Surat-menyurat merupakan hal yang biasa dilakukan. Meskipun saat ini tekonologi semakin canggih, namun untuk beberapa keperluan seperti urusan administrasi formal surat resmi masih menjadi pilihan.
Jika dahulu mengirimkan surat harus melalui kantor pos, saat ini mengirim surat bisa dengan menggunakan email atau surat elektronik. Namun demikian, tata cara penulisan surat resmi tidak banyak berubah.
Oleh sebab itu, tidak heran hingga saat ini masih banyak orang yang mencari contoh surat resmi saat hendak berkirim surat dalam bentuk hard file ataupun soft file. Sebelum mengirimkannya, tak ada salahnya mempelajari beberapa hal yang berhubungan dengan surat resmi.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh individu, organisasi, atau instansi tertentu untuk kepeluan resmi juga. Adapun fungsi dari surat resmi antara lain;
- Sebagai dokumen pengingat. Hal ini berlaku pada instansi formal, sebab setiap surat yang masuk pasti di arsipkan. Maka dari itu surat ini bisa menjadi pengingat.
- Sebagai bukti perjanjian.
- Sebagai petunjuk atau perintah terhadap suatu hal.
- Bentuk pemberian izin yang bisa dipertanggung jawabkan.
Struktur Surat Resmi
Dalam penulisan surat resmi, tidak bisa dilakukan sembarangan sebab surat resmi memiliki beberapa struktur yang harus ada. Berikut ini beberapa stuktur surat resmi yang bisa kita pelajari:
1. Kop atau Kepala Surat
Bagian pertama yang harus ada dalam surat resmi yaitu kop atau kepala surat. Bagian ini ada di paling atas dari surat resmi. Kop ini menunjukkan identitas dari pembuat surat. Di dalam kop surat harus ada logo instansi pengirim surat, nama lembaga, alamat lembaga, nomor HP, kode pos, email, alamat website, faximile, bisa juga anda tambahkan bidang usaha, nomor usaha, dan macam usaha.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat diperlukan sebagai informasi terkait waktu surat tersebut ditulis. Biasanya tanggal surat tercantum di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat. Ada juga yang menuliskan tempat pembuatan surat, namun ada juga yang tidak menuliskan. Banyak instansi yang tidka menuliskan lokasi penulisan surat sebab di kop surat sudah ada alamat lengkap dari instansi tersebut.
3. Nomor Surat
Bagian penting lainnya yang biasanya ada pada contoh surat resmi yaitu nomor surat. Letak dari nomor surat ini biasnaya ada di kiri atas sejajar dengan tanggal surat. Adapun format dari nomor surat tergantung dari instansi pembuat surat. Umumnya di dalam nomor surat ada nomor urut surat, bulan surat dibuat, tahun, dan kode lain sesuai dengan ketentuan lembaga tersebut.
4. Lampiran
Lampiran merupaakn dokumen yang diikutsertakan dalam surat tersebut. Biasanya tulisan lampisan diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun jika tidak ada dokumen terlampir, bagian ini boleh dikosongkan.
5. Hal/Perihal
Pada bagian ini, pembuat surat bisa menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Hal atau Perihal ini harus sesuai dengan isi surat tersebut. Misalnya jika surat tersebut merupakan surat undangan, maka anda bisa mengisi bagian Hal/Perihal dengan tulisan “undangan”.
6. Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini juga tidak boleh dilupakan. Dalam contoh surat resmi, sebelum menyebutkan nama si penerima surat, maka harus didahulu dengan kata “Yang Terhormat” atau “Yth”. Kemudian alamat penerima juga cukup tuliskan singkat saja, karena biasanya alamat penerima dituliskan kembali pada amplop surat dengan lebih lengkap. Namun jika surat resmi yang Anda buat tidak menggunakan amplop, penulisan alamat lengkap bisa dilakukan.
7. Salam Pembuka
Dalam surat resmi umumnya menggukana salam pembuka “Dengan hormat” karena lebih universal tidak mencirikan suatu agama atau kepercayaan. Namun salam tersebut juga bisa disesuaikan dengan penerima surat.
8. Isi
Memasuki bagian inti surat resmi yakni isi. Untuk surat resmi isi tidak perlu terlalu melebar, cukup langsung pada intinya saja. Beri pengantar cukup satu atau dua kalimat, kemudian langsung sampaikan maksud dan tujuan anda menulis surat tersebut. Pada paragraf terakhir, anda bisa menuliskan kalimat penutup yang sopan dan formal.
