ICE BSD City Perkuat Status Venue Berskala Internasional, Apa Saja Ekosistemnya?

Tangerang – Seiring berkembangnya industri Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions (MICE) dan semakin banyaknya pilihan venue di Indonesia, Indonesia Convention Exhibition (ICE) BSD City terus memperkuat posisinya sebagai venue berskala internasional.

Itu dilakukan melalui rekam jejak penyelenggaraan, kesiapan operasional, standar keselamatan, aksesibilitas, fleksibilitas ruang, serta dukungan ekosistem BSD City yang terintegrasi.

Sejak 2015 hingga 2026 year-to-date (YTD), ICE BSD City telah menjadi lokasi penyelenggaraan lebih dari 3.300 event dan menerima lebih dari 18.9 juta pengunjung. Rekam jejak tersebut mencakup beragam format kegiatan, mulai dari pameran, konferensi, acara perusahaan, konser, kegiatan olahraga, hingga acara berskala internasional dengan kebutuhan operasional yang berbeda-beda.

Bagi penyelenggara, pemilihan venue tidak hanya ditentukan oleh luas ruang atau tampilan bangunan. Penyelenggaraan event berskala besar juga membutuhkan kesiapan tim, pengelolaan logistik, keamanan, alur pergerakan pengunjung, proses loading dan unloading, pengaturan teknis, serta koordinasi berbagai kebutuhan yang berlangsung pada waktu yang sama.

Ibu Siti Karmila, General Manager ICE BSD City, mengatakan, “Pengalaman menangani ribuan event membentuk pemahaman kami bahwa venue bukan hanya soal kapasitas ruang. Yang sama pentingnya adalah kesiapan operasional, kompetensi tim, sistem keselamatan, akses, dan kemampuan mengelola berbagai kebutuhan secara bersamaan. Faktor-faktor tersebut menjadi semakin penting ketika skala dan kompleksitas sebuah acara meningkat.”

Rekam Jejak, Kapasitas, dan Fleksibilitas Ruang

ICE BSD City memiliki 10 exhibition hall dengan total luas sekitar 50.000 meter persegi, convention hall seluas 4.000 meter persegi, 33 ruang pertemuan, serta area outdoor yang dapat digunakan untuk berbagai format kegiatan. Infrastruktur tersebut memungkinkan penyelenggara mengatur pameran, konferensi, business matching, networking session, peluncuran produk, maupun kegiatan lain dalam satu kawasan.

Selain ruang, ICE BSD City menyediakan berbagai layanan dan fasilitas pendukung, antara lain event management 360 derajat, layanan F&B dan tenant management, bonded warehouse, ruang VIP, ruang ibadah, ruang medis, galeri ATM, toko swalayan, self-service valet parking, serta EV charging station.

Dukungan ini dirancang untuk membantu organizer mengelola kebutuhan acara dari tahap persiapan hingga pelaksanaan.

Kesiapan Operasional dari Set-up hingga Dismantle

Kesiapan operasional menjadi bagian penting dalam mendukung event berskala besar. ICE BSD City melakukan peningkatan dan pemeliharaan fasilitas secara berkelanjutan, termasuk upgrade area venue dan pengecekan berkala terhadap fasilitas keselamatan gedung seperti alat penyiram, hidran, dan detektor kebakaran.

Pada saat event berlangsung, tim Occupational Health & Safety (OHS) ICE BSD City melakukan pengawasan bersama Event Organizer (EO) sejak tahap set-up, show day, hingga dismantle.

Pengawasan mencakup penerapan standar keselamatan kerja, termasuk penggunaan alat pelindung diri (APD/PPE), helm keselamatan, serta sabuk pengaman tubuh untuk pekerjaan di ketinggian. Ketentuan keselamatan juga disampaikan melalui technical meeting dan exhibitor meeting sebelum kegiatan berlangsung.

Keselamatan dan Emergency Response sebagai Bagian dari Operasional Venue

Penguatan kompetensi karyawan menjadi bagian dari kesiapan keselamatan ICE BSD City. Tim mendapatkan pelatihan fire safety, evacuation training, serta pelatihan dan sertifikasi terkait K3. ICE BSD City juga melakukan koordinasi rutin dengan Dinas Pemadam Kebakaran untuk memperoleh masukan dan memperkuat kesiapan sistem keselamatan venue.

ICE BSD City memiliki Emergency Response Team yang berkoordinasi dengan EO dalam mitigasi dan penanganan kondisi darurat selama penyelenggaraan event. Untuk event yang membutuhkan dukungan emergency, kesiapan juga mencakup fasilitas dan tenaga pendukung seperti mobil pemadam kebakaran, ambulans, tenaga medis, serta tim yang bertanggung jawab terhadap respons dan koordinasi kondisi darurat.

Dalam aspek manajemen kerumunan dan keamanan, pengaturan disesuaikan dengan karakteristik, skala, dan kebutuhan masing-masing event. Lokasi pengamanan berkoordinasi dengan keamanan acara dari EO, sementara ketentuan do and don’t sejak set-up hingga dismantle disampaikan dalam technical meeting untuk memastikan seluruh pihak memahami prosedur operasional dan keselamatan yang berlaku.

Pengalaman Menjadi Faktor Penting bagi Organizer

Di tengah bertambahnya pilihan venue, organizer memiliki semakin banyak opsi untuk menyesuaikan lokasi dengan kebutuhan event. Dalam kondisi tersebut, pengalaman operasional dan rekam jejak menjadi salah satu faktor penting, terutama untuk acara dengan tingkat kompleksitas tinggi.

Pengalaman menangani berbagai format event membantu tim venue memahami kebutuhan yang berbeda dari setiap organizer sekaligus menyesuaikan penggunaan ruang, alur operasional, keamanan, dan layanan pendukung.

Ibu Karmila menambahkan, “Kami melihat kebutuhan penyelenggara terus berkembang. Karena itu, ICE BSD City berfokus pada hal-hal yang secara langsung mendukung kelancaran event, mulai dari fleksibilitas ruang, keselamatan, kesiapan tim, aksesibilitas, hingga fasilitas pendukung di kawasan.

Fokus kami adalah memastikan setiap elemen venue dapat bekerja sebagai satu ekosistem untuk mendukung kebutuhan acara secara efektif.”

Dengan kombinasi rekam jejak lebih dari 3.300 event, pengalaman menerima lebih dari 18,9 juta pengunjung, kapasitas venue, kesiapan operasional, sistem keselamatan, aksesibilitas, serta dukungan ekosistem BSD City, ICE BSD City terus memperkuat perannya sebagai venue untuk penyelenggaraan event berskala besar, nasional maupun internasional.