Memahami Format dan Contoh Surat Undangan Rapat dengan Baik dan Benar
Pada umumnya, saat organisasi maupun instansi akan mengadakan rapat, maka perlu menyiapkan surat undangan rapat untuk disebar ke seluruh anggota.
Surat undangan ini berfungsi untuk memberitahu anggota bahwa dalam waktu dekat akan dilaksanakan rapat bersama anggota lainnya. Selain itu, surat undangan juga berfungsi sebagai penanda bahwa rapat yang digelar nantinya bersifat penting dan wajib diikuti.
Karena bersifat formal, surat undangan tidak boleh dibuat sembarangan. Lantas, seperti format penulisan surat undangan rapat yang benar?
Simak pembahasan lengkap beserta contohnya di bawah ini.
Format Surat Undangan Rapat
Penulisan surat undangan rapat tidak bisa dilakukan sembarangan dikarenakan Ttrdapat format khusus yang harus diikuti.
Melansir dari buku Get Success UN dan SPMB Bahasa Indonesia oleh Nani Darmayanti, berikut format surat undangan rapat yang umum digunakan:
- Kepala surat atau kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Hal atau perihal
- Lampiran
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
- Tembusan (jika diperlukan)
Contoh Surat Undangan Rapat
Berikut ini lima contoh surat undangan rapat dari berbagai sumber yang bisa dipelajari agar paham penulisan undangan rapat yang baik dan benar.
Contoh 1
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi
Nomor: 117/UN21.24/LL/2017
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Senat
Yth
Anggota Senat Universitas Jambi
di Jambi
Dengan hormat,
Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal: Jum'at, 11 Agustus 2017
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jambi Tahun 2015-2019
Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat,
Prof H Johni Najwan, S.H, M.H, Ph.D
Contoh 2
Pemerintah Kabupaten Malang
Dinas Komunikasi dan Informatika
Kepanjen, 11 Mei 2020
Nomor: 007/7748/35.7730.12/2020
Sifat: Penting
Lampiran: 1 (satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi SPBE
Kepada Yth,
Sdr. Sebagaimana daftar terlampir
Dalam rangka RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN PENILAIAN DAN EVALUASI SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TAHUN 2020, mengharap bantuan Saudara untuk menugaskan 1 (satu) orang Pejabat yang membidangi pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 13 Mei 2020
Pukul: 09.00 WIB s.d selesai
Tempat: Ruang Command Center Lantai 9 Gedung Setda, Jl. Panji No 158, Kepanjen Pimpinan: Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Pakaian: Yang berlaku saat itu
Catatan: Diwajibkan memakai masker dan duduk dengan menjaga jarak
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
KEPALA KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
Ahmad Subhan
Contoh 3
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190
Telp. (021) 7398381, 7398382
Fax. (021) 7398323
http://www.menpan.go.id
24 Maret 2021
Nomor : A/144/10.22.000-01/BEM
Lampiran : 5 (lima) lembar
Perihal : Undangan rapat penyusunan kebijakan Manajemen Talenta Nasional
Yth. staf bidang pembinaan kepegawaian
Dengan hormat,
Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan daerah. Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 3 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 29 Maret 2021
