Purchasing Staff Adalah Administrator Pembelian, Ini Penjelasannya

Purchasing Staff adalah pegawai di sebuah organisasi, yang bertanggung jawab untuk pembelian barang atau produk. Alur pembelian barang menjadi tugas dan tanggung jawab purchasing staff. Hampir semua perusahaan membutuhkan pegawai untuk mengurus pemesanan barang dan bahan baku.

Purchasing Staff disebut juga staf pembelian. Mengutip dari indeed.com, gaji purchasing staff rata rata sekitar Rp 4.367.992 untuk provinsi Jakarta. Tugas utama staff pembelian yaitu mengurus barang dan bahan baku dari supplier atau pemasok. Selain itu purchasing staff juga mendukung operasional perusahaan.

Pengertian Purchasing Staff

Purchasing Staff adalah pegawai yang bertanggung jawab untuk membeli barang, bahan baku, atau jasa yang dibutuhkan dalam bisnis. Purchasing Staff berada di departemen pembelian. Purchasing staff bertugas membeli barang dari pemasok untuk mendukung operasional perusahaan.

Bagian pembelian ini akan mencari bahan, barang, dan jasa. Selain itu petugas pembelian bertanggung jawab menjaga jumlah stok, negosiasi dengan vendor, dan wawancara calon pemasok.

Petugas pembelian ini membutuhkan skill atau keterampilan sesuai bidang. Hal utama adalah negosiasi dan komunikasi. Negoisasi ini membantu purchasing staff untuk komunikasi dengan pemasok terkait harga barang. Hal ini membantu perusahaan mendapatkan penawaran terbaik untuk pembelian.

Tugas Purchasing Staff

Purchasing staff memiliki tugas dan tanggung yaitu:

1. Mengurus pembelian barang, termasuk bahan baku untuk produksi dan keperluan kantor
2. Bertanggung jawab untuk manajer pembelian dan kepala bagian
3. Mencari pemasok atau supplier untuk memberikan harga dan kualitas yang sesuai standar perusahaan
4. Komunikasi yang baik untuk negosiasi mendapatkan harga
5. Memesan barang yang sudah disepakati dan membuat berkas PO (Purchase Order)
6. Memastikan kualitas barang yang sudah dipesan
7. Membuat daftar kategori pembelian seperti waktu pembelian dan jenis purchasing order
8. Melakukan persetujuan pada divisi keuangan untuk membeli bahan atau barang
9. Melakukan monitor pesanan apakah barang sudah dikirim sesuai formulir permintaan barang
10. Membuat laporan yang dikirimkan ke manajer pembelian tentang barang yang sudah dibeli, sesuai formulir permintaan barang

Skill Staff Purchasing Staff

1. Menguasai Aplikasi

Staff purchasing menggunakan Microsoft Office untuk membuat catatan dan dokumen penting. Tugas pegawai pembelian ini terkait pemesanan barang, sehingga perlu dokumen tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan lainnya.

Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Word dan Excel untuk membuat data. Selain itu, staff purchasing perlu menguasai software untuk mempermudah pembelian.

2. Komunikasi

Skill kedua adalah komunikasi yang baik. Bagian pembelian perlu berkomunikasi dengan vendor dan supplier. Mengutip dari, staff purchasing perlu koordinasi dengan departemen keuangan untuk mengatur pembayaran.

3. Kemampuan Organisir

Staff purchasing perlu keahlian organisir dokumen. Ada berbagai dokumen yang harus disimpan sebagai tanda bukti seperti pengiriman, pemesanan, dan penerimaan.

4. Pengetahuan Perpajakan

Keahlian selanjutnya adalah pengetahuan perpajakan. Pengetahuan ini penting untuk membantu perhitungan biaya pembelian barang. Selain itu keahlian negosiasi diperlukan. Negoisasi ini penting supaya perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dari supplier.