8 Contoh Surat Dinas yang Benar Beserta Jenis dan Strukturnya
Surat dinas merupakan jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Guffey, dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip dasar dalam penyusunan surat dinas, yaitu:
- Mempunyai tujuan. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan masalah atau menyampaikan informasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang disampaikan harus jelas tujuannya.
- Hemat ekonomis. Tulisan dibuat secara singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.
- Berorientasi pada pembaca. Orientasi tulisan pada surat dinas hendaknya dibuat agar pesan dapat dimengerti oleh pembaca.
Ciri khas surat dinas adalah kepala surat yang hanya digunakan pada halaman pertama. Jika surat dinas disertai dengan lampiran, disertakan keterangan jumlah lampirannya. Surat dinas ditandatangani sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab seseorang dalam organisasi, instansi, atau perusahaan.
Jenis Surat Dinas
Menurut dosen Institut Pertanian Bogor Ir. Sutisna Riyanto M.S. dalam artikelnya berjudul Surat Dinas, terdapat tujuh jenis surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsinya, yaitu:
- Surat undangan: yaitu surat yang menjadi alat yang digunakan untuk mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Kata undangan adalah kata turunan, berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. Undang berarti panggil.
- Surat edaran: yaitu surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama tentang isi surat tersebut. Surat edaran sering disebut circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda).
- Surat perintah: yaitu surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi dengan tujuan agar orang atau unit tersebut melaksanakan sesuatu seperti yang disebutkan di dalam isi surat tersebut.
- Surat instruksi: yaitu surat yang berisi perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah, surat instruksi lebih bersifat instruksional, sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.
- Surat tugas: yaitu surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan suatu aktivitas tertentu yang diberikan oleh organisasi atau lembaga untuk kepentingan organisasi/lembaga.
- Surat permohonan: yaitu surat permintaan untuk dapat melakukan atau menjadi suatu dalam kaitannya dengan organisasi/lembaga.
- Surat perjalanan dinas: yaitu surat yang berisi keterangan penugasan seseorang dari suatu organisasi/lembaga yang ditugaskan ke suatu lokasi (wilayah, organisasi/ lembaga) untuk mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan organisasi/lembaga yang menugaskan.
- Surat keputusan: yaitu surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang sudah ditetapkan organisasi/lembaga yang ditulis/dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan.
Contoh Surat Dinas
Berikut kumpulan contoh surat dinas yang baik dan benar sebagai referensi.
Contoh Surat Dinas Sekolah
Contoh Surat Dinas Perusahaan
Contoh Surat Dinas Edaran
Contoh Surat Dinas Undangan
Contoh Surat Dinas Tugas
Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Contoh Surat Dinas Keputusan Pemerintah
Struktur Surat Dinas
Secara umum, surat dinas terdiri dari 10 bagian utama. Setiap bagian memiliki ketentuan dalam format dan penulisannya, sesuai dengan lembaga atau organisasi yang membuatnya. Struktur surat dinas mencakup:
- Kepala surat: terdiri dari nama organisasi atau lembaga pengirim surat, alamat lembaga lengkap dengan nomor telepon, faksimil dan email, serta logo organisasi/ lembaga.
- Tanggal surat: terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun saat surat tersebut disusun.
- Nomor surat: Terdiri dari tiga informasi utama, yaitu nomor, lampiran, dan perihal surat.
- Alamat surat: berisi nama dan alamat yang dituju surat.
- Salam pembuka: adalah kata-kata salam yang ditulis di awal surat sebelum kata atau kalimat isi surat.
- Isi surat: adalah materi yang menjadi inti dari surat dinas.
- Salam penutup: sama dengan salam pembuka ketentuannya, berisi kata-kata penutup yang mengakhiri isi surat.
- Pengirim surat: berisi nama pengirim surat yang ditulis setelah salam penutup disertai dengan tanda tangan untuk keabsahan serta stempel organisasi/lembaga pengirim surat.
- Tembusan surat: berisi pihak-pihak jabatan tertentu yang dituju surat selain yang dicantumkan di alamat surat.
- Inisial (kode singkatan nama): adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Manfaatnya agar jika terjadi kekeliruan dalam surat itu, pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.
