Contoh Surat Undangan Resmi untuk Berbagai Agenda Formal

Surat undangan resmi menjadi salah satu kebutuhan masyarakat dalam dinamika pasca-pandemi Covid-19, yang menginginkan adanya pertemuan yang kembali dilakukan secara tatap muka.

Untuk undangan tidak cukup hanya mengandalkan pesan singkat atau telpon biasa. Terutama kepada tamu atau kolega penting. Itulah mengapa, contoh surat undangan resmi perlu dipahami, agar saat membuat undangan, urutan serta komposisi yang terkandung di dalamnya, tidak salah.

Sebelum membahas contoh surat undangan resmi, berikut sejumlah hal yang harus dipenuhi dalam surat undangan resmi yang dilansir dari Bukalapak.com:

Komponen Surat Undangan Resmi

1. Kop Surat

Kop atau dikenal juga sebagai kepala surat adalah bagian yang harus ada dalam surat apa pun yang bersifat resmi. Kop surat berfungsi untuk memberi tahu instansi dari pengirim surat tersebut. Setiap instansi atau perusahaan pasti memiliki template kop suratnya masing-masing.

Pada bagian ini pun harus ditulis secara lengkap. Kop surat mengandung nama instansi lengkap dengan alamat dan nomor kontaknya. Untuk lebih lengkapnya lagi, kamu perlu membubuhkan logo perusahaan atau instansi dalam bagian ini.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Bagian yang tidak kalah penting adalah nomor dan tanggal. Informasi tersebut berfungsi untuk mempermudah pendataan. Selain itu, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima saat surat tersebut dibuat.

3. Nama Penerima Surat

Nama penerima perlu dibubuhkan dalam surat untuk memperjelas isi surat. Selain dari nama yang dituju, sebaiknya surat tersebut tidak dibaca. Penulisan nama penerima juga memberikan kesan berbicara dua arah secara tidak langsung.

4. Isi Surat

Tiada guna apabila surat tanpa isinya. Karena itu, kamu yang menulis surat undangan resmi perlu menaruh maksud dan tujuan dari surat tersebut. Jika memang untuk mengundang, cobalah tulis isi surat secara gamblang pada bagian pembukanya.

5. Informasi Acara

Dalam isi surat undangan, kamu pun perlu menuliskan informasi acara secara detail. Informasi yang harus ada adalah tempat dan waktu pelaksanaannya. Lebih baiknya lagi kamu memberikan durasi acara supaya orang yang diundang tahu harus meluangkan waktu berapa lama untuk acara tersebut.

Apabila memang acara dilangsungkan secara online, pastikan kamu memberikan link untuk acara tersebut. Hal ini akan memudahkan orang yang diundang untuk langsung menghadirinya saat acara sudah dimulai nanti.

6. Agenda Acara

Acara resmi seharusnya sudah dibuat jauh hari sebelum mengirimkan undangan. Karena itu, kamu perlu melampirkan juga agenda acara yang akan dilaksanakan nanti. Berikan juga durasi dari setiap agenda supaya terlihat lebih disiplin.

7. Tanda Tangan Pengirim

Sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi, kamu juga perlu membubuhkan tanda tangan. Pastikan orang yang menandatangani surat tersebut adalah mereka yang berwenang dalam mengundang.

8. Bahasa Surat

Pemilihan kata dari surat undangan resmi pun harus sopan dan tidak berbelit-belit. Kamu perlu langsung menuliskan tujuan surat tersebut dibuat. Gunakan juga bahasa Indonesia ragam formal. Perhatikan tanda baca saat menulis supaya mudah dibaca dan maksudnya tersampaikan.

Contoh Surat Undangan Resmi

Berikut ini, adalah contoh surat undangan resmi untuk pengambilan rapor. Meski isi surat singkat, namun di dalamnya sudah terkandung komponen-komponen surat undangan resmi.

DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 Jakarta

Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710

=========================================================================

Nomor : 256/UWM/2019 Jakarta, 21 Maret 2022

Lampiran : ………………………….

Perihal : Undangan Ambil Rapor

Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali

Peserta Didik Kelas XI

SMA N 1

di Jakarta

Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian, untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil kelas XI tahun pelajaran 2022-2023 yang akan dilaksanakan pada:

Hari: Senin

Tanggal: 28 Maret 2022

Jam: 08.00 WIB

Tempat: Masing-masing Ruang XI

Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala SMA N 1 Jakarta

Demikianlah ulasan mengenai contoh surat undangan resmi dan sejumlah poin yang harus dipenuhi. Sehingga, dengan surat resmi, tiap individu dapat menjalin hubungan sebaik mungkin dengan kolega terdekat.