SOP Adalah Serangkaian Prosedur Kerja, Ini Tujuan dan Manfaatnya

Dewasa ini, keberadaan standard operating procedure atau SOP sudah menjadi keharusan. Keberadaannya menjadi standar baku, acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan. SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam.

Masing-masing perusahaan akan memerlukan SOP, untuk proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, yang bisa dilakukan adalah mempelajari langkah pembuatan SOP tidak bisa langsung melihat pada contoh SOP saja.

Pengertian SOP

Secara umum, SOP adalah serangkaian prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapat hasil yang diinginkan. Nantinya, hal ini akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.

Sementara itu, ada beberapa ahli juga yang memiliki pendapat tentang pengertian SOP itu sendiri. Seperti, menurut Sailendra, SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi berjalan lancar.

Sementara menurut Moekijat, SOP adalah urutan langkah-langkah dalam hal pelaksanaan pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Berhubungan dengan apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, kapan dan di mana melakukannya, juga siapa yang harus melakukannya.

Pengertian lain dari SOP juga dikemukakan oleh Insani. Menurutnya, SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis. Dokumen tersebut bersifat baku dan resmi.

Dokumen tersebut berisi serangkaian proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan juga siapa yang melaksanakan.

Fungsi SOP

Dalam pembuatanya, SOP memiliki beberapa fungsi. Secara umum, keberadaan SOP di perusahaan adalah, sebagai pedoman kerja yang harus ditaati semua pihak. SOP berguna untuk menjelaskan bagi karyawan atau pegawai yang baru bergabung dalam sebuah perusahaan, untuk mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawabnya, serta alur pelaporan kinerja yang ia lakukan.

Jika suatu perusahaan tidak memiliki SOP, maka karyawan yang baru masuk akan kebingungan terkait apa saja tugas yang harus dikerjakan. Oleh karena itu, penting bagi sebuah perusahaan atau instansi/organisasi memiliki SOP, yang akan berfungsi sebagai panduan kerja.

Secara perinci, keberadaan SOP dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa fungsi, antara lain:

1. Sebagai Panduan Kerja

Seperti telah disebutkan sebelumnya, SOP berfungsi sebagai panduan ketika bekerja. Dengan adanya aturan ini, maka akan memudahkan dalam hal operasional. Panduan ini berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan, yang berguna untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.

Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan. Sebab, setiap pekerjaan akan menjadi terarah. Dalam hal ini, pegawai akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan harapkan, dan sampai mana batasan kerja mereka.

Lebih lanjut, keberadaan SOP juga akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. Di sisi lain, dengan menerapkan SOP secara benar, maka perusahaan juga akan membantu karyawan untuk bekerja dengan optimal.

2. Sebagai Dasar Hukum

SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum yang berlaku dalam suatu organisasi atau perusahaan. Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk menjelaskan hak dan kewajiban dari setiap pihak yang terlibat dalam operasional suatu organisasi atau perusahaan.

Jika ada satu pihak yang melanggar aturan yang tertuang dalam SOP, maka hukuman yang akan didapatkan juga biasanya sudah tertuang di dalam aturan tersebut.

Dengan berpatokan pada pedoman yang tertuang dalam SOP, setiap kesalahan akan lebih mudah untuk dicari penyebabnya. Penulusuran penyebab kesalahan ini bisa dilakukan dengan mudah, karena cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.

3. Memberikan Informasi Pekerjaan

Dalam aplikasinya, SOP yang ada di dalam perusahaan memperinci segala aturan, maupun tahapan yang akan berkaitan dengan pekerjaan. Nantinya, pedoman perusahaan ini juga tidak hanya soal prosedur, namun juga akan berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja. Termasuk di dalamnya adalah kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul selama bekerja.

SOP akan mengatur semua langkah-langkah ketika hal tersebut terjadi. Dalam hal lain, panduan yang tertera dalam SOP juga akan mengatur apa yang perlu semua dilakukan seluruh pihak dalam kondisi yang tidak diinginkan. Misalnya, bagaimana kerja perusahaan tidak terganggu jika terjadi bencana alam, atau kekosongan jabatan pimpinan di suatu departemen.

4. Pedoman Disiplin Kerja

Keberadaan SOP juga berfungsi sebagai pedoman disiplin kerja. Ini terkait dengan aturan-aturan yang perlu diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam aktivitas internal perusahaan.

Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar. Dengan adanya hal tersebut, maka manfaat lain dari SOP perusahaan adalah menciptakan disiplin kerja.

