Pada umumnya, saat organisasi maupun instansi akan mengadakan rapat, maka perlu menyiapkan surat undangan rapat untuk disebar ke seluruh anggota.
Surat undangan ini berfungsi untuk memberitahu anggota bahwa dalam waktu dekat akan dilaksanakan rapat bersama anggota lainnya. Selain itu, surat undangan juga berfungsi sebagai penanda bahwa rapat yang digelar nantinya bersifat penting dan wajib diikuti.
Karena bersifat formal, surat undangan tidak boleh dibuat sembarangan. Lantas, seperti format penulisan surat undangan rapat yang benar?
Simak pembahasan lengkap beserta contohnya di bawah ini.
Format Surat Undangan Rapat
Penulisan surat undangan rapat tidak bisa dilakukan sembarangan dikarenakan Ttrdapat format khusus yang harus diikuti.
Melansir dari buku Get Success UN dan SPMB Bahasa Indonesia oleh Nani Darmayanti, berikut format surat undangan rapat yang umum digunakan:
- Kepala surat atau kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Hal atau perihal
- Lampiran
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
- Tembusan (jika diperlukan)
Contoh Surat Undangan Rapat
Berikut ini lima contoh surat undangan rapat dari berbagai sumber yang bisa dipelajari agar paham penulisan undangan rapat yang baik dan benar.
Contoh 1
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi
Nomor: 117/UN21.24/LL/2017
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Senat
Yth
Anggota Senat Universitas Jambi
di Jambi
Dengan hormat,
Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal: Jum'at, 11 Agustus 2017
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jambi Tahun 2015-2019
Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat,
Prof H Johni Najwan, S.H, M.H, Ph.D
Contoh 2
Pemerintah Kabupaten Malang
Dinas Komunikasi dan Informatika
Kepanjen, 11 Mei 2020
Nomor: 007/7748/35.7730.12/2020
Sifat: Penting
Lampiran: 1 (satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi SPBE
Kepada Yth,
Sdr. Sebagaimana daftar terlampir
Dalam rangka RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN PENILAIAN DAN EVALUASI SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TAHUN 2020, mengharap bantuan Saudara untuk menugaskan 1 (satu) orang Pejabat yang membidangi pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 13 Mei 2020
Pukul: 09.00 WIB s.d selesai
Tempat: Ruang Command Center Lantai 9 Gedung Setda, Jl. Panji No 158, Kepanjen Pimpinan: Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Pakaian: Yang berlaku saat itu
Catatan: Diwajibkan memakai masker dan duduk dengan menjaga jarak
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
KEPALA KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
Ahmad Subhan
Contoh 3
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190
Telp. (021) 7398381, 7398382
Fax. (021) 7398323
http://www.menpan.go.id
24 Maret 2021
Nomor : A/144/10.22.000-01/BEM
Lampiran : 5 (lima) lembar
Perihal : Undangan rapat penyusunan kebijakan Manajemen Talenta Nasional
Yth. staf bidang pembinaan kepegawaian
Dengan hormat,
Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 3 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 29 Maret 2021
Waktu : Pukul 10.00 WIB – selesai (dimohon untuk hadir sesuai jadwal yang tertera)
Tempat : Hotel Mulia Senayan, Jalan Asia Afrika Senayan, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10270
Untuk konfirmasi kehadiran, dapat menghubungi Alif Gibran (082145823649). Kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya mengingat pentingnya kehadiran Saudara untuk rapat ini.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih
Deputi SDM Aparatur,
Budi Budiman
Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah
PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMPN 8 TANGERANG
Jl. Daan Mogot No. 52, RT.001/RW.002 Tangerang Selatan
No. telp: 0258-1982-0350 | Email: smpn8tangerang@email.com
Tangerang, 20 Januari 2020
Nomor : 004/SUR/SMP-SU/2020
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : -
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
SMPN 8 Tangerang
Di Tempat
Dengan Hormat,
Melalui surat undangan rapat ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara rapat persiapan ujian nasional tahun ajaran 2019/2020 yang diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 1 Februari 2020
Waktu : 10.00-14.00
Tempat : Aula Umum SMPN 8 Tangerang
Acara : Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2019/2020
Demikian undangan ini kami sampaikan, besar harapan kami agar BapakIbu dapat menghadiri dan datang tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMPN 8 Tangerang,
(Tanda Tangan)
Handoko Sudirman, S.Pd
Contoh Surat Undangan Rapat Kementerian
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
POLITEKNIK KESEHATAN MEDAN
Jalan. Bogor Sumatera utara No.89, Kota Medan
Website: politeknikesmedan.com | Email: politeknikmedan@email.com
Medan, 12 Maret 2022
Nomor : 009/SUR-K/III/2022
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi Percepatan Vaksinasi Booster Kota Medan
Lampiran : 2 (dua) halaman
Kepada Yth.
Poltekkes Kemenkes Medan
Di Tempat
Dengan Hormat,
Setelah menerima data persentase vaksinasi booster di kota Medan, politeknik kesehatan Medan akan meningkatkan dan mempercepat target vaksinasi booster kota Medan sesegera mungkin. Dengan surat undangan ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi pada hari:
Hari/Tanggal : Kamis, 20 Maret 2022
Waktu : 15.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Serbaguna Poltekkes Kemenkes Medan
Acara : Rapat Koordinasi Percepatan Vaksinasi Booster Kota Medan
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Direktur Utama,
(Tanda Tangan)
Drg. Mumammad Haji