Letter of Inquiry, Pengertian, Poin Umum, dan Fungsinya

Dalam perdagangan internasional, ada satu surat yang digunakan sebagai salah satu cara untuk membuka komunikasi antara pihak pembeli dan penjual. Surat yang dimaksud, adalah letter of inquiry atau LOI.

LOI dapat menjadi langkah awal dalam proses negosiasi antara dua belah pihak yang berpotensi melakukan transaksi bisnis internasional. Surat ini membantu pihak pembeli untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penawaran yang diberikan oleh pihak penjual, sebelum membuat keputusan pembelian.

Letter of inquiry bukanlah dokumen hukum yang mengikat, tetapi dapat menjadi dasar untuk perundingan lebih lanjut antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis atau perdagangan internasional.

Sebab, setelah surat ini diterima, pihak penjual dapat merespons dengan memberikan informasi lebih lanjut, menetapkan kondisi lebih rinci, atau memulai tahap negosiasi lebih lanjut.

Pengertian dan Poin Umum Letter of Inquiry

Dalam konteks perdagangan internasional, LOI atau surat permintaan informasi, adalah surat yang digunakan oleh pihak pembeli untuk meminta informasi lebih lanjut dari pihak penjual mengenai produk atau layanan yang ditawarkan.

Surat ini membantu pihak pembeli untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penawaran yang diberikan oleh pihak penjual sebelum mereka membuat keputusan pembelian. Dengan menggunakan letter of inquiry, baik pembeli maupun penjual dapat memulai proses negosiasi dengan landasan yang jelas dan saling menghormati.

Meskipun LOI umumnya tidak mengikat secara hukum, surat ini memainkan peran penting dalam membentuk dasar kesepakatan bisnis yang kemudian dapat dirinci dalam kontrak yang lebih formal.

Adapun, poin-poin umum yang terdapat dalam letter of inquiry, adalah sebagai berikut:

1. Informasi Pembeli

Informasi pembeli menampilkan nama perusahaan atau individu, serta alamat dan informasi kontak yang mengirim letter of inquiry.

2. Tujuan LOI

Poin dari letter of inquiry ini, berisi penjelasan singkat mengenai tujuan dari pengiriman LOI, misalnya, mencari informasi lebih lanjut tentang produk atau layanan tertentu.

3. Deskripsi Produk atau Layanan

Poin dalam letter of inquiry ini yang berisi rincian tentang produk atau layanan yang diminati, termasuk spesifikasi teknis, jumlah yang diinginkan, dan kriteria lain yang relevan.

4. Harga dan Syarat Pembayaran

Letter of inquiry juga menyertakan pertanyaan mengenai harga produk atau layanan, serta syarat pembayaran yang diinginkan atau diharapkan pihak penjual.

5. Persyaratan Pengiriman dan Pengemasan

Dalam letter of inquiry, pembeli juga menuliskan tanggal pengiriman yang diinginkan, dan menanyakan apakah penjual memiliki persyaratan pengemasan atau pengiriman khusus.

6. Sertifikasi dan Standar

Letter of inquiry juga berisi pertanyaan dari calon pembeli mengenai standar tertentu produk yang dimiliki oleh penjual, serta apakah mendapatkan sertifikasi khusus.