Mencermati Fungsi, Komponen, dan Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa

Dalam suatu persyaratan pendaftaran beasiswa, biasanya institusi yang menyelenggarakan program beasiswa mensyaratkan adanya surat rekomendasi atau letter of reccomendation. Keberadaan surat ini, diperlukan sebagai dokumen pendukung aplikasi pengajuan beasiswa.

Surat rekomendasi beasiswa disertakan bersama dengan curriculum vitae, serta transkrip nilai, dan dokumen-dokumen terkait, saat seseorang mengajukan permohonan untuk mendapatkan beasiswa.

Mengingat lembaga pendidikan, atau institusi lain yang menyelenggarakan program beasiswa, tidak mengenal secara dekat seorang calon peserta beasiswa. Maka, surat rekomendasi beasiswa kini menjadi dokumen yang wajib disertakan dalam aplikasi permohonan program beasiswa.

Fungsi Surat Rekomendasi Beasiswa

Secara umum, surat rekomendasi beasiswa berisi mengenai informasi terkait kualitas, karakter, kepribadian, dan prestasi calon peserta beasiswa.

Keberadaan surat rekomendasi beasiswa ini, bisa dikatakan sebagai semacam pengakuan dari seseorang terhadap orang lain yang mengajukan diri atau diajukan oleh pihak lain untuk menerima beasiswa.

Bisa dikatakan, fungsi utama surat rekomendasi beasiswa, adalah mengungkapkan potensi dan prestasi seseorang yang mengajukan permohonan beasiswa. Dengan kata lain, surat rekomendasi bisa dianggap sebagai legitimasi yang diperuntukkan bagi kepentingan studi seseorang.

Surat rekomendasi beasiswa menjadi salah satu syarat yang wajib yang dilampirkan ketika mengajukan diri pada program beasiswa. Sebab, surat rekomendasi ini dapat meyakinkan perguruan tinggi atau institusi lain yang menyediakan beasiswa, terkait kompetensi dan kapabilitas kandidat.

Umumnya, pihak yang mengeluarkan surat rekomendasi beasiswa adalah dosen, guru, atau pimpinan institusi pendidikan. Selain itu, pihak yang mengeluarkan surat ini, juga bisa merupakan pimpinan perusahaan di mana calon peserta beasiswa masih atau pernah bekerja.

Namun, inisiatif pengajuan surat rekomendasi beasiswa juga sering diawali dari permintaan calon penerima/peserta beasiswa. Seseorang yang tengah mengajukan permohonan beasiswa, bisa bisa meminta pihak-pihak tertentu yang memiliki kapasitas, untuk membuat surat rekomendasi.

Komponen Surat Rekomendasi Beasiswa

Sejatinya, tidak ada bentuk atau format resmi terkait surat rekomendasi beasiswa. Namun, secara umum surat rekomendasi ini memiliki beberapa komponen yang lazim ditemui.

Komponen yang terdapat dalam surat rekomendasi beasiswa sedikitnya ada lima, yakni sebagai berikut:

1. Kop Surat

Kop atau kepala surat, umumnya tercantum surat rekomendasi beasiswa. Hal ini untuk membuktikan bahwa pihak pemberi rekomendasi bernaung dalam suatu institusi, entah itu institusi pendidikan maupun perusahaan.

Keberadaan kop surat dalam surat rekomendasi beasiswa juga berarti bahwa, surat rekomendasi tersebut diberikan atas nama institusi. Hal ini membuat pelamar program beasiswa lebih dipercaya.

Keberadaan kop surat dalam surat rekomendasi beasiswa, membuat calon peserta program beasiswa dianggap kredibel dan layak untuk mendapat rekomendasi dari sebuah institusi tertentu.

2. Judul Surat

Judul surat rekomendasi beasiswa umumnya dibuat berbeda oleh tiap pemberi rekomendasi. Hal ini bisa berupa judul formal, dengan frasa "To whom it may concern".

Beberapa surat rekomendasi beasiswa bahkan tidak menyertakan judul, melainkan nomor surat seperti surat resmi. Nomor surat ini, menunjukkan keterangan bahwa surat tersebut merupakan surat rekomendasi beasiswa yang ditandatangani seseorang dengan jabatan tertentu dalam sebuah institusi.

3. Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal dan nomor surat merupakan hal umum yang dicantumkan oleh sebuah institusi saat mengeluarkan surat rekomendasi beasiswa. Tanggal pada umumnya ditentukan kapan surat rekomendasi beasiswa tersebut ditandatangani.

Sedangkan, nomor surat ditentukan oleh bagian tata usaha atau administrasi dari sebuah bagian/divisi/departemen dari suatu institusi, terkait keluar masuknya surat dari/dan untuk institusi tersebut.

