Cara Membuat Standar Operasional Prosedur dan Contohnya

Memahami cara membuat standar operasional prosedur atau SOP adalah pengetahuan yang wajib dipahami setiap orang. Pasalnya, standar operasional prosedur merupakan acuan untuk melakukan tanggung jawab tertentu.

Adanya SOP membuat setiap pekerjaan lebih efektif, efisien, terarah, memiliki visi dan misi yang jelas, prosedur yang ringkas, dan cepat. Hal ini pun membantu seluruh kegiatan pekerjaan menjadi lebih mudah dan rapi.

Cara membuatnya sangat bergantung pada jenis bidang pekerjaan yang memerlukan SOP tersebut. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, simak penjelasan lengkapnya dalam uraian berikut.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Membuat standar operasional prosedur cukup mudah jika sudah terbiasa tersusun rapi dan bekerja dengan efektif. Berikut ini langkah-langkah yang wajib dilakukan.

1. Ketahui Tujuan Suatu Tindakan

Cara membuat standar operasional prosedur yang pertama adalah setiap orang wajib mengetahui tujuan suatu tindakan. Tujuan menjadi hal yang wajib dicapai dalam setiap tindakan, sehingga mendukung terwujudnya tujuan lain.

Contohnya, sebuah perusahaan wajib memiliki sistem administrasi yang rapi. Oleh sebab itu, standar operasional prosedur seorang sekretaris adalah untuk menjadikan seluruh administrasi rapi dan sistem yang baik.

Seorang sekretaris wajib melakukan standar operasional prosedur berupa pemmembuatan surat, penomoran surat, penyimpanan surat, hingga pengiriman surat. Hal ini bertujuan jika dikemudian hari seseorang memerlukan surat tertentu, sekretaris pun dapat menyediakannya dengan mudah karena memiliki sistem administrasi yang rapi.

2. Tentukan Format

Cara membuat standar operasional prosedur yang berikutnya adalah dengan menggunakan format tertentu. Format dalam standar operasional prosedur dapat berupa format yang sederhana, detail, maupun lainnya sesuai dengan bidang pekerjaan yang sedang dilakukan.

Format standar operasional prosedur yang sederhana cocok untuk pekerjaan yang memiliki tujuan sederhana dan langkah yang tidak terlalu rumit. Sementara itu, format standar operasional prosedur yang detail dan terarah perlu dipilih untuk pekerjaan yang memiliki efek samping tertentu jika tidak terarah dan justru merugikan perusahaan.

3. Peroleh Masukan dari Pihak Lain

Setelah selesai menyusun standar operasional prosedur, cara membuat standar operasional prosedur berikutnya yakni mengonsultasikannya. Minta pendapat pihak lain untuk memmembuat standar operasional prosedur lebih efektif, efisien, da tepat sasaran.

4. Pastikan Pihak yang Melaksanakan SOP Memahaminya

Cara membuat standar operasional prosedur berikutnya adalah perhatikan pihak yang melakukannya. Pastikan pihak-pihak yang akan menggunakan standar operasional prosedur itu nantinya mengerti dengan mudah.

Pastikan juga standar operasional prosedur disampaikan dalam bahasa yang singkat, jelas, padat. Tujuan utama pemberitahuan ini adalah setiap orang yang terlibat mengetahui fungsi, peran, wewenang, tugas, dan tanggung jawabnya.

5. Pastikan Tidak Bertentangan dengan SOP Lain

Cara membuat standar operasional prosedur yang berikutnya, adalah memastikan SOP yang dibuat tidak bertentangan dengan yang lain. Hal ini penting agar setiap standar operasional prosedur dapat berjalan dengan baik dan benar.

Jika suatu standar operasional prosedur bertentangan dengan yang lainnya, maka artinya terdapat tujuan yang perlu diubah. Rincikan kembali dan perhatikan langkah apa saja yang bertentangan. Setelah itu, susun kembali standar operasional prosedur tersebut.

6. Tulis SOP di Papan Pengumuman

Adapun cara membuat standar operasional prosedur yang berikutnya yakni menyampaikannya. Cara menyampaikannya wajib diketahui semua orang sehingga semua orang memahaminya.

Berdasarkan hal tersebut, tulis standar operasional prosedur dan tempelkan dalam papan pengumuman. Tulisan standar operasional prosedur tersebut mencakup judul prosedur, tanggal pemmembuatan, nama jabatan, organisasi, divisi, tanda tangan, penanggung jawab, dan lain sebagainya.

7. Evaluasi secara Berkala

Setelah selesai dibuat, standar operasional prosedur perlu dievaluasi secara. Hal ini perlu dilakukan secara berkala untuk mendapatkan standar operasional prosedur yang ideal.

standar operasional prosedur yang baru pasti memiliki beberapa kesalahan dan perlu penyesuaian. Oleh sebab itu, bahas standar operasional prosedur secara berkala dengan berbagai pihak dalam sebuah divisi dan pastikan apakah SOP tersebut efektif dan efisien atau tidak.

Contoh Standar Operasional Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan

Setelah mengetahui cara membuat standar operasional prosedur, setiap orang wajib pula memahami contohnya. Berikut ini contoh standar operasional prosedur dalam proses pengajuan cuti karyawan

Pihak yang Terlibat: HRD, Karyawan

1. Karyawan mengajukan cuti kepada HRD dengan surat.
2. HRD memproses surat pengajuan tersebut.
3. Jika HRD menerima, maka karyawan mengisi form pengajuan cuti secara resmi melalui situs online perusahaan.
4. Setelah form pengajuan cuti di-submit, HRD akan melakukan konfirmasi.
5. Karyawan diperbolehkan melaksanakan cuti.
6. Jika HRD tidak menerima, maka karyawan dilarang mengambil cuti.

Itulah penjelasan mengenai cara membuat standar operasional prosedur beserta contohnya. Contoh di atas dapat dimembuat dalam bentuk mind map agar lebih mudah dipahami.