Surat adalah dokumen yang berisi kalimat dan paragraf di dalamnya. Tujuan utamanya yaitu menyampaikan pesan.
Surat secara umum terbagi menjadi dua jenis. Pertama, yaitu surat resmi yang sifatnya formal. Biasanya diterbitkan oleh instansi resmi pula, misalnya sekolah, pemerintah, dan perusahaan. Sementara juga ada namanya surat tidak resmi yang biasanya untuk bertukar kabar atau sekedar menyampaikan informasi.
Selain tujuan pembuatan, kedua jenis surat tersebut juga dibedakan dari struktur penulisan. Surat resmi memiliki bagian-bagian penting yang sifatnya baku, di antaranya, kop surat, nomor surat, tujuan, isi, dan penutup.
Sedangkan surat tidak resmi tidak mengacu pada kaidah penulisan tertentu. Namun, pastikan Anda mencantumkan identitas pengirim, penerima, isi pesan, dan alamat tujuan.
Salah satu bentuk surat resmi adalah surat rekomendasi. Secara umum, surat ini dibuat untuk merekomendasikan seseorang agar dipertimbangkan oleh penerima surat. Contohnya untuk keperluan beasiswa, magang, dan mencari pekerjaan.
Surat rekomendasi adalah surat yang ditulis atas nama seseorang yang mencantumkan nama seseorang yang bisa menjamin kinerja pelamar, misalnya di bidang pendidikan atau profesional. Biasanya dikirimkan ke panitia penerimaan atau manajer perekrutan pegawai atau beasiswa.
Surat rekomendasi adalah surat yang bisa digunakan untuk melengkapi dokumen melamar pekerjaan. Jenis surat ini dikenal juga dengan sebutan surat referensi.
Struktur Penulisan Surat Rekomendasi
Berikut struktur penulisan surat rekomendasi yang patut diketahui:
1. Kop Surat
Kop surat berada di bagian paling atas. Terdapat informasi mengenai instansi penerbit surat. Termasuk nama, alamat, nomor ponsel, hingga email.
2. Nomor Surat
Berikutnya yaitu nomor surat yang ditentukan oleh pihak penerbit surat atau instansi terkait. Biasanya disusun berdasarkan urutan surat keluar dan format yang sudah ditetapkan.
3. Isi Surat
Isi surat berisi tujuan dari pembuatan surat. Sertakan nama dan jabatan pemberi dan dan penerima rekomendasi. Anda juga bisa memuat kontak pemberi rekomendasi agar pihak penyeleksi bisa memeriksa lebih lanjut terkait informasi yang ada pada surat.
4. Penutup
Umumnya penutup berisi salam, ucapan terima kasih, dan kesimpulan dari maksud penulisan surat. Anda juga bisa menyampaikan agar surat tidak disalahgunakan. Mengingat di dalamnya terdapat informasi pribadi.
5. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Di bawah penutup, cantumkan tempat (kota) dan tanggap pembuatan surat seperti surat resmi pada umumnya. Terletak pada kiri bawah tepat di atas kolom tanda tangan.
6. Nama dan Tanda Tangan
Pada kolom tanda tangan, cantumkan nama pemberi rekomendasi. Untuk legalitas yang jelas, jangan lupa untuk dibubuhi cap resmi dari instansi terkait.
Unsur Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi terdiri dari beberapa unsur di dalamnya. Berikut penjelasannya.
1. Kontak
Kontak terdiri dari nama penulis, jabatan, organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Salam
Pada surat rekomendasi, salam ditulis secara formal dan universal.
3. Pendahuluan
Pendahuluan berisi perkenalan dan kapasitas penulis terhadap program yang diselenggarakan.
4. Deskripsi Hubungan
Surat rekomendasi ditulis oleh pihak yang merekomendasikan Anda agar diterima oleh panitia rekrutmen. Maka dari itu, penting untuk menjelaskan hubungan antara kandidat dan individu yang memberikan rekomendasi.
5. Evaluasi Kualifikasi
Penting untuk menuliskan informasi spesifik terkait keterampilan, keahlian, prestasi, dan kualifikasi yang relevan dengan posisi yang dilamar.
6. Atribut Pribadi
Pada pada bagian ini, penulis bisa membahas tentang wawasan, karakter, etos kerja, kualitas, dan profesionalisme individu yang direkomendasikan.
Contoh Surat Rekomendasi
Nomor: B/02/KP02/VV/2021
Hal : Surat rekomendasi kerja
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Doni Yusuf Iskandar
Jabatan: Supervisor
Alamat: Jl. Mangga No.12
Bertindak mewakili PT CC memberikan rekomendasi kepada mantan karyawan kami:
Nama: Zainal
Alamat: Jl. Kenanga No.23
Pada saat bekerja sebagai karyawan di PT CC, saudara Zainal menunjukkan etika dan kinerja yang baik. Saudari Laila juga memiliki dedikasi yang tinggi terhadap setiap pekerjaan yang dilakukan
Selain itu, saudari Laila memiliki prestasi cukup membanggakan karena meraih predikat karyawan terbaik selama 6 bulan berturut-turut. Selama 5 tahun masa kerja, saudari Laila tercatat tidak pernah melakukan kesalahan atau melanggar aturan perusahaan. Saudari Laila bahkan memiliki kontribusi besar terhadap inovasi yang dilahirkan oleh Departemen Pemasaran. Jabatan terakhir Saudari Laila adalah Marketing Supervisor.
Mengetahui,
Direktur PT CC
(Tanda tangan)
Doni Yusuf Iskandar
Sumber: Detik
Demikian pembahasan tentang surat rekomendasi yang patut diketahui. Anda juga bisa menjadikan contoh di atas sebagai referensi penulisan.
Patut diketahui bahwa surat rekomendasi dapat bersifat penting untuk membantu individu menonjolkan kemampuannya. Terlebih ketika Anda mendaftar pada seleksi atau kompetisi.
Surat rekomendasi dapat menunjang untuk panitia penyeleksi mempertimbangkan kualifikasi yang Anda miliki. Dokumen ini bisa didapatkan dari dosen, petinggi kampus, pimpinan di tempat kerja, kepala sekolah, atau pejabat yang memiliki kapasitas merekomendasikan Anda.