Memahami Cara Membuat Skala Prioritas Agar Hidup Lebih Teratur
Skala prioritas menjadi pembahasan yang penting. Pasalnya, skala prioritas benar-benar membantu seseorang menjalankan kegiatan sehari-hari dengan lebih tenang, hemat waktu, tenaga, dan pikiran. Berkenaan dengan itu, tentu perlu membahas terkait cara membuat skala prioritas.
Pembuatan skala prioritas pada dasarnya tidaklah sulit. Hal yang perlu dilakukan pertama adalah melakukan pencatan rencana harian. Seseorang juga harus memiliki tujuan agar prioritas semakin mendekatkan diri untuk mencapai tujuan tersebut.
Penentuan skala prioritas dapat menggunakan beragam metode. Namun, terdapat metode yang mudah diterapkan dan dicontoh. Berikut ini ulasan mengenai cara membuat skala prioritas yang mudah dan cepat.
Cara Membuat Skala Prioritas
Skala prioritas mencerminkan minat seseorang. Tak hanya itu, skala prioritas juga menunjukkan seseorang paham betul apa yang sedang ia kerjakan dan mengapa tidak mengerjakan yang lain terlebih dahulu. Berikut ini langkah-langkah cara membuat skala prioritas yang tepat.
1. Menulis Daftar Kegiatan
Untuk memudahkan pemahaman diri terhadap aktivitas yang perlu dilakukan, maka cara membuat skala prioritas yang pertama adalah dengan membuat daftar berbagai kegiatan tersebut terlebih dahulu. Buatlah list dari angka 1 hingga 10 jika perlu.
2. Menganalisis Risiko
Cara membuat skala prioritas berikutnya adalah menganalisis risiko. Setelah membuat daftar kegiatan yang akan dilakukan kemudian, selanjutnya lihat kembali daftar tersebut. Lakukan analisis risiko dan dampak jika kegiatan tersebut terbengkalai, tidak dilakukan, atau dikesampingkan.
Tak perlu menulis analisis tersebut dalam esai yang panjang. Cukup pahami saja dan setelah itu, akan diketahui terkait seberapa mendesak kegiatan tersebut.
3. Gunakan Tabel Skala Prioritas
Langkah berikutnya dalam cara membuat skala prioritas adalah dengan membuat tabel skala prioritas. Tabel ini benar-benar dapat membantu seseorang dalam menata urusannya.
| MENDESAK | TIDAK MENDESAK | |
| PENTING | A | B |
| TIDAK PENTING | C | D |
Jika suatu urusan itu penting dan mendesak, maka masukkan daftar tersebut pada kolom A. Sementara itu jika suatu urusan itu penting tetapi tidak mendesak, masukkan ke kolom XB
Selain itu, jika urusan itu tidak penting tetapi mendesak, maka masukkan ke kolom C. Sedangkan jika suatu urusan itu tidak penting dan juga tidak mendesak, masukkan ke kolom D
Setelah melihat dan mengelompokkan masing-masing urusan tersebut, maka urusan yang ada dalam kolom A lah yang harus dilakukan pertama. Pasalnya, kolom tersebut penting dan juga mendesak dan cenderung memiliki dampak yang besar jika tidak segera dilaksanakan.
4. Tabel Skala Prioritas Opsi Ke 2
Cara membuat skala prioritas dengan tabel di atas memang mudah. Namun mungkin masih sulit bagi beberapa orang karena penentuan skala prioritas tidak dapat sesingkat itu.
Berkaitan dengan permasalahan tersebut, berikut ini salah satu tabel yang dapat menjadi pilihan agar penentuan skala prioritas semakin lebih mudah. Cukup tambahkan satu kolom lagi untuk melakukannya.
| SANGAT MENDESAK | MENDESAK | TIDAK MENDESAK | |
| SANGAT PENTING | E | F | G |
| PENTING | H | I | J |
| TIDAK PENTING | K | L | M |
Tabel di atas memberikan pilihan untuk pengguna tabel terkait level prioritas dan mendesaknya suatu urusan. Tabel ini membantu melihat suatu kegiatan lebih objektif lagi sesuai kebutuhan.
Jika suatu kegiatan sangat mendesak sekaligus sangat penting, masukkan kegiatan tersebut dalam kolom E. Kemudian jika kegiatan itu sangat penting dan mendesak, masukkan ke dalam kolom F. Selanjutnya jika kegiatan itu sangat penting tetapi tidak mendesak, masukkan ke kolom G.
Tak hanya itu, jika kegiatan itu penting dan sangat mendesak, maka masukkan ke kolom H. Kemudian jika suatu urusan itu penting dan mendesak maka masukkan ke kolom I. Selanjutnya jika urusan itu penting tapi tidak mendesak, maka masukkan ke kolom J.
Berikutnya, jika suatu urusan tidak penting tetapi sangat mendesak maka masukkan ke kolom K. Selanjutnya jika suatu urusan tidak penting tetapi mendesak maka masukkan ke kolom L. Kemudian jika suatu urusan itu tidak penting dan tidak mendesak maka masukkan ke kolom M.
5. Spesifikkan Urgensi
Setelah itu, cara membuat skala prioritas berikutnya adalah spesifikkan urgensi. Setelah melihat beberapa kegiatan dalam kolom A, maka analisis kembali kegiatan tersebut.
Jawab beberapa pertanyaan berikut untuk mengetahuinya:
- Apakah harus diselesaikan hari ini?
- Berapa banyak yang harus diselesaikan hari ini?
- Apa saja yang harus diselesaikan hari ini?
- Apa saja yang harus diselesaikan besok?
- Apa saja yang memiliki dampak jika tidak diselesaikan segera?
- Apakah pekerjaan ini dapat didelegasikan?
- Apa pekerjaan yang dapat dihapus saja?
- Apakah kegiatan ini justru membuang waktu?
Melihat pada tabel di atas, urusan yang terdapat dalam kolom D dan M itu cenderung merupakan pekerjaan yang dapat sangat dikesampingkan, ditunda, atau bahkan dihapuskan. Hal ini penting agar dapat melakukan pekerjaan dengan lebih fokus.
Setelah melakukan 5 (lima) tahap di atas, maka akan muncul hasil yang menyajikan data kegiatan prioritas yang perlu dilakukan. Cara membuat skala prioritas pun berhasil dan cukup ulangi langkah-langkah di atas untuk mempermudah kegiatan selanjutnya.