Tips dan Cara Membuat Kop Surat di Word Paling Mudah

Kop surat menurut  Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah bagian atas surat yang berisi keterangan atau informasi perihal nama, alamat, dan nomor kantor dari suatu lembaga swasta, lembaga pemerintah, atau badan usaha, dan sebagainya. Kop surat menjadi salah satu acuan sebuah surat yang dikeluarkan itu bersifat resmi atau tidak.

Saat penggunaan komputer belum semasif sekarang, cara membuat kop surat dilakukan secara manual memakai mesin tik. Metode ini memang merepotkan, karena tidak sepraktis menggunakan aplikasi pengolah kata semacam Microsoft Word. Pada masa itu, untuk membuat satu kop surat diperlukan waktu pengerjaan cukup lama. Misalnya seperti harus mengukur mistar dan ukuran kertas terlebih dahulu, atau menghitung jumlah huruf serta spasi.

Sementara itu, cara membuat kop surat di Word  sangat mudah. Kalau sudah paham dengan fungsi Header di lembar kerja, kop surat dapat dibuat di seri Microsoft Word 2007 sampai seri terbarunya. Untuk lebih jelasnya berikut rangkuman tentang tips dan cara membuat kop surat di Word yang mudah dan praktis. Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Memahami Fungsi Header dan Footer di Microsoft Word

Pada umumnya, orang yang tidak tahu tentang fungsi header dan footer akan menggunakan fitur line di toolbar insert shapes untuk membuat kop surat secara manual. Ini bisa saja dilakukan, namun saat mengerjakan surat dalam jumlah banyak cara ini tidak begitu efektif. Selain itu, dengan menyalin line di setiap halaman tentu memakan waktu begitu lama.

Dikutip dari buku berjudul Buku Cepat Pintar Kuasai Microsoft Word 2007, cara membuat kop surat di Word yang cepat dan praktis yakni menggunakan menu Insert > Header & Footer > Header. Namun sebelum mengetahui lebih jauh tentang teknik membuat kop surat, ada baiknya fungsi serta perbedaan dari kedua tools ini dipahami dulu. Langkah ini akan mempermudah ketika hendak membuat kop surat di Word.

Pengertian dan Fungsi Header

Header adalah sebuah area yang ada pada margin bagian atas di semua halaman Microsoft Word. Area kosong ini dapat dimanfaatkan sebagai kop surat. Fungsi header cukup beragam, pengguna Word bisa memasukan informasi terkait nama, alamat, nomor kontak, dan lain sebagainya.

Dalam beberapa karya tulis tertentu, judul buku serta halamannya akan diletakkan di bagian header. Cukup membuatnya sekali di halaman lembar dokumen pertama, secara otomatis informasi tersebut akan muncul di semua halaman. Selain itu, logo ataupun gambar bisa disisipkan di bagian header. Hal ini bakal membuat tampilan dokumen jadi lebih menarik.

Pengertian dan Fungsi Footer

Hal yang membedakan antara footer dengan header adalah letaknya. Footer merupakan sebuah area yang posisinya berada di bawah margin halaman. Fungsi utamanya yaitu untuk menambahkan suatu teks di area tersebut. Contohnya menuliskan nomor halaman.

Dalam penulisan karya ilmiah seperti  jurnal, makalah, skripsi, dan lainnya, footer biasanya akan dipakai untuk menuliskan catatan kaki. Catatan kaki sendiri merupakan sebuah informasi tambahan berisi asal kutipan yang diambil, arti kata yang sukar dipahami, identitas sumber rujukan, dan sebagainya.

Perbedaan Header dan Footer

Berdasarkan pengertiannya, perbedaan header dan footer bisa diperinci sebagai berikut:

Perbedaan pertama, kedua area ini memiliki posisi yang berbeda pada halaman utama lembar kerja Microsoft Word. Header terletak di bagian atas margin, sedangkan footer tempatnya berada di bawah margin halaman.

Perbedaan kedua, header umumnya dipakai sebagai area yang menampilkan informasi seperti judul, nama, bab, dan lainnya. Selain tu, header juga digunakan untuk menempatkan kop surat. Singkatnya, langkah mudah tentang cara membuat kop surat di Word, yaitu memakai header. Sementara footer, lebih diperuntukan sebagai tempat penulisan halaman dan catatan kaki.

