkan di kemudian hari, sehingga jumlah total yang harus dibayar menjadi utang dagang bagi pembeli dan piutang bagi penjual. Penggunaan faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

Jenis-jenis Tagihan

Tagihan merupakan hak setiap perusahaan kepada pelanggan yang melakukan transaksi kredit atas jangka waktu tertentu sesuai perjanjian. Tagihan bisa timbul dari berbagai macam sumber, tetapi jumlah yang terbesar biasanya timbul dari penjualan barang atau jasa.

Tagihan-tagihan yang dimiliki perusahaan dibagi dalam dua kelompok yaitu: 1. Tagihan-tagihan yang tidak didukung dengan janji tertulis disebut piutang 2. Tagihan-tagihan yang didukung dengan janji tertulis disebut piutang wesel. 

Berikut ini adalah jenis-jenis tagihan:

• Tagihan akseptasi adalah tagihan yang timbul sebagai akibat dari akseptasi yang dilakukan terhadap wesel berjangka.
• Tagihan derivatif adalah tagihan karena potensi keuangan dari suatu perjanjian/kontrak transaksi derivatif (selisih positif antara nilai kontrak dengan nilai wajar transaksi derivatif pada tanggal laporan), termasuk potensi keuntungan karena mark to market dari transaksi spot yang masih berjalan.
• Tagihan komitmen adalah tagihan yang tidak bisa dibatalkan secara sepihak dan wajib dilaksanakan apabila semua persyaratan sudah terpenuhi.

Contoh Surat Tagihan

Surat tagihan memuat berbagai informasi penting terkait transaksi yang sudah dilakukan. Surat tagihan juga memuat kesepakatan antara kedua belah pihak.Komponen yang ada dalam sebuah contoh surat tagihan antara lain: 

1. Nomor Urut. Harus jelas nomor urut supaya mudah dipantau.
2. Nomor Order. Untuk mencocokkan benarkah nomor order tersebut yang belum dibayar. Nomor order akan memudahkan memeriksa mana yang sudah lunas dan belum.
3. Delivery order, surat jalan atau kode nomor transaksi. Jika pembelian online bisa dibuat kode transaksi sebagai nomor virtual pembayaran. Kode transaksi
4. Detail barang. Komponen ini nantinya bisa digunakan untuk klaim penjual jika permasalahan perlu bantuan proses hukum. Detail barang menjadi bukti bahwa memang benar pembeli telah menerima barang sesuai yang dideskripsikan dalam surat tagihan.
5. Sub total. Jumlah awal yang harus dibayar pembeli. Berisi total seluruh harga setiap item pembelian. Dari sini pembeli mendapatkan rincian harga yang lebih jelas. Namun belum ditambahkan biaya maupun diskon.
6. Diskon dan biaya. Potongan harga jika ada, ini akan mengurangi jumlah sub total yang didapat dari rincian awal.

Ada berbagai contoh surat tagihan. Contoh surat tagihan bisa berupa surat tagihan pembayaran utang bank, tagihan cicilan kendaraan bermotor, tagihan pembayaran proyek, tagihan kredit elektronik atau perabot rumah tangga, tagihan pembayaran langganan internet, tagihan atau pemberitahuan jatuh tempo kartu kredit, surat tagihan pajak seperti PDAM, PLN pasca bayar, serta tagihan atas pembelian barang.

Cara Membuat Surat Tagihan

Membuat surat tagihan harus tepat dan benar. Berikut cara membuat surat tagihan:

1. Periksa kecocokan data pembeli yang masih berhutang melalui pembukuan perusahaan. Pastikan yang bersangkutan masih memiliki tunggakan. Perhatikan penulisan nama lengkap, data pembelian serta alamat penagihan.
2. Jumlah surat tagihan yang telah dikirim ke pembeli jika ada. Hal ini bertujuan untuk membuat nomor surat penagihan contoh: pertama, kedua dan seterusnya. Sehingga bisa mengambil tindakan tegas untuk penagihan yang sudah sering.
3. Berikan penjelasan lengkap dan singkat mengenai tanggal jatuh tempo yang telah lewat. Tawarkan solusi paling mudah untuk pembeli yang menunggak hingga mendapat 2x penagihan.
4. Beri solusi mengenai cara penyelesaian. Misalnya tambahan tenggat waktu 1 atau 2 minggu lagi. Atau pilihan mengubah cara pembayaran jika jumlah kewajiban sangat besar. Misalnya diubah cicilan 6 bulan.
5. Pastikan alamat pengiriman jelas. Sebagus apapun surat tagihan yang anda buat sebaiknya cepat sampai di tujuan. Kuncinya, alamat jelas supaya kurir yang mengantar tidak bingung. 

Batasi surat tagihan sampai tiga kali untuk satu detail transaksi. Pada pengiriman penagihan ketiga, anda bisa menambahkan info jika proses selanjutnya akan diserahkan kepada pihak berwajib.