10 Cara Membalas Email Panggilan Interview

Sebagian orang mungkin akan merasa kebingungan saat harus merespon panggilan kerja melalui email. Cara membalas email panggilan interview tidak bisa dilakukan asal atau sembarangan, karena akan mencerminkan etika dan minat pekerja terhadap tawaran interview tersebut. Berikut sejumlah cara membalas email panggilan interview, dilansir dari Ekrut.com:

1. Membalas Tepat Waktu

Semakin cepat Anda membalas email panggilan interview kerja dari recruiter, maka akan semakin baik. Recruiter membutuhkan waktu untuk mengatur persiapan interview dengan baik, terlebih jika jadwal yang ditawarkan harus disesuaikan lagi dengan ketersediaan Anda dan pewawancara.

Itu sebabnya, jangan membiarkan recruiter menunggu konfirmasi dari Anda terlalu lama. Berikan respons setidaknya dalam waktu 24 jam hingga 48 jam, setelah menerima email panggilan interview kerja.

2. Mengawali dengan Salam

Pada bagian awal email balasan untuk undangan interview, ucapkan salam pembuka diikuti dengan nama recruiter. Anda bisa menuliskan “Yth. (nama recruiter).” Jika Anda sedang membalas email undangan interview dalam bahasa Inggris, Anda bisa menulis “Dear (nama recruiter).”

3. Menyampaikan Terima Kasih

Lanjutkan isi email balasan panggilan interview, dengan memberikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan recruiter. Pada bagian ini, Anda juga bisa menyebutkan nama posisi, serta nama perusahaan yang Anda lamar, seperti “Terima kasih banyak atas undangan wawancara kerja untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan)”.

Hal tersebut berguna untuk membantu memperjelas isi email balasan undangan interview. Itu juga akan sangat membantu perekrut atau HRD yang akan menyiapkan sesi wawancara kerja lainnya.

4. Menunjukkan Apresiasi

Salah satu cara membalas email panggilan interview kerja dengan baik, adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etiket yang tepat. Tunjukkanlah apresiasi, antusiasme, dan rasa terima kasih kepada recruiter yang memberikan kesempatan kepada Anda, untuk menghadiri interview kerja di antara pelamar lainnya.

5. Jangan Bertele-tele

Saat Anda membalas email panggilan interview, usahakan  untuk membalasnya dengan kalimat lugas dan jelas, to the point atau tidak bertele-tele. Anda bisa langsung menjawab email dengan singkat, padat, jelas, sopan, serta menunjukkan apresiasi berupa ucapan terima kasih seperti pada langkah di atas.

6. Balas dengan Profesional

Balaslah email panggilan interview kerja dengan ringkas dan langsung pada intinya. Konfirmasi kembali waktu, nomor telepon, atau alamat lokasi wawancara sehingga tidak ada lagi kebingungan.

Anda juga perlu memastikan alamat email tujuan, sebelum mengirimnya. Lihat seluruh isi email dan periksa apakah masih ada kesalahan penulisan atau tidak.

7. Menawarkan Alternatif Jadwal Interview 

Dalam beberapa situasi, terkadang recruiter menawarkan lebih dari satu pilihan waktu wawancara kerja. Jika ini terjadi, maka tentukan waktu mana yang paling sesuai untukmu. Apabila ternyata waktu yang diberikan tidak sesuai dengan ketersediaan Anda, maka pertimbangkan untuk mengatur ulang jadwal interview kepada recruiter.

Katakan bahwa Anda menghargai kesempatan panggilan interview yang telah diberikan, namun waktu yang telah ditentukan tidak sesuai dengan ketersediaan jadwal Anda. Berikanlah pilihan alternatif waktu lainnya. Setelah itu, tanyakan apakah waktu yang Anda ajukan memungkinkan atau tidak.

8. Membalas Email Meskipun Menolak Tawaran Interview

Penting agar selalu membalas email panggilan interview kerja, meskipun Anda tidak dapat menghadiri atau menolak panggilan interview tersebut dengan berbagai alasan. Ketika menolak panggilan interview kerja, jelaskanlah dengan sopan melalui email tersebut, bahwa Anda tidak dapat melanjutkan proses interview dan tetap berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Hal ini akan menunjukkan sisi profesionalitas Anda kepada recruiter.