4. Isi Surat

Isi dari sebuah surat rekomendasi beasiswa ditulis oleh pihak pemberi rekomendasi berdasarkan apa yang ia ketahui tentang kapasitas atau kualitas akademis calon peserta beasiswa.

Isi surat rekomendasi beasiswa, umumnya akan ditambahkan sebuah kalimat pendukung yang berisi dorongan persuasif untuk membuat pelamar dapat diterima dalam seleksi beasiswa.

5. Penutup

Kalimat penutup dalam surat rekomendasi beasiswa, biasanya diisi dengan kesediaan bertanggung jawab dari pihak pemberi rekomendasi terhadap pelamar beasiswa.

Pertanggungjawaban ini, merupakan konsekuensi logis dari pemberian rekomendasi beasiswa pada seorang pelamar. Sehingga, umumnya pihak pemberi rekomendasi akan mencantumkan kontak surat elektronik (electronik mail/e-mail) atau nomor telepon yang bisa dihubungi untuk berkorespondensi dengan penyelenggara program beasiswa.

Kontak antara penyelenggaran program beasiswa dan pemberi rekomendasi, lazim dilakukan sebagai bagian dari proses verifikasi. Ini terkait keabsahan atau keaslian surat rekomendasi beasiswa, maupun verifikasi terkait profil pelamar program beasiswa.

6. Tanda Tangan dan Stempel

Setiap surat rekomendasi beasiswa umumnya memiliki tanda tangan dari pihak yang memberikan rekomendasi. Hal ini dilakukan sebagai bukti sah dari adanya keputusan resmi dari pihak terkait terhadap pelamar beasiswa.

Jika diperlukan, pemberi rekomendasi juga akan menyertakan stempel yang relevan dengan kop surat. Stempel ini merupakan pembuktian, bahwa surat rekomendasi beasiswa yang dikeluarkan berasal dari seseorang yang menjabat di suatu instansi atau departemen.

Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa

Meski tidak ada format atau bentuk yang baku terkait surat rekomendasi beasiswa, namun setidaknya ada dua contoh format surat rekomendasi yang bisa menjadi acuan atau referensi.

Berikut ini, adalah contoh surat rekomendasi beasiswa, yang ditulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris. Dua contoh format surat ini, setidaknya menggambarkan seperti apa bentuk surat rekomendasi beasiswa.

1. Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa dalam Bahasa Indonesia

SURAT REKOMENDASI BEASISWA

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : ……………
NPP : ……………
Jabatan : ……………
Unit Kerja : ……………
Universitas : ……………

dengan ini memberikan rekomendasi terhadap mahasiswa di bawah ini

Nama : ……………
NIM : ……………
Program Studi: ……………
Fakultas : ……………

untuk mengikuti Program Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik yang diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan periode tahun 2021 dan bahwa kondisi dan syarat-syarat yang telah ditentukan telah dipenuhi oleh yang bersangkutan.

2. Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa dalam Bahasa Inggris

Yogyakarta, 10 February 2020

To Whom It May Concern

I am writing this reference for Mr. Reza Rabbani , who is currently applying for a master programme scholarship at Australia Award Scholarship.

As a Head of Department of Silviculture as well as academic advisor, I’ve been closely monitoring Mr. Arya ever since he joined the undergraduate program in 2013. He completed 148 credits in 7 semesters, joined at least four fieldworks with Department of Silviculture, Faculty of Forestry, Universitas Gadjah Mada and several reforestation programs with Faculty of Forestry UGM in the case to support his main focus in studying reforestation and forest conservation. He also took some of my courses such as Ecological Anthropology, Forestry of Economics, and Study of Community Empowerment and got good grades for those.

Subsequently, I took a place to be his thesis examiner at the end of his time while majoring in Silviculture. I am very proud of him, because he wrote an interesting topic in ecological anthropology and maintained his thesis well.

Besides that, Mr. Reza is also involved in some organisations outside the campus. He was joining some educational community development with his friends from other universities such as Saung Mimpi (2013-2015) and Sekolah Generasi Muda Boro (2016-2018). Both have a focus to contribute more to children’s education in greater Yogyakarta. Those programs have been well received and spread village by village and also admit voluntary teachers/facilitators. I believe that Mr. Reza interests and activities to his extensive reading in human behavioural, such as rural development, peasant society, social forestry, and political economy. I am sure that he is a serious student with a clear set of goals and always has a thirst for knowledge and is ready to pursue advanced education.

Finally, I believe that Mr. Reza has all the required capability to comprehend more advanced or graduate studies abroad. I strongly recommend him to apply for the master programme scholarship at the Australian Award. For more thorough information, please feel free to contact me at the address below.

Sincerely,

Dr. Bambang Hudayana, M.Sc.Agr.

Head of Department of Silviculture, Faculty of Forestry, Universitas Gadjah Mada
Email:bambang.hudayana@ugm.ac.id or ramahud@yahoo.com
Mobile : +62 811 269 472