Contoh Surat Tanda Terima Dokumen dan Komponen Pembentuknya

Contoh surat tanda terima dokumen, menjadi informasi yang penting sebagai acuan agar seseorang mengerti bagaimana membuat dan mengenali surat tanda terima dokumen.

Bukti telah diterimanya dokumen, diperlukan sebagai bukti tertulis adanya transaksi antara kedua belah pihak. Contohnya, ketika seseorang menyerahkan dokumen penting ke suatu instansi, petugas yang menerima dokumen akan memberikan surat tanda terima, sebagai bukti dokumen telah diserahkan dan diterima.

Jika mencermati beberapa contoh surat tanda terima dokumen, ada beberapa komponen yang umum dijumpai. Komponen tersebut biasanya berbentuk keterangan detail rincian nama, jenis dokumen, jumlah, nama penerima dan tanggal penyerahan.

Komponen Surat Tanda Terima Dokumen

Sebelum melihat beberapa contoh  surat tanda terima dokumen, perlu diketahui komponen yang ada di dalam tanda terima dokumen atau barang secara umum, sebagai informasi apa saja yang harus dicantumkan.

Mengutip Majoo.id, komponen yang umumnya terdapat dalam surat tanda terima dokumen atau barang antara lain sebagai berikut:

1. Judul

Salah satu hal penting yang harus ada di dalam surat penerimaan dokumen ialah judul. Pemberian judul diperlukan sebagai identitas utama untuk memudahkan dalam melakukan pencarian atau pengarsipan surat. Tidak hanya dalam surat tanda terima dokumen tapi barang atau uang pun harus ada.

2. Tanggal Diterima

Format tanggal diperlukan untuk mengetahui kapan dokumen tersebut telah diterima, apakah tepat waktu atau tidak? Selain itu, informasi tanggal diperlukan untuk memudahkan proses pelacakan di kemudian hari.

3. Identitas Penerima

Identitas penerima perlu ada untuk mengetahui siapa pihak yang menerima dokumen sehingga ketika hilang atau tertukar, tahu kemana harus menghubungi. Beberapa identitas penerima yang diperlukan seperti nama lengkap, pekerjaan, alamat dan nomor telepon.

4. Keterangan Barang

Keterangan barang digunakan sebagai informasi jenis dokumen yang diserahkan misal izasah, surat kontrak, dokumen atau surat dinas. Detail fisiknya bisa mencantumkan lampiran nomor dan lainnya.

5. Tujuan Diserahkannya Dokumen

Tujuan diserahkannya dokumen, bisa diisi misalnya untuk kepentingan bisnis, pembayaran, administrasi atau lainnya. Sehingga lebih jelas dan tidak multi tafsir.

6. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim

Tanda tangan pengirim dan penerima merupakan hal terakhir yang tidak boleh dilewatkan. Sebab tanda tangan merupakan bukti sah secara hukum.

Secara umum, format surat tanda terima barang atau dokumen tidak jauh berbeda. Hanya saja, untuk dokumen penting formatnya dibuat lebih resmi, berikut cara membuatnya:

• Membuat kop surat dengan mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, email pihak kantor pengirim dokumen.
• Perusahaan pengirim membuat nomor resmi bukti penyerahan dokumen.
• Mencantumkan hari, tanggal, bulan dan tahun menyerahkan.
• Informasi detail dokumen dengan dilengkapi nomor dan perihal dokumen.
• Tujuan menyerahkan dokumen.
• Nama dan tanda tangan pengirim atau penerima.

Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Penting

Setiap perusahaan atau lembaga terkadang memiliki format tanda terima dokumen masing-masing. Namun pada umumnya format terkait informasi yang dimuat hampir serupa seperti data pengirim, penerima dan keterangan dokumen yang diserahkan. Berikut ini contoh surat tanda terima dokumen dilansir dari Majoo.id:

1. Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Tanah

(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)
Nomor: YWK/19/10/2022

Sehubungan telah dilakukannya transaksi jual beli tanah, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: ......
Pekerjaan: .....
Alamat: ..................................

Telah menerima secara utuh Sertifikat Hak Milik (SHM) tanah dengan luas 300 ha dari saudara .............................. yang beralamat di ......................................................

Demikian Surat Tanda Terima Dokumen ini sebagai bukti sah secara hukum agar bisa digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta Selatan,

Penerima                   Yang Menyerahkan

(.............................)         (..........................................)

2. Surat Tanda Terima Dokumen Bermotor

(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)
Nomor: 224/K.B/2022

Pada hari Rabu, 19 Oktober 2022 telah diterima beberapa dokumen Kendaraan Bermotor dengan rincian sebagai berikut:
1. Buku Kepemilikan Kendaraan (BPKP)
2. Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)
3. Surat Izin Mengemudi (SIM) C
Dokumen-dokumen tersebut telah diterima dalam keadaan baik untuk kemudian dapat ditindaklanjuti sesuai isi surat.

Pengirim              Penerima

(....................)            (...........................)

3. Surat Tanda Terima Dokumen Pajak

(KOP SURAT)
SURAT TANDA TERIMA DOKUMEN (Judul)

Nomor: 234/PJ.K/2022
Pada hari Rabu, 19 Oktober 2022 telah diterima beberapa dokumen pajak dengan rincian sebagai berikut:
1.  Surat Keterangan Pajak
2. Jenis Aset yang Wajib Melakukan Pembayaran Pajak
3. Jumlah Pajak Bulanan

Dokumen-dokumen di atas telah diterima dalam keadaan baik untuk kemudian bisa ditindaklanjuti sesuai isi surat.

Pengirim                 Penerima

(....................)               (......................)

Contoh surat tanda terima dokumen di atas bisa menjadi referensi format, yang tentunya bisa disesuaikan kembali sesuai dengan kebutuhan, tanpa menghilangkan unsur penting dalam pembuatan surat.