9. Salam Penutup
Jika sebelumnya surat dibuka dengan ucapan salam, maka surat juga harus ditutup dengan salam. Adanya salam penutup ini akan membuat surat tersebut semakin sopan dan komunikatif. Anda juga bisa menggunakan ucapan terimakasih karena penerima surat sudah membaca surat yang anda tulis hingga akhir dan menambahkan harapan agar yang anda sampaikan bisa ditindaklanjuti. Hal tersebut berlaku apabila anda mengirimkan surat resmi untuk sebuah permintaan resmi.
10. Tanda Tangan dan Nama Pembuat Surat
Bagian ini juga sangat penting, agar surat semakin resmi maka harus dibubuhkan tanda tangan dan nama pembuat surat. Jika surat tersebut dibuat oleh sebuah instansi maka yang biasanya bertanda tangan yaitu kepala atau ketua. Jika tidak ada, bisa diwakilkan dengan pejabat dibawahnya. Jika ada, pada bagian tanda tangan juga bisa ditambahkan stempel basah. Dengan demikian surat akan semakin formal.
11. Tembusan
Bagian ini bisa ada bisa juga tidak ada. Tembusan sifatnya opsional. Biasanya dicantumkan jika surat tersebut dikirimkan ke pihak lain selain penerima surat. Misalnya instansi tersebut mengirimkan surat kepada seseorang, namun surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain yang juga berkepentingan untuk mengetahui isi surat. Maka nama pihak lain tersebut harus tercantum di bagian tembusan. Letaknya ada di kiri bawah, dan biasanya font nya lebih kecil dari bagian lain.
Contoh Surat Undangan Resmi
Kita mungkin sudah tidak asing lagi dengan undangan resmi dari sekolah atau pihak lain. Namun tanpa disadari, sebenarnya dalam undangan tersebut telah memperhatikan struktur surat resmi yang umum digunakan. Adapun contoh surat undangan resmi seperti berikut ini.
SMA Berbakti Jakarta
Jl. Jend. Soedirman No. 1, Telp (021) 1234567, Jakarta Kode Pos 123467
www.smaberbakti.sch.id
01 Agustus 2021
Nomor :123.5/VIII/Undangan SMA Berbakti/2021
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth. Orang Tua/ Wali Murid
Siswa Siswi SMA Berbakti Jakarta
Di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah berakhirnya masa pembelajaran semester genap tahun ajaran 2020/2021, maka kami bermaksud hendak mengundang Bapak/Ibu/Wali Murid pada;
Hari/tanggal : Sabtu, 6 Agustus 2021
Pukul : 08.00 - selesai
Tempat : Ruang rapat SMA Berbakti Jakarta
Acara : Pengambilan raport semester genap
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami berharap Bapak/Ibu/Wali Murid untuk hadir dalam acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Kepala Sekolah SMA Berbakti Jakarta
ttd
Muhammad, S.Pd., M.Pd.
Contoh Surat Undangan Tidak Resmi
Jika sebelumnya ada contoh surat resmi jenis undangan, mungkin anda juga ingin mengirimkan surat undangan yang tidak resmi. Berikut ini contoh surat undangan tidak resmi yang bisa manjadi acuan bagi kita.
Hallo teman-teman,
Saya ingin mengundang teman-teman di acara pesta ulang tahun saya pada;
Hari/Tanggal : Sabtu, 14 Agustus 2021
Jam : 19.00 WIB - selesai
Tempat : Rumah makan bahagia bersama, Jl. Pemuda No. 1
Dresscode : Monokrom
Atas kehadiran teman-teman saya ucapkan terimakasih.
Salam manis,
Agustine
Contoh surat di atas merupakan surat tidak resmi, sehingga bahasa yang digunakan juga lebih santai. Untuk surat tidak resmi isinya lebih singkat dan padat. Tidak ada ketentuan khusus sehingga anda bisa berkomunikasi dengan lebih leluasa.
Contoh Surat Dinas
Selain undangan, surat resmi juga bisa digunakan sebagai surat dinas. Secara pengertian surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi baik pemerintahan ataupun swasta yang isinya untuk memberitahukan pengumuman, perizinan, pemberian sebuah kuasa, penugasan, rekomendasi, dan berbagai hal yang berkaitan dengan urusan dinas lainnya. Untuk struktur dari surat dinas sama seperti contoh surat resmi pada umumnya. Berikut ini contoh dari penulisan surat dinas yang bisa anda ikuti.
PT. Harapan Bersama
Jl. Jend. Soedirman No. 1, Telp (021) 1234567, Jakarta Kode Pos 123467
Email: harapanbersama@bussines.com
SURAT KUASA
Nomor: A.0001/BCD/PTHB/VIII/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi
Jabatan : Direktur utama
Alamat : Jl. Pancasila
NIK : 1234XXXXXXXXX
Dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama : Anton
Jabatan : Wakil Direktur Utama
Alamat : Jl. Melati
NIK : 5678XXXXXXXXX
Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa atau berindak untuk atas nama PT. Harapan Bahagia untuk melakukan beberapa hal, seperti berikut ini:
- Melakukan tender yang akan dilaksanakan oleh PT. Sahabat.
- Pelakukan penandatanganan kontrak atau perjanjian kerja dengan PT. Dua Citra.
- Bertanggung jawab atas kontrak dan kerja sama yang ditandatangani secara penuh.
Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 20 Agustus 2021
Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
ttd ttd
Anton Budi
Contoh Surat Resmi Lamaran Pekerjaan Melalui Email
Saat ini aktivitas surat menyurat sudah dilakukan dengan perantara email atau surat elektronik. Pengunaan email banyak dipilih karena memiliki beberapa kelebihan seperti lebih cepat sampai, langsung diterima oleh pihak yang dituju, surat sampai tepat waktu, mudah, gratis, dan beberapa kelebihan lainnya. Berikut ini contoh surat resmi yang dikirimkan melalui email.
Jakarta, 17 Maret 2021
Lampiran : 5 berkas
Hal : Lamaran Kerja
Yth.
HRD PT. Karya Cipta
Di Jakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Fatimah
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 22 April 2000
Jenis Kelamin : Perempuan
Pendidikan terakhir : S1 Akuntansi
Alamat : Jl. Pemuda
No. Telepon : 085123456789
Dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu, dengan harapan dapat diterima pada posisi Akuntan di PT. Cipta Karya. Berikut saya lampirkan berkas-berkas pendukung sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak/Ibu:
- Daftar Riwayat Hidup (CV)
- Surat Keterangan Lulus
- Transkip Nilai
- Scan SKCK
- Sertifikat Pendukung
Demikian surat lamaran kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya, besar harapan saya agar kiranya dapat diterima pada posisi Akuntan di PT. Cipta Karya, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
ttd
Fatimah
Cara Menulis Surat Resmi Via Email
Selain mengetahui contoh surat resmi untuk email, ada juga hal yang harus diperhatikan dalam menulis atau mengirimkan surat resmi tersebut menggunakan aplikasi email. Berikut ini penjelasannya.
1. Menggunakan Alamat Email Profesional
Karena kita hendak mengirimkan surat resmi, maka pastikan alamat email yang kita gunakan telihat profesional. Lebih baik menggunakan nama lengkap untuk email tersebut. Pastikan juga email yang anda gunakan mudah dibaca dan sederhana. Sebisa mungkin hindari penggunaan alamat email yang terlalu banyak menggunakan kombinasi angka. Cukup gunakan satu atau dua angka jika diperlukan.
2. Isi subject Email
Bagian ini menjadi hal yang sangat penting untuk diisi. Jangan sampai anda mengirimkan surat resmi namun polos alias tanpa subject. Bagian subject email bisa anda isi seperti Hal/Perihal di dalam surat. Misalnya jika anda ingin mengirimkan undangan untuk rapat, maka anda bisa mengisi subject dengan tulisan “undangan rapat”.
3. Tulisakan Body Email
Bagian isi atau body email juga tetap harus diisi. Meskipun nantinya anda mengirimkan lampiran dalam format doc atau pdf, namun menuliskan body email akan membuat kesan formal dan sopan semakin terasa.
4. Kirimkan Lampiran
Akan lebih baik jika anda juga mengirimkan lampiran dari surat resmi tersebut. Biasanya lampiran berupa scan surat dalam format pdf. Format ini dipilih karena lebih rapi dan mudah untuk dibuka.
5. Kirimkan Saat Jam Kerja
Terakhir, anda bisa mengirimkan surat resmi saat jam kerja. Mengirimkan surat saat jam kerja akan membuat anda terlihat profesional. Pada email ada fitur untuk mengatur jadwal pengiriman. Apabila membuat surat di luar jam kerja, Anda bisa mengatur jadwal pengiriman surat tersebut saat jam kerja. Jadi lebih praktis dan mudah karena tidak perlu menuliskan surat tersebut di waktu kerja.
Itulah beberapa hal tentang penulisan surat resmi beserta dengan contoh surat resminya. Sebenarnya surat resmi sangat banyak bentuknya, namun umumnya menggunakan format yang sudah disampaikan di atas. Anda bisa mengganti kalimat dalam surat sesuai dengan kebutuhan dan bisa juga mengubah format sesuai dengan ketentuan dari instansi. Karena tidak menutup kemungkinan jika sebuah lembaga atau organisasi memiliki format penulisan surat tersendiri.