Memahami Fungsi, Komponen, dan Contoh Surat Pengiriman Barang

Contoh surat pengiriman barang menjadi referensi ketika melakukan proses logistik atau pengiriman barang. Terlebih surat pengiriman barang cukup berpengaruh terhadap suksesnya pengiriman.

Surat pengiriman barang, bisa diartikan sebagai surat yang dilampirkan bersamaan dengan proses pengiriman barang, baik ke perorangan, toko maupun perusahaan. Singkatnya surat pengiriman barang dibuat dengan maksud dan tujuan agar pihak penerima memiliki persiapan untuk menerima sesuai dengan daftar yang terlampir.

Pihak yang membuat surat pengiriman barang ialah ekspedisi (vendor) yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang hingga sampai ke alamat tujuan. Dari daftar yang telah tertera, pihak penerima bisa mengklaim jika ada barang yang kurang sesuai.

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Melansir dari kargo.tech ada beberapa fungsi surat pengiriman barang yang perlu kamu ketahui selain sebagai dokumen pelengkap pengiriman. Beberapa fungsinya cukup berbeda dengan jenis surat niaga, berikut di antaranya:

• Sebagai pemberitahuan kepada konsumen atau pihak penerima bahwa barang yang dipesan tersedia atau tidak
• Untuk meyakinkan pihak penerima bahwa barang yang dipesannya telah disiapkan dan dikirim dengan baik oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang
• Sebagai pemberitahuan bahwa produk atau barang yang dikirim sesuai atau tidak dengan permintaan
• Untuk membantu pihak pengirim barang menagih sejumlah pembayaran kepada konsumen atau penerima barang tersebut

Komponen Penyusun Surat Pengiriman Barang

Cara membuat surat pengiriman barang yang benar ialah dengan memperhatikan beberapa unsur yang harus ada di dalamnya. Sebelum mengetahui contoh surat pengiriman barang, perhatikan beberapa unsur berikut ini:

1. Kop surat

Bagian pertama yang perlu diperhatikan ialah kop surat, berisi seputar profil perusahaan. Di antaranya nama perusahaan, alamat lengkap dan nomor yang bisa dihubungi. Bagian ini cukup berperan penting untuk menunjukan kredibilitas surat pemberitahuan barang apakah valid atau tidak.

2. Nomor Surat

Bagian nomor surat memiliki fungsi penting bagi internal perusahaan seperti mengarsipkan dokumen. Dengan begitu, bagian nomor bisa dijadikan sebagai penanda ketika surat dibutuhkan dan harus dicari secara cepat.

3. Nama dan Alamat Tujuan

Merupakan surat pengiriman barang, nama dan alamat tujuan penting kamu perhatikan dan jangan sampai salah menuliskannya. Ini karena nama dan alamat tujuan membantu supir untuk mengirimkan barang ke tangan yang tepat sehingga tidak salah alamat.

4. Perihal Surat

Perihal surat berfungsi untuk menginformasikan beberapa hal yang dibahas di dalamnya. Dengan begitu, pihak penerima surat lebih mudah untuk memahami isi dari pengiriman surat tersebut sebelum membacanya secara keseluruhan.

5. Rincian Pesanan Barang

Informasi rincian pesanan barang jadi salah satu hal penting yang tidak boleh kamu lewatkan di contoh surat pengiriman barang. Fungsinya untuk memastikan dan mengecek apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Informasinya bisa berupa waktu pengiriman, jumlah, harga serta metode pembayaran.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Untuk memahami lebih lanjut terkait bagaimana bentuk format surat pengiriman barang, kamu bisa melihat contoh yang kami lansir dari academia.edu sebagai berikut:

PT Rocket Manajemen
Jl. Solo Km. 51,5 Sleman Yogyakarta
Telp (0271) 31181, Fax (0127) 198139
Email: manajemenrocket@gmail.com

Sleman, 22 Oktober 2022
Nomor: 3773/BM/II/2022
Perihal: Pemesanan Barang

Kepada Yth.
Direktur PT. Janaka Groups
Jl. Mangkubumi No.12 Bantul
Yogyakarta

Dengan hormat,
Berkenaan surat saudara tertanggal 14 September 2022 dengan nomor 210/JGS/V/2022 tentang pemesanan barang elektronik telah kami terima.

Dengan surat ini kami memberitahukan terkait pesanan saudara bahwa telah kami kirim melalui paket kilat SUPERGO. Barang pesanan yang saudar pesan juga telah kami kemas dengan menggunakan pengepakan khusus agar tidak terjadi kerusakan selama dalam perjalanan.

Bersamaan dengan surat ini, kami juga telah melampirkan berkas berupa packing list disertai dengan fraktur senilai Rp 550.000.000 (lima ratus lima puluh juta rupiah) atas pembelian barang berupa berikut ini:

1. AC merk Panco: 9 buah
2. Lemari es merk LB: 7 buah
3. TV LED 42 inchi merk Tayashi: 9 buah
4. LCD Proyektor merk Samso: 13 buah
5. LCD Komputer 21 inchi merk Casmo: 25 buah
6. Kipas Angin merk Mamake: 15 buah

Berhubung saudara telah membeli sejumlah barang dari kami dengan jumlah besar, kami telah mengirimkan hadiah langsung berupa 1 unit TV LED LG 25”. Setelah semua barang pesanan saudara terima, kami mohon untuk segera melunasi pembayarannya.

Atas Perhatian serta kerja sama dari saudara, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

PT. Rocket Manajemen

Nani Sumarni, S.Mat.
Manajer Pemasaran

Contoh surat pengiriman barang di atas bisa kamu jadikan sebagai acuan format yang benar agar terkesan lebih resmi dan profesional. Jangan lewatkan juga beberapa informasi penting yang harus ada di dalamnya.