10 Cara Membalas Email Panggilan Interview
Sebagian orang mungkin akan merasa kebingungan saat harus merespon panggilan kerja melalui email. Cara membalas email panggilan interview tidak bisa dilakukan asal atau sembarangan, karena akan mencerminkan etika dan minat pekerja terhadap tawaran interview tersebut. Berikut sejumlah cara membalas email panggilan interview, dilansir dari Ekrut.com:
1. Membalas Tepat Waktu
Semakin cepat Anda membalas email panggilan interview kerja dari recruiter, maka akan semakin baik. Recruiter membutuhkan waktu untuk mengatur persiapan interview dengan baik, terlebih jika jadwal yang ditawarkan harus disesuaikan lagi dengan ketersediaan Anda dan pewawancara.
Itu sebabnya, jangan membiarkan recruiter menunggu konfirmasi dari Anda terlalu lama. Berikan respons setidaknya dalam waktu 24 jam hingga 48 jam, setelah menerima email panggilan interview kerja.
2. Mengawali dengan Salam
Pada bagian awal email balasan untuk undangan interview, ucapkan salam pembuka diikuti dengan nama recruiter. Anda bisa menuliskan “Yth. (nama recruiter).” Jika Anda sedang membalas email undangan interview dalam bahasa Inggris, Anda bisa menulis “Dear (nama recruiter).”
3. Menyampaikan Terima Kasih
Lanjutkan isi email balasan panggilan interview, dengan memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan recruiter. Pada bagian ini, Anda juga bisa menyebutkan nama posisi, serta nama perusahaan yang Anda lamar, seperti “Terima kasih banyak atas undangan wawancara kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan)”.
Hal tersebut berguna untuk membantu memperjelas isi email balasan undangan interview. Itu juga akan sangat membantu perekrut atau HRD yang akan menyiapkan sesi wawancara kerja lainnya.
4. Menunjukkan Apresiasi
Salah satu cara membalas email panggilan interview kerja dengan baik, adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etiket yang tepat. Tunjukkanlah apresiasi, antusiasme, dan rasa terima kasih kepada recruiter yang memberikan kesempatan kepada Anda, untuk menghadiri interview kerja di antara pelamar lainnya.
5. Jangan Bertele-tele
Saat Anda membalas email panggilan interview, usahakan untuk membalasnya dengan kalimat lugas dan jelas, to the point atau tidak bertele-tele. Anda bisa langsung menjawab email dengan singkat, padat, jelas, sopan, serta menunjukkan apresiasi berupa ucapan terima kasih seperti pada langkah di atas.
6. Balas dengan Profesional
Balaslah email panggilan interview kerja dengan ringkas dan langsung pada intinya. Konfirmasi kembali waktu, nomor telepon, atau alamat lokasi wawancara sehingga tidak ada lagi kebingungan.
Anda juga perlu memastikan alamat email tujuan, sebelum mengirimnya. Lihat seluruh isi email dan periksa apakah masih ada kesalahan penulisan atau tidak.
7. Menawarkan Alternatif Jadwal Interview
Dalam beberapa situasi, terkadang recruiter menawarkan lebih dari satu pilihan waktu wawancara kerja. Jika ini terjadi, maka tentukan waktu mana yang paling sesuai untukmu. Apabila ternyata waktu yang diberikan tidak sesuai dengan ketersediaan Anda, maka pertimbangkan untuk mengatur ulang jadwal interview kepada recruiter.
Katakan bahwa Anda menghargai kesempatan panggilan interview yang telah diberikan, namun waktu yang telah ditentukan tidak sesuai dengan ketersediaan jadwal Anda. Berikanlah pilihan alternatif waktu lainnya. Setelah itu, tanyakan apakah waktu yang Anda ajukan memungkinkan atau tidak.
8. Membalas Email Meskipun Menolak Tawaran Interview
Penting agar selalu membalas email panggilan interview kerja, meskipun Anda tidak dapat menghadiri atau menolak panggilan interview tersebut dengan berbagai alasan. Ketika menolak panggilan interview kerja, jelaskanlah dengan sopan melalui email tersebut, bahwa Anda tidak dapat melanjutkan proses interview dan tetap berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Hal ini akan menunjukkan sisi profesionalitas Anda kepada recruiter.
9. Tutup Email dengan Sopan
Untuk menutup email konfirmasi kehadiran interview, ucapkan kembali apresiasimu terhadap undangan interview kerja tersebut. Selain itu, sampaikan juga bahwa Anda menantikan wawancara kerja tersebut. Tunjukkan antusias Anda dalam kalimat penutup ketika membalas email undangan interview.
10. Tambahkan Informasi Kontak
Di bagian akhir email balasan untuk panggilan interview, cantumkan nama dan nomor kontakmu. Pada bagian nomor kontak, Anda bisa menaruh alamat email dan nomor telepon yang aktif.
Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview
Susunannya akan terlihat seperti ini:
Dengan hormat,
(Nama)
(Alamat email)
(Nomor telepon)
Berikut beberapa contoh template cara membalas email panggilan interview kerja yang bisa Anda jadikan inspirasi.
1. Contoh cara membalas email panggilan interview
Dear/Halo (nama recruiter),
