Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi Beserta Fungsinya

Contoh surat resmi ada beragam jenisnya, tergantung peruntukannya. Namun, surat yang diterbitkan perorangan, organisasi, hingga lembaga ini memiliki satu ciri khas yakni menggunakan bahasa yang formal dan baku.

Dalam kehidupan profesional hingga pendidikan, surat resmi penting sebagai suatu alat atau dokumen pengingat. Selain itu, surat resmi sering menjadi bukti dalam membuat surat perjanjian atau melihat perkembangan terhadap perusahaan maupun lembaga tertentu.

Meskipun dibuat untuk keperluan pribadi, surat resmi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku, seperti menggunakan bahasa dan struktur penulisan yang baku. Isi surat memuat keperluan atau maksud ditulisnya surat tersebut secara jelas, efektif, dan tidak bertele-tele.

Bagian Surat Resmi

Dalam surat terdapat bagian-bagian surat yang tidak boleh diabaikan. Hal ini dapat membantu pembaca untuk lebih memahami maksud dari surat resmi secara lebih jelas dan rinci. Berikut bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala surat

Kepala atau kop surat harus ada dalam surat resmi untuk menunjukan identitas dari pembuat surat. Kepala surat harus memuat beberapa hal berikut, yakni:

• Logo lembaga atau instansi (kalau ada).
• Nama instansi
• Alamat
• Nomor telepon atau email
• Jika surat berasal dari perusahan, penulis bisa menambahkan macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.

Kop surat berfungsi untuk memberi informasi terkait pihak pengirim atau penulis surat.

2. Tempat dan tanggal surat

Bagian ini ditulis untuk memberikan keterangan tentang lokasi dan waktu penulisan surat. Namun, jika lokasi sudah dicantumkan dalam kop surat, maka tidak perlu menulisnya kembali, cukup menambahkan tanggal surat.

Tempat dan tanggal surat umumnya ditulis di pojok kanan atas atau sejajar dengan nomor surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisahkan dengan tanda koma dan diakhiri dengan titik.

3. Nomor surat

Setiap instansi biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Hal ini dilakukan guna mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen pendukung surat utama yang dikirimkan bersamaan dengan surat resmi. Lampiran bisa sebagai bukti atau memperkuat dokumen utama, seperti laporan keuangan, daftar kegiatan, dan sebagainya.

5. Hal/perihal

Maksud dan tujuan ditulisnya surat tersebut.

6. Alamat tujuan

Berisi kepada siapa surat resmi ditujukan. Alamat tujuan sebagai bagian surat ditulis secara singkat, sebab alamat lengkap biasanya sudah dicantumkan pada sampul surat.

7. Salam pembuka

Bagian ini berisi kata sapaan kepada penerima surat. Kata sapaan yang biasa digunakan yaitu “dengan hormat” yang diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi surat

Isi surat resmi terdiri dari pembuka, isi pokok, dan penutup. Bagian pembuka ditulis untuk mengantar pembaca menuju inti pembahasan.

Sementara itu, isi pokok berisi maksud dan tujuan pembuat surat. Di bagian ini, isi surat harus ditulis secara jelas, padat, efektif, dan tidak bertele-tele.

Untuk bagian penutup umumnya memuat simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Bagian ini menandai uraian pokok atau isi surat sudah selesai dibahas.

9 .Salam penutup

Salam penutup ditulis sebagai bentuk sopan santun dan hormat kepada penerima atau pembaca surat.

10. Tanda tangan

Surat resmi akan dianggap sah apabila dibubuhkan tanda tangan dari pihak yang berwenang, seperti pimpinan instansi atau perusahaan. Di bawah tanda tangan tuliskan nama dan jabatan dari penanda tangan.

11. Tembusan

Tembusan merupakan keterangan adanya pihak lain yang juga menerima surat atau jika surat resmi perlu diketahui oleh pihak yang tertera dalam tembusan.

