Tanda terima adalah dokumen penting sebagai bukti yang harus diarsipkan pelaku usaha. Proses serah terima barang tidak bisa dilakukan secara asal, di dalamnya harus disertai dengan surat tanda terima barang sebagai bukti bahwasanya barang sudah diserahkan pada pihak lain.
Surat tanda terima barang ini tidak hanya dibutuhkan untuk kegiatan serah terima barang saja, juga penting untuk benda lainnya, seperti uang, dokumen, jasa, atau layanan tertentu yang melibatkan kedua belah pihak. Untuk itu, perlu memahami definisi tanda terima, fungsi tanda terima, serta cara membuat dan contoh tanda terima.
Definisi Tanda Terima
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tanda terima adalah surat sebagai pernyataan telah menerima uang (kuitansi) atau barang (faktur). Adapun Kamus Otoritas Jasa Keuangan menyebutkan definisi tanda terima sebagai bukti tertulis yang diterima nasabah atas suatu transaksi atau penyerahan sejumlah uang baik secara tunai atau dengan menggunakan sarana lain.
Surat tanda terima merupakan surat tanda bukti yang dikirimkan oleh perusahaan terkait penerimaan barang/jasa yang diberikan. Tanda terima berisi informasi lengkap tentang barang yang menjadi objek transaksi, termasuk nama pengirim dan juga penerimanya.
Fungsi Tanda Terima
Surat tanda terima berfungsi untuk memastikan bahwa barang/jasa telah diterima secara utuh oleh pihak pembeli. Dengan surat tanda terima pihak penjual tidak perlu lagi memeriksa ulang kepada pihak jasa ekspedisi perihal keberadaan barang/jasa tersebut.
Contoh Surat Tanda Terima
Contoh yang paling sederhana dan paling mudah ditemukan dari surat tanda terima barang ini adalah resi pengiriman barang. Sebagai pihak yang mewakili perusahaan pengiriman atau ekspedisi, maka kurir akan selalu meminta tanda tangan dengan nama terang penerimanya saat menyerahkan barang.
Di dalam resi tersebut, kurir juga akan menambahkan keterangan waktu penyerahan barang, yang mencakup tanggal dan jam tepatnya suatu barang diserahkan pada pihak penerima. Hal tersebut dilakukan agar bisa mengantisipasi kemungkinan adanya keluhan ataupun komplain dari pihak penerima, bahkan pihak yang akan mengirimkan barang.
Berikut contoh surat tanda terima:
- Tanda Terima Produk
- Tanda Terima Pelunasan Barang
- Tanda Terima Dokumen Inventaris
- Tanda Terima Pinjaman Barang
- Tanda Terima Kendaraan Bekas
Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice
Perbedaan antara tanda terima dan invoice dapat dilihat dari tujuan serta perannya dalam transaksi.
Invoice adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh penjual atau pengusaha. Dokumen tersebut biasanya berisi jumlah tagihan yang wajib dibayarkan oleh konsumen.
Invoice juga memuat nomor invoice, tanggal penerbitan faktur, kuantitas barang, harga dengan atau tanpa diskon, jumlah total pembayaran, serta tanda tangan penjual. Invoice dikirim sebelum pembeli membayar barang untuk menunjukan jumlah keseluruhan uang yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Lain halnya dengan surat tanda terima. Pada dokumen ini, hanya tercatat nama barang, jumlah, serta informasi penerima barang.
Perbedaan lain antara surat tanda terima dengan invoice lainnya adalah waktu pemberiannya kepada pembeli. Surat tanda terima diberikan setelah pembeli menerima invoice dan produk telah dikirimkan.
Tujuan kedua dokumen ini dibuat juga sangat berbeda. Isi dari invoice meliputi informasi penagihan pembayaran, sedangkan surat tanda terima hanya berisi data yang berkaitan dengan penerimaan barang.