9. Tutup Email dengan Sopan

Untuk menutup email konfirmasi kehadiran interview, ucapkan kembali apresiasimu terhadap undangan interview kerja tersebut. Selain itu, sampaikan juga bahwa Anda menantikan wawancara kerja tersebut. Tunjukkan antusias Anda dalam kalimat penutup ketika membalas email undangan interview.

10. Tambahkan Informasi Kontak 

Di bagian akhir email balasan untuk panggilan interview, cantumkan nama dan nomor kontakmu. Pada bagian nomor kontak, Anda bisa menaruh alamat email dan nomor telepon yang aktif.

Contoh Cara Membalas Email Panggilan Interview

Susunannya akan terlihat seperti ini:

Dengan hormat,
(Nama)
(Alamat email)
(Nomor telepon)

Berikut beberapa contoh template cara membalas email panggilan interview kerja yang bisa Anda jadikan inspirasi.

1. Contoh cara membalas email panggilan interview

Dear/Halo (nama recruiter),

Terima kasih atas pertimbangan dan undangan wawancara kerja untuk posisi (jelaskan posisi yang dilamar) di perusahaan (sebut nama perusahaan).

Saya bisa hadir sesuai waktu dan lokasi yang ditentukan pada hari (sebut waktu dan lokasi yang telah ditentukan oleh recruiter pada email sebelumnya). Saya menantikan wawancara ini dan kesempatan untuk belajar lebih banyak tentang bekerja di perusahaan (nama perusahaan).

Harap beritahu saya jika saya perlu membawa informasi atau dokumen pelengkap sebelum wawancara kerja di waktu yang telah disesuaikan tadi.

Dengan hormat,
(Nama)
(Nomor telepon)

2. Contoh cara membalas email panggilan interview untuk mengatur ulang jadwal

Yth. (nama recruiter),

Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan. Saya sangat menantikan untuk bertemu langsung dan berbicara lebih banyak tentang posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan).

Sayangnya, saya berhalangan hadir di tanggal wawancara yang telah ditentukan karena (sebut alasan yang membuatmu terpaksa harus mengatur ulang jadwal interview). Jika berkenan, saya memohon untuk melakukan pergantian jadwal di hari lain pada tanggal (sebut waktu alternatif lain yang ingin Anda ajukan) atau waktu lain yang paling cocok untuk Anda.

Besar harapan saya agar dapat mengikuti tahapan interview ini. Karena itu, saya harap Anda dapat mempertimbangkan kembali perubahan jadwal wawancara kerja tersebut.

Saya nantikan kabar selanjutnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

Dengan hormat,
(Nama)
(Nomor telepon)

3. Contoh cara membalas email panggilan interview untuk menolak 

Yth. (nama recruiter),

Terimakasih banyak telah menghubungi dan memberi kesempatan interview kerja kepada saya. Namun, saya mohon maaf karena tidak dapat melanjutkan interview untuk posisi (nama posisi yang dilamar) di perusahaan (nama perusahaan) karena (sebutkan alasan penolakan, misalnya Anda baru menerima pekerjaan lain atau tidak lagi mencari posisi tersebut, dan lain-lain).

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah Anda berikan.

Hormat saya,
(Nama)
(Nomor telepon)

4. Contoh cara membalas email panggilan interview bahasa Inggris

Dear (recruiter’s name),

Thank you for your consideration and the invitation to interview for the (position) role at (company). I am available for this (interview time), and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on Wednesday afternoon at your offices. I look forward to seeing you then.

Sincerely,
(Name)
(Phone number)

Setelah Anda membalas email panggilan interview dengan cara di atas, sekarang saatnya Anda mempersiapkan diri untuk maju ke tahap selanjutnya. Berikut ini adalah persiapan sebelum interview yang perlu Anda perhatikan.

A. Membuat catatan singkat mengenai pengalaman kerjamu
B. Memahami profil perusahaan dan calon pewawancara
C. Mempelajari deskripsi dan posisi pekerjaan yang Anda lamar
D. Persiapan dokumen yang akan dibawa
E. Menyiapkan pakaian yang sesuai
F. Latihan wawancara kerja