Tujuan SOP

Dari beberapa fungsi pembuatan SOP yang telah dibahas, keberadaan panduan ini dibuat dengan pertimbangan mencapai tujuan tertentu. Beberapa tujuan pembuatan SOP adalah sebagai berikut.

1. Meminimalisir Kesalahan

Dengan adanya SOP, diharapkan setiap pihak yang ada di dalam suatu organisasi atau perusahaan akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk dilakukan. Ini menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.

2. Pedoman Kerja Karyawan

SOP berisi mengenai tahap-tahap yang harus diikuti setiap karyawan di masing-masing bagiannya. Tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memberikan pedoman kerja yang baku kepada setiap individu yang terlibat di tiap-tiap bagian.

Dengan adanya SOP, setiap individu karyawan akan memahami tentang apa saja yang perlu mereka lakukan. Selain bisa meminimalisir kesalahan, keberadaan SOP juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Memudahkan Adaptasi

Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memudahkan adaptasi kerja. Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan yang baru masuk akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya.

Selain memudahkan adaptasi karyawan baru, karena memudahkan mereka untuk mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu dikerjakan. Keberadaan SOP yang baik, juga memudahkan proses adaptasi karyawan yang berpindah bagian dalam satu lingkup organisasi atau perusahaan.

4. Membantu Perusahaan Mencapai Target

Keberadaan SOP, juga bertujuan untuk membantu perusahaan untuk mencapai target yang ditetapkan. Hal ini dimungkinkan, karena panduan kerja yang tertera dalam SOP sudah melalui penyusunan yang memperhatikan langkah-langkah bekerja yang efektif dan efisien.

Penyusunan langkah kerja atau metode yang memperhatikan aspek efektif dan efisien ini, pada akhirnya akan membantu perusahaan mencapai target yang duitetapkan.

Tentu, keberadaan SOP saja tidak bisa menjadi faktor utama pencapaian target, karena ada banyak faktor lain, seperti kualitas sumber daya manusia, kondisi market, inovasi, dan lain-lain. Namun, adanya SOP yang telah disusun dengan baik, menjadi salah satu faktor yang krusial dan turut berkontribusi penting dalam pencapaian target kinerja perusahaan.

Manfaat SOP

SOP sendiri merupakan satu hal yang wajib dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Pasalnya, panduan atau pedoman ini memiliki banyak manfaat.

Selain memberikan panduan kerja yang terstruktur dan sistematis, SOP juga memiliki manfaat lain, antara lain:

1. Meningkatkan Reputasi

Keberadaan SOP merupakan salah satu ciri dari keseriusan perusahaan dalam menjalankan bisnis. Di mata klien, perusahaan yang memiliki aturan dengan jelas dianggap tahu apa yang dikerjakan dan bagaimana harus mengerjakannya.

Dalam hal ini, maka salah satu manfaat dari SOP adalah, meningkatkan reputasi atau nama baik dari perusahaan itu sendiri. Ketika perusahaan tersebut menjalankan aturan yang ada dengan baik maka penilaian dari klien pun akan baik.

2. Sebagai Pedoman Bekerja

Sebuah perusahaan tentu tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP, karena keberadaannya akan sangat membantu para karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing.

Hal ini akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan juga menghindari tumpang tindih tugas ataupun lepas tanggung jawab. Lebih lanjut, panduan juga akan membuat pekerjaan jadi memiliki standar.

3. Alat Koreksi

SOP juga bermanfaat sebagai alat koreksi, apabila ditemui kesalahan dalam suatu pekerjaan. Melalui SOP, manajemen perusahaan dapat menelusuri sebuah kesalahan yang terjadi dengan lebih mudah. Karena, akan terlihat apabila suatu bagian tidak menjalankan panduan yang telah ditetapkan, dengan benar.

Ini dimungkinkan, karena penyusunan SOP sendiri dilakukan untuk memberikan standar, dan langkah-langkah yang harus dilakukan. Jika produk akhir tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka bisa ditelusuri bagian mana yang tidak menjalankan prosedur dengan benar.

4. Menjaga Ciri Khas Perusahaan

Manfaat lain dari penerapan SOP adalah, bisa menjaga ciri khas perusahaan. SOP perusahaan adalah panduan yang harus seluruh karyawan ikuti. Dengan adanya panduan ini maka siapapun yang mengerjakan, akan menghasilkan produk dengan kualitas dan standar yang sama.