Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi Beserta Fungsinya

Contoh surat resmi ada beragam jenisnya, tergantung peruntukannya. Namun, surat yang diterbitkan perorangan, organisasi, hingga lembaga ini memiliki satu ciri khas yakni menggunakan bahasa yang formal dan baku.

Dalam kehidupan profesional hingga pendidikan, surat resmi penting sebagai suatu alat atau dokumen pengingat. Selain itu, surat resmi sering menjadi bukti dalam membuat surat perjanjian atau melihat perkembangan terhadap perusahaan maupun lembaga tertentu.

Meskipun dibuat untuk keperluan pribadi, surat resmi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku, seperti menggunakan bahasa dan struktur penulisan yang baku. Isi surat memuat keperluan atau maksud ditulisnya surat tersebut secara jelas, efektif, dan tidak bertele-tele.

Bagian Surat Resmi

Dalam surat terdapat bagian-bagian surat yang tidak boleh diabaikan. Hal ini dapat membantu pembaca untuk lebih memahami maksud dari surat resmi secara lebih jelas dan rinci. Berikut bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala surat

Kepala atau kop surat harus ada dalam surat resmi untuk menunjukan identitas dari pembuat surat. Kepala surat harus memuat beberapa hal berikut, yakni:

• Logo lembaga atau instansi (kalau ada).
• Nama instansi
• Alamat
• Nomor telepon atau email
• Jika surat berasal dari perusahan, penulis bisa menambahkan macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.

Kop surat berfungsi untuk memberi informasi terkait pihak pengirim atau penulis surat.

2. Tempat dan tanggal surat

Bagian ini ditulis untuk memberikan keterangan tentang lokasi dan waktu penulisan surat. Namun, jika lokasi sudah dicantumkan dalam kop surat, maka tidak perlu menulisnya kembali, cukup menambahkan tanggal surat.

Tempat dan tanggal surat umumnya ditulis di pojok kanan atas atau sejajar dengan nomor surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisahkan dengan tanda koma dan diakhiri dengan titik.

3. Nomor surat

Setiap instansi biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Hal ini dilakukan guna mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen pendukung surat utama yang dikirimkan bersamaan dengan surat resmi. Lampiran bisa sebagai bukti atau memperkuat dokumen utama, seperti laporan keuangan, daftar kegiatan, dan sebagainya.

5. Hal/perihal

Maksud dan tujuan ditulisnya surat tersebut.

6. Alamat tujuan

Berisi kepada siapa surat resmi ditujukan. Alamat tujuan sebagai bagian surat ditulis secara singkat, sebab alamat lengkap biasanya sudah dicantumkan pada sampul surat.

7. Salam pembuka

Bagian ini berisi kata sapaan kepada penerima surat. Kata sapaan yang biasa digunakan yaitu “dengan hormat” yang diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi surat

Isi surat resmi terdiri dari pembuka, isi pokok, dan penutup. Bagian pembuka ditulis untuk mengantar pembaca menuju inti pembahasan.

Sementara itu, isi pokok berisi maksud dan tujuan pembuat surat. Di bagian ini, isi surat harus ditulis secara jelas, padat, efektif, dan tidak bertele-tele.

Untuk bagian penutup umumnya memuat simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Bagian ini menandai uraian pokok atau isi surat sudah selesai dibahas.

9 .Salam penutup

Salam penutup ditulis sebagai bentuk sopan santun dan hormat kepada penerima atau pembaca surat.

10. Tanda tangan

Surat resmi akan dianggap sah apabila dibubuhkan tanda tangan dari pihak yang berwenang, seperti pimpinan instansi atau perusahaan. Di bawah tanda tangan tuliskan nama dan jabatan dari penanda tangan.

11. Tembusan

Tembusan merupakan keterangan adanya pihak lain yang juga menerima surat atau jika surat resmi perlu diketahui oleh pihak yang tertera dalam tembusan.

Contoh Surat Resmi

Setelah mengetahui apa itu surat resmi dan apa saja bagian-bagiannya, untuk lebih memahaminya berikut contoh surat resmi:

Contoh surat undangan resmi

Contoh surat undangan resmi ditujukan kepada seseorang atau instansi tertentu untuk menghadiri suatu acara. Berikut contohnya:

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN

KABUPATEN BANJARNEGARA

Jl. Nusantara No 12 Banjarnegara 54431

Banjarnegara, 13 Oktober 2021

Nomor:

Lampiran:

Perihal:

Yth.........................

...(alamat)....

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya (.........), dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang (.....) untuk menghadiri acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal:...................

Tempat:...........................

Acara:..............................

Demikian surat undangan ini kami buat dengan harapan bapak dapat berpartisipasi. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan Pariwisata dan Kebudayaan,

....(Nama Pengirim)....

***

Contoh surat dinas resmi

Surat dinas resmi berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Berikut contoh surat dinas resmi:

PEMERINTAH DAERAH KOTA BANJARNEGARA

DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA

Jl. Dr. Cipto No 8 Pekalongan 31945

Telp (...) Fax (...)

Banjarnegara, 13 Oktober 2021

Nomor:........

Lampiran:......

Perihal.......

Yth. Bidang Administrasi Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Kota Banjarnegara

Banjarnegara

Dengan hormat,

Kami dari dinas pemerintahan akan menggelar (.....) dalam rangka (.....). Acara tersebut akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal:..........

Waktu:..............

Tempat:............

Acara:............

Mengingat pentingnya kegiatan ini, kami berharap bapak/ibu bisa menghadiri acara dengan tepat waktu.

Demikian surat ini dibuat, atas perhatian dan kehadiran bapak/ibu kami ucapkan terima kasih.

Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota

Pemerintah Kota Banjarnegara

...(Nama Pengirim)...

Tembusan:

(.....)

***

Surat Tidak Resmi

Selain surat resmi, terdapat pula surat tidak resmi yang umumnya digunakan oleh seseorang untuk urusan yang bersifat pribadi.

Walaupun surat menyurat tradisional sudah bertransformasi ke bentuk digital, namun tidak menutup kemungkinan beberapa orang masih menggunakan surat untuk menyampaikan sesuatu kepada teman atau kerabat dengan maksud pribadi, yaitu dengan menulis surat tidak resmi.

Dalam penulisannnya, surat tidak resmi bisa dikatakan tidak memiliki aturan tertetu. Penulis bisa bebas mengeksplorasi bahasa dan kalimat untuk mengajukan suatu hal kepada orang yang ditujukan selama penerima bisa mengerti maksud dan tujuan surat.

Surat tidak resmi ditulis dengan tujuan yang beragam, mulai dari permintaan maaf, ucapan selamat ulang tahun, pemberitahuan atas suatu kejadian, mengajak teman berkunjung, dan sebagainya. Mengutip Surat Resmi, berikut contoh surat tidak resmi untuk sahabat.

Contoh Surat Tidak Resmi

Yogyakarta, 13 Oktober 2021

Putri Wulandari

Jln. Pasar Minggu, No. 35

Depok

Hei, apa kabar kamu, Put? Aku harap kamu baik-baik saja dan sehat selalu ya! Karena aku di sini juga sehat dan baik-baik saja, Put.

Put, rencananya bulan depan aku mau pergi ke rumah tante aku yang ada di Samarinda. Kalau sempat, aku bisa sekalian mampir ke rumahmu, ya. Boleh, kan? Boleh dong! Soalnya aku sudah kangen berat sama kamu, Put. Tungguin aku yaa!!

Put, kamu masih pelihara kucing gak di rumah? Siapa tuh namanya? Wendy bukan? Aku dengar Wendy baru lahiran ya? Hmmm jadi pengin nengok anak-anaknya, pasti pada lucu dan imut-imut kayak aku, hehee.

Put, Udah dulu ya surat dari aku. Jangan lupa dibalas ya. Aku tunggu balasan kamu loh!

Dari sahabatmu,

Nur Lailatul

***