Memahami Invoice, Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Invoice menjadi salah satu kelengkapan yang penting dalam suatu bisnis atau usaha. Keberadaannya sangat penting untuk mendokumentasikan setiap transaksi.

Tanpa adanya dokumentasi transaksi yang rinci, terkait catatan pembelian, penjualan, dan pengembalian barang, akan sangat sulit untuk mengatur keuangan. Ini pada akhirnya akan berdampak pada tidak bisa dilakukannya evaluasi performa bisnis.

Invoice lazim digunakan oleh pelaku usaha yang menjual produk dalam kuantitas besar seperti pabrik. Namun, dokumen transaksi ini umum juga digunakan oleh pelaku usaha kecil, dan menengah, serta para pekerja freelance. Artinya, dokumen ini bisa digunakan oleh bisnis skala apa pun.

Pengertian Invoice

Secara sederhana, invoice merupakan dokumen komersial yang berisi mengenai perincian dan dokumentasi transaksi, yang dilakukan antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli.

Invoice juga memuat penjelasan spesifik mengenai ketentuan pembayaran, mengingat dalam suatu transaksi pembayaran secara kredit umum digunakan. Secara umum, identifikasi keaslian invoice dapat dilakukan dengan memeriksa nomornya. Keberadaan nomor ini sangat berguna, baik bagi penjual atau penyedia jasa, serta konsumen.

Invoice juga dilengkapi informasi kontak penjual atau penyedia jasa. Tujuannya, agar pembeli dapat menghubungi dengan mudah bila ada masalah terkait tagihan.

Pada invoice, pelaku usaga juga perlu menuliskan ketentuan pembayaran. Misalnya, jika ada potongan harga, pembayaran uang muka, sampai denda atas keterlambatan pembayaran.

Dalam invoice juga dijelaskan tentang biaya setiap barang atau jasa, total unit yang dibeli, serta biaya-biaya lain, seperti kargo, biaya penanganan barang, serta pajak.

Secara legal, invoice berperan sebagai perjanjian antara suatu perusahaan dengan klien-nya, karena telayh memberikan layanan atau menjual produk tertentu dan pembayarannya terutang.

Fungsi dan Manfaat Invoice

Secara umum, invoice memiliki lima fungsi, antara lain:

• Penyimpanan data rincian pembelian dan termin pembayaran.
• Menjadi rujukan yang sah ketika terjadi ketidaksesuaian dalam proses pembayaran tagihan atau pengiriman barangnya.
• Sebagai acuan yang sah untuk menjual kembali barang yang telah dibeli kepada orang lain.
• Menjadi media yang memudahkan para pelaku bisnis untuk mengetahui perkembangan bisnis yang dikelola.
• Untuk memudahkan proses pembuatan laporan atau pembukuan keuangan.

Sementara, untuk manfaatnya, penggunaan invoice pada setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu bisnis mampu memberikan sejumlah manfaat, yakni sebagai berikut:

1. Penagihan Pembayaran

Invoice digunakan sebagai dokumen yang sah untuk melakukan penagihan pembayaran. Sebab, dengan perincian data transaksi yang ada pada invoice, penjual dan pembeli dapat sama-sama melakukan transaksi secara transparan.

2. Dokumentasi Penjualan

Salah satu kegunaan utama invoice adalah, mendokumentasikan penjualan. Dokumen ini menyediakan data terkait tanggal terjualnya produk, jumlah pembayaran yang diterima, serta sisa piutang yang mungkin belum diselesaikan oleh klien.

3. Pengelolaan Pembayaran Tagihan

Invoice juga dapat digunakan untuk melacak transaksi pembayaran secara tertulis. Sebab, dokumen ini dapat menunjukkan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan, dan tagihan apa saja yang belum dibayarkan oleh perusahaan.

4. Pengelolaan Pajak

Invoice sangat berguna untuk pengurusan pajak. Sebab, dokumen ini menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan. Melalui dokumen ini, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.

5. Memberikan Kepastian Hukum

Selain terkait dengan pengelolaan keuangan, keberadaan invoice juga melindungi pemilik usaha dari potensi munculnya tuntutan hukum perdata yang tidak benar.

Sebab, dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu. Oleh karena itu, invoice dengan konfirmasi keabsahan dari klien, sangat berharga bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan dengan klien.

Tanpa adanya invoice, maka tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi. Nah, ini berpotensi memicu munculnya konflik, ketika misalnya klien menolak membayar.

6. Instrumen Pendukung Pemasaran

Karena invoice menyediakan data berharga terkait perubahan penjualan dari waktu ke waktu maka dokumen ini dapat membantu bisnis membuat forecast yang akurat.

Bisnis atau usaha yang mendokumentasikan invoice dengan baik, dapat memanfaatkan informasi di dalamnya untuk menyasar basis konsumen tertentu.

Selanjutnya, tim pemasaran bisa mengumpulkan data melalui invoice, untuk mencari tahu waktu puncak penjualan, produk yang paling diminati, serta tren pendapatan dari bisnis. Informasi-informasi tersebut sangat berharga ketika suatu bisnis menyusun strategi pemasaran.