Zoom dan 4 Aplikasi Rapat Online Selama Pandemi Covid-19

Presiden Joko Widodo telah menetapkan status Pembatasan Sosial Berskala Besar untuk mencegah penularan Covid-19. Dengan demikian, akan semakin banyak perusahaan dan instansi yang memberlakukan kerja dari rumah bagi pegawainya.

“Saatnya kita kerja dari rumah, belajar dari rumah, ibadah di rumah. Inilah saatnya bekerja bersama-sama, saling tolong menolong, dan bersatu padu, gotong royong,” kata Presiden Joko Widodo, pada Minggu (15/3) lalu.

 Situasi ini tampaknya masih akan berlanjut dalam beberapa bulan ke depan, hingga berakhirnya pandemi virus corona. "Perpanjangan status keadaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam diktum kesatu berlaku selama 91 hari terhitung sejak tanggal 29 Februari 2020 sampai dengan 29 Mei 2020," bunyi Surat Keputusan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) Nomor 13A Tahun 2020.

(Baca: Banyak Diakses Selama WFH, Sri Mulyani Incar Pajak Zoom dan Netflix)

Dengan bekerja dari rumah, pekerja kantoran harus berkomunikasi secara jarak jauh, termasuk saat mengadakan rapat. Berikut adalah lima daftar aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan pertemuan jarak jauh saat masyarakat diwajibkan menjaga jarak fisik atau physical distancing:

1)   Zoom

Aplikasi ini paling umum digunakan untuk panggilan video yang melibatkan banyak orang, meskipun dapat juga digunakan untuk panggilan interpersonal. Dilansir dari blog.zoom.us, aplikasi Zoom dapat menghasilkan visual berdefinisi tinggi kendati Anda berada hanya memiliki koneksi internet dengan bandwith rendah.

Dengan Zoom, Anda bisa membagikan tampilan layar komputer kepada peserta rapat lainnya (screen sharing). Fitur tersebut sangat berguna untuk seminar atau kuliah jarak jauh yang memerlukan presentasi, video, buku, teks, dalam penyampaian materi.

Dengan daya tampung pertemuan sampai 1000 peserta, aplikasi Zoom dapat diperoleh secara gratis bagi semua perangkat. Namun, pada Zoom versi gratis, pertemuan dibatasi maksimal 40 menit. Pertemuan harus dimulai dari awal lagi saat waktunya telah habis.

(Baca: Perusahaan Startup Pecat Karyawan Lewat Zoom di Tengah Pandemi Corona)

Jika ingin mengadakan pertemuan dengan durasi tanpa batas, Anda bisa mengeluarkan biaya US$ 14,49 per bulan untuk membeli paket Pro. Paket tersebut juga menyediakan fitur user manajemen yang memungkinkan admin dapat mengontrol pertemuan, seperti menambahkan atau menghapus peserta.

Selain itu, dilansir dari laman resminya, paket tersebut juga memungkinkan setiap pertemuan terdata dalam bentuk laporan rutin. Laporan tersebut akan memberikan informasi seperti: dalam satu bulan sudah melakukan berapa pertemuan, berapa lama durasi per harinya, dan sebagainya.

Kemudian, dalam paket Business seharga US$ 19,49, Anda bisa menciptakan domain atau alamat pertemuan khusus untuk perusahaan sendiri. Paket ini jugamenyediakan fitur Single Sign On yang memungkinkan Anda mengakses banyak pertemuan hanya dengan satu akun.

2)   Skype for Business

Siapa yang tidak kenal dengan Skype? Aplikasi ini paling populer untuk melakukan panggilan video dan audio jarak jauh antara dua atau lebih pengguna. Salah satu versi Skype, yakni Skype Business dirancang untuk melakukan komunikasi visual dalam kegiatan bisnis perusahaan.

Dilansir dari support.skype.com, Skype digunakan untuk forum kecil dengan peserta di bawah 25 orang atau kurang. Sedangkan Skype for Business dirancang untuk pertemuan perusahaan yang lebih besar dengan kapasitas sampai 250 orang.

Baik Skype atau pun Skype Business, keduanya memiliki fitur dasar serupa, seperti pesan singkat, screen sharing, percakapan pribadi, dan subtitle otomatis yang membaca ucapan. Selain itu juga tersedia fitur lainnya, seperti membagikan lokasi, dan pengiriman file multimedia atau dokumen.

(Baca: Gratis Biaya Isi Saldo GoPay Bikin Lebih Nyaman #dirumahaja)

Namun, di dalam Skype for Business terdapat fitur-fitur tambahan yang tidak ditemukan pada Skype reguler. Misalnya, hasil konferensi dapat direkam, disimpan dan dibagikan, cocok bagi Anda yang kesulitan menyesuaikan jadwal pertemuan dengan Anggota tim lainnya.

Selain itu, pengguna admin dapat mengatur jalannya konferensi seperti mengeluarkan peserta, mengundang peserta baru, atau membatasi jumlahnya. Salah satu fitur tercanggih dari Skype Business adalah Skype Room System, yang memungkinkan konferensi jarak jauh dapat dilakukan menggunakan layar dan kamera yang terpisah dari komputer.

3)   GoToMeetings

Aplikasi video conference ini sepenuhnya dirancang untuk organisasi bisnis, sehingga tidak memiliki versi gratis. Paket yang paling terjangkau dari GoToMeetings adalah harga US$ 14 per bulannya.

Versi termurah tersebut sudah menyediakan fitur-fitur yang serupa dengan aplikasi panggilan video pada umumnya, seperti percakapan audio, pesan singkat, dan screen sharing. Namun, kapasitas maksimal yang diperbolehkan dalam satu kali pertemuan hanya 150 orang.