Teknologi Menjadi Kunci Tokopedia untuk Tetap Maju Selama WFH

Pandemi Covid-19 membuat kita harus mengubah pola aktivitas, salah satunya dengan bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH).
Image title
Oleh Tim Publikasi Katadata - Tim Publikasi Katadata
6 April 2021, 15:34
Berita_Tokopedia
Katadata

Peraturan itu diberikan langsung oleh pemerintah agar tidak membuat cluster penularan baru di tempat bekerja.

Bagi perusahaan, WFH menjadi tantangan tersendiri bagaimana kita bisa mengerjakan pekerjaan kantor di rumah. Terkadang ada beberapa alat kerja yang hanya bisa diakses di kantor. Hal ini pun dirasakan oleh perusahaan unicorn Tokopedia saat menerapkan WFH pada pegawainya.

Head of Engineering Tokopedia, Chrystiadi Harris menceritakan persiapan tim menjelang WFH pada Maret 2020. Bagi engineer, VPN (Virtual Private Network) yang merupakan solusi aman pengguna mengirim dan menerima data melalui internet. Jadi privasi dan kerahasiaan data tetap terjaga. Sayangnya, VPN hanya dapat diakses di kantor padahal WFH sudah akan dilaksanakan.

“Kami sadar VPN masih nggak cukup secara capacity. Jadi kita mulai scale up our VPN untuk support 5.000 lebih Nakama yang WFH,” jelas Chrystiadi di acara Start Summit Extension ‘Tokopedia’s Enterprise-Scale IT Management’ pada Selasa (23/3).

Tokopedia memiliki panggilan khusus bagi karyawannya yaitu Nakama, sebuah kata yang diambil dari bahasa Jepang. Arti dari Nakama itu adalah hubungan layaknya keluarga, saling mendukung dalam keadaan apapun dengan memberikan semangat untuk meraih impian bersama-sama.

Menghadapi tantangan tersebut, Tokopedia membuat workshop dan mengundang seluruh Nakama untuk menjelaskan VPN client. Kebanyakan dari mereka menggunakan iMac, sehingga mereka perlu beralih perangkat.

“Kami switch dari iMac ke Macbook, mereka bawa pulang. Sabtu-Minggu kita kerjakan untuk VPN dan akhirnya selesai, ready working from home. Semuanya berjalan smooth, WFH pun berjalan dengan lancar dan baik,” ucap Chrystiadi.

Tidak sampai di situ tantangan yang ada, menjalankan WFH membuat kesulitan berkoordinasi dan menilai kinerja pegawai. Menurut Chrystiadi, semua kendala itu bisa diatasi hanya dengan teknologi. Ia dan tim membuat sebuah aplikasi untuk para Nakama agar bisa tetap bekerja secara produktif dan menarik selama WFH.

“Nggak ketemu satu sama lain, gimana kita ensure kolaborasi, kalau nggak di kantor juga gimana mau measure. For the most part, kita punya DNA Growth Mindset jadi adjust selama WFH dan Daily Standard tetap berjalan,” jelasnya.

Kondisi tersebut membuat Tokopedia membangun aplikasi secara internal. Dalam aplikasi itu terdapat fasilitas yang mengutamakan kesehatan Nakama. Dari mulai Nakama Wellbeing, Dokter Nakama, E-Counselling with Psychologist, Support Nakama. Selain itu juga mengadakan event internal seperti makan bareng, games dan talent show.

“Jadi mereka bisa konsultasi dokter dengan sesuai keperluan. Ada makan bareng dan games kita ngobrol di luar kerjaan ini dilakukan supaya mental healthiness kita increase. Kita sediakan psikologis dan wellbeing jadi kita bisa olahraga bareng konsultasi, ada juga group untuk mama-mama baru jadi mereka bisa sharing soal baby,” ungkapnya.

Itu semua dibangun untuk menjaga kesehatan mental Nakama selama WFH di tengah pandemi. Bagaimanapun kesehatan fisik dan mental menjadi suatu yang utama dalam kondisi apapun. Sebab kesehatan fisik dan mental juga akan mempengaruhi kinerja saat bekerja.

Walaupun semua dilakukan dari rumah, tidak membatasi kreativitas dalam menggelar acara besar. Chrystiadi mengatakan, selama WFH terdapat 7 merger events, brand events, seperti Waktu Indonesia Belanja (WIB).

“Semua dilakukan remotely, sebelum acara WIB kita set load test tengah malam, make sure nanti bisa handle. Kita ada weekly coordination, kita simulate acaranya, during the show kita monitor,” tambahnya.

Ia mengungkapkan, tantangan terberat saat event adalah melakukan brainstorming yang cukup lama. Lalu memastikan untuk setiap pegawai melakukan pekerjaan dengan efisien dan memiliki kinerja yang baik. Sehingga mereka membuat aplikasi untuk memantau performance Nakama.

“Kita punya certain metrics yang bisa lihat performance Nakama. Jadi dari situ kita bisa lihat mana yang perform dan kurang. Kita bisa submit pekerjaan dari situ dan leader-nya bisa kasih feedback dengan cepat,” katanya.

Meski melahirkan banyak aplikasi internal, Tokopedia tidak khawatir hal ini akan membingungkan Nakama ataupun karyawan baru. Menurut Software Engineer Lead, Ade Putra, hal itu tidak menjadi masalah besar asalkan memiliki knowledge base yang cukup baik.

“Kuncinya ada di knowledge base. Ketika tidak berjalan mulus, kita sudah punya standarisasi untuk maintain failure,” pungkasnya.

Editor: Doddy Rosadi
Video Pilihan

Artikel Terkait