Mencermati Contoh Surat Edaran Sekolah, Organisasi dan Perusahaan
Surat edaran merupakan naskah yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal tertentu yang dianggap mendesak dan penting. Biasanya instansi, organisasi atau sekolah mengeluarkan surat tersebut jika ada acara, perintah dan peraturan tertentu.
Melansir dari laman Kementerian Keuangan, surat edaran kerap diartikan sebagai surat pengantar suatu kebijakan dan isinya tidak mengubah peraturan. Dengan begitu, tetap utuh dan tidak mengandung makna ambigu.
Muatan surat edaran tidak boleh menyimpang dari materi yang telah diatur dalam peraturan yang mendasarinya. Surat pemberitahuan atau edaran, kerap diartikan sebagai surat dengan alamat tujuan kolektif dari tangan ke tangan dengan cara dikirimkan untuk semua orang yang dituju.
Bagian-bagian Surat Edaran
Mengacu pada laman resmi Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dijelaskan mengenai bagian-bagian yang harus ada dalam surat pemberitahuan dan edaran, berikut di antaranya:
1. Bagian Kepala
Pada bagian kepala surat memuat beberapa hal berikut:
- Kop naskah dinas berisi lambang instansi pengirim ditulis lengkap namanya menggunakan huruf kapital. Letakan secara simetris pada bagian tengah.
- Tulis Surat Edaran yang dicantumkan pada bagian bawah instansi menggunakan huruf kapital. Penulisan nomor dan tahun surat dicantumkan pada bagian bawah dan diletakan secara simetris.
- Perihal atau tentang dicantumkan pada bagian bawah frasa surat edaran menggunakan huruf kapital dan ditulis secara simetris.
- Rumusan judul surat edaran ditulis menggunakan huruf kapital simetris pada bagian bawah kata tentang.
2. Bagian Batang Tubuh
Adapun bagian batang tubuh surat edaran memuat beberapa hal berikut:
- Alasan dibuatnya surat pemeberitahuan atau edaran.
- Tujuan dan maksud dibuatnya surat.
- Ruang lingkup berlakunya surat.
- Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas yang jadi dasar pembuatan surat.
- Isi pemberitahuan yang dianggap mendesak.
3. Bagian Kaki
Pada bagian kaki surat pemberitahuan atau edaran memuat beberapa hal berikut:
- Tempat dan tanggal penetapan surat.
- Tulisan “Mengetahui” yang diakhiri dengan tanda baca koma.
- Tanda tangan pihak yang berwenang.
- Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital, lengkap dengan jabatan dan cap dinas.
Jenis-jenis Surat Edaran
Informasi yang disampaikan dalam surat pemberitahuan memuat kepentingan dan kegiatan banyak orang dalam ruang lingkup sekolah, organisasi maupun perusahaan. Berikut jenis-jenis surat pemberitahuan:
1. Surat Pemberitahuan Organisasi
Surat edaran organisasi berisi pemberitahuan untuk seluruh anggota organisasi.
2. Surat Pemberitahuan Instansi
Jenis surat ini berisi pemberitahuan kepada orang bersangkutan mencakup keanggotaan dalam sekolah, universitas atau perusahaan.
3. Surat Pemberitahuan atau Edaran Pemerintah
Surat ini mengandung pemberitahuan untuk orang yang bersangkutan, anggota dan divisi pemerintahan yang cukup banyak sehingga belum tentu berkaitan dengan semua anggota instansi.
4. Surat Pemberitahuan Khusus
Surat pemberitahuan khusus biasanya ditujukan untuk suatu lingkungan.
Contoh Surat Edaran
Surat pemberitahuan atau edaran memuat hal tertentu yang dianggap mendesak dan penting, berikut contoh surat edaran untuk dijadikan referensi:
1. Contoh Surat Edaran Sekolah
PEMERINTAH KOTA TASIKMALAYA
DINAS PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN
SMA NEGERI KOTA 1 TASIKMALAYA
Jl Rumah Sakit Umum No. 28, T`asikmalaya
Telp. (0265) 821748
Email: info@sman1tasikmalaya.sch.id
SURAT EDARAN SEKOLAH
Nomor: 110/SUR/SMP-SK/2023
Perihal: Undangan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Orang Tua Wakil Siswa Kelas Xll
SMA Negeri 1 Kota Tasikmalaya
di Tempat
Dengan Hormat,
Bersama surat pemberitahuan ini, kami doakan semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dalam lindungan-Nya dan sehat walafiat.
Perlu kami informasikan bahwa pelaksanakaan ujian sekolah untuk kelas Xll sudah semakin dekat. Kita perlu segera menyiapkan banyak hal untuk kesiapan para siswa dalam menghadapi ujian sekolah. Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua Wali Murid kelas Xll SMA Negeri 1 Kota Tasikmalaya untuk hadir pada:
Hari/Tanggal: Senin, 15 Mei 2023
Waktu: Jam 09.00 – Selesai
Acara : Rapat Persiapan Ujian Sekolah 2023/2024
Tempat: Aula SMA Negeri 1 Kota Tasikmalaya
Demikian pemberitahuan Rapat Persiapan Ujian Sekolah kami sampaikan. Kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu sekalian.
Tasikmalaya, 15 Mei 2023
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri Kota Tasikmalaya
Indra Lesmana, M. Pd
2. Contoh Surat Edaran Perusahaan
PT. SELAMAT SENTOSA
Jl. Smeru No. 122, Bogor
Telp. 0251- 1234676
E-mail: selamatsentosa@gmail.com
Website: selamatsentosa.com
SURAT EDARAN PERUSAHAAN
Nomor: 045/ST/X/23
Hal: Pemberitahuan
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT. Selamat Sentosa
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan adanya Peraturan Pemerintah Kota Bogor nomor: 72/PP/V/2023 terkait aturan larangan merokok di area lingkungan kerja, kami melarang seluruh pegawai karyawan PT. Selamat Sentosa untuk tidak merokok di area lingkungan kantor. Para karyawan bisa menggunakan ruangan smoking area yang sudah disediakan.
Demikian surat pemberitahuan larangan merokok di area kantor ini dibuat, harap menjadi maklum dan dipatuhi demi kenyamanan bersama.
Bogor, 15 Mei 2022
Mengetahui,
Direktur PT. Selamat Sentosa
Andi Syahputra
3. Contoh Surat Edaran Organisasi
PANITIA PENGURUS PEDULI ALUN ALUN CI AMIS
Jl. Kapten Naseh No. 20 Ci Amis
Telp. 0265901452
Email: penguruspedulialunalun@gmail.com
Ci Amis, 15 Mei 2023
Kepada Yth,
Para Pengunjung Alun-alun Ci Amis
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat edaran ini, kami beritahukan bahwa tanggal 20 Mei 2023, alun-alun Ci Amis akan ditutup karena menyusul insiden yang terjadi minggu lalu dan akan kembali dibuka pada tanggap 20 Juni 2023.
Demikian surat pemberitahuan terkait penutupan alun-alun Ci Amis ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Penyelenggara Pasar Malam
Ihsan Hakim
Contoh surat edaran organisasi, sekolah dan perusahaan di atas bisa Anda jadikan sebagai referensi terkait bagaimana cara membuatnya dengan benar. Sebelum membuatnya, ketahui bagian-bagian surat dan jenisnya agar semakin jelas.