Bagaimana Cara Membuat Kop Surat di Word Menggunakan Header?

Microsoft Word seri manapun sebenarnya sudah menyediakan template kop surat gratis yang bisa dipakai. Namun, karena setelannya diatur secara default metode ini jarang dipakai.

Membuat kop surat di Word manual dengan memanfaatkan fitur line bisa dilakukan oleh siapapun. Akan tetapi, cara membuat kop surat di Word yang paling cepat menggunakan header masih jarang diketahui.

Bagi mereka yang sudah akrab dengan pekerjaan administrasi seperti membuat surat resmi, pastinya tidak begitu asing dengan header. Cara membuat kop surat di Microsoft Word 2010 atau seri lainnya, paling praktis memakai menu menu Insert > Header & Footer > Header.  Dengan memasukan logo, alamat, nama, dan informasi lainnya dari sebuah lembaga ke dalam header, maka secara otomatis kop surat sudah selesai dibuat.

Fitur header menjadi kunci penting dalam proses cara membuat kop surat di Word. Selain cepat, pengguna Microsoft Word dapat menciptakan template kop surat resmi milik lembaganya, dan bisa dipakai berulang kali.

Oleh karenanya, dari penjelasan di atas dapat disimpulkan sebelum mempelajari cara membuat kop surat di Microsoft Word 2010 atau cara membuat kop surat di Microsoft Word 2013, sebaiknya pahami dulu fungsi header & footer.

Struktur Kop Surat Resmi

Dilansir dari Ruang Guru, surat dinas atau surat resmi adalah sebuah surat yang dikeluarkan dan ditulis untuk urusan serta kepentingan formal. Surat resmi dibuat oleh lembaga pemerintahan, lembaga swasta, organisasi, badan usaha, perusahaan, sekolah, universitas, dan lain sebagainya. Mengingat sifatnya yang resmi, surat jenis ini terdiri dari beberapa bagian. Salah satu diantaranya adalah kop surat.

Pada umumnya, kop surat berfungsi sebagai identitas dari sebuah lembaga atau organisasi. Jika surat tersebut tidak memiliki kop surat, dapat dipastikan kalau surat itu bukan surat resmi. Dirangkum dari berbagai sumber berikut bagian-bagian yang ada di dalam kop surat:

1. Logo lembaga atau organisasi.
2. Nama lembaga atau organisasi.
3. Alamat lembaga atau organisasi.
4. Nomor telepon lembaga atau organisasi.
5. Nomor faximile lembaga atau organisasi.
6. Alamat e-mail lembaga atau organisasi.

Beberapa bagian atau komponen di atas fungsinya sangat penting. Sebab, si penerima surat akan tahu dari mana surat tersebut berasal. Isi dari kop surat juga harus jelas, dan mudah dibaca karena menyangkut identitas perusahaan atau lembaga. Jika datanya tidak jelas, penerima surat pastinya akan meragukan keaslian surat itu. Imbasnya nama lembaga/perusahaan akan menjadi buruk.

Sebagai langkah antisipasi, sebelum membuat kop surat di Microsoft Word pastikan semua informasi mengenai identitas perusahaan sudah benar.

Contoh-Contoh Kop Surat

Jenis-jenis kop surat bisa dibedakan dari lembaga atau organisasi yang mengeluarkannya. Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat kop surat di Word, berikut ini ada contoh kop surat yang bisa dijadikan sebagai referensi dan mudah dipahami.

 Contoh Kop Surat Perusahaan

Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manapun, sudah tentu memiliki kop suratnya sendiri. Sebagai contoh, anggap saja di bawah ini adalah sebuah perusahaan resmi bernama PT Cinta Adil Makmur Tbk yang bergerak di bidang jasa event organizer. Alamatnya berada di Jalan A, Kota Bandung, Jawa Barat. Berikut uraian lengkapnya:

Logo

PT Cinta Adil Makmur Tbk

Alamat Jalan A, Nomor 01, Kota Bandung, Jawa Barat, Kode Pos 1111

Telp: 011111, Fax: 888888, No. Hp: 01111111

Website: www.cintaadilmakmur.com

Email: cintaadil@makmur.net 

Contoh Kop Surat Lembaga Pemerintah

Contoh kop surat berikutnya adalah contoh kop surat dari lembaga pemerintah. Anggap saja, ada sebuah sekolah dasar negeri (SDN) bernama SDN Mawar Melati, di Jalan B, Kota Cirebon, Jawa Barat. Berikut contoh kop suratnya:

Logo

SDN Mawar Melati

Alamat Jalan B, Nomor 01, Kota Cirebon, Jawa Barat, Kode Pos 1111

Telp: 02222, Fax: 454545, No. Hp: 54546464

Website: www.sdnmawarmelati.sch.id

Email: sdnmawar@melati.id

Contoh Kop Surat Organisasi

Sama seperti sebelumnya, anggap saja ada sebuah organisasi masyarakat bernama Pemuda Cinta Lingkungan. Alamat organisasi ini berada di Jalan C, Kota Jakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Contoh kop suratnya sebagai berikut:

Logo

Pemuda Cinta Lingkungan

Alamat Jalan C, Nomor 01, Kota Jakarta, DKI Jakarta, Kode Pos 1111

Telp: 011123, Fax: 888833388, No. Hp: 0113232

Website: www.cintalingkungan.id

Email: cintalingkungan@pemuda.com

Demikian contoh kop surat resmi. Pembahasan berikutnya tentang cara membuat kop surat di Word.

Cara Membuat Kop Surat di Word Paling Mudah dan Cepat

Cara Membuat Kop Surat di Word 2007

1. Buka Microsoft Word 2007.
2. Masuk ke tab menu Insert > Header & Footer > Header.
3. Pilih opsi 'Blank'.
4. Tekan kombinasi tombol Ctrl + E untuk rata tengah.
5. Kemudian ketik informasi perusahaan.
6. Sisipkan logo dengan masuk ke Insert > Picture.
7. Langkah berikutnya, sesuaikan logo tersebut.
8. Secara otomatis, kop surat tersebut akan muncul di semua halaman pada lembar dokumen ini.
9. Klik save untuk simpan. Sehingga, file kop surat ini bisa dipakai kapanpun sesuai kebutuhan.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2010

Untuk cara membuat kop surat di Microsoft Word 2010, berikut tutorial lengkapnya:

1. Buka Microsoft Word 2010 dan buat dokumen baru.
2. Kemudian atur ukuran kertas dan margin sesuai keinginan.
3. Langkah berikutnya, klik kiri dua kali di bagian atas lembar kerja, dan arahkan kursor ke toolbar 'Design'.
4. Selanjutnya aktifkan 'Different First Page'.
5. Gunakan align center untuk membuat posisi teks berada di tengah header.
6. Lalu masukan informasi tentang perusahaan.
7. Sisipkan logo dengan cara klik toolbar 'insert', dan pilih 'picture'.
8. Jika sudah, atur posisi logo tersebut.
9. Buat garis pembatas dengan klik tab 'Home' dan pilih 'Borders and Shading'.
10. Tentukan garis yang akan dipakai, dan klik 'OK'.
11. Kop surat sudah berhasil dibuat di Microsoft Word 2010.

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2013

1. Pertama buka Microsoft Word 2013.
2. Buat dokumen baru.
3. Kemudian atur ukuran kertas dan margin sesuai keinginan.
4. Langkah berikutnya, klik kiri dua kali di bagian atas lembar kerja, dan arahkan kursor ke toolbar 'design'.
5. Selanjutnya aktifkan 'Different First Page'.
6. Gunakan align center untuk membuat posisi teks berada di tengah header.
7. Lalu masukan informasi tentang perusahaan.
8. Sisipkan logo dengan cara klik toolbar 'insert', dan pilih 'picture'.
9. Jika sudah, atur posisi logo tersebut.
10. Buat garis pembatas dengan klik tab 'Home' dan pilih 'Borders and Shading'.
11. Tentukan garis yang akan dipakai, dan klik 'OK'.
12. Kop surat sudah berhasil dibuat di Microsoft Word 2013.

Itulah cara membuat kop surat yang mudah dan praktis di Microsoft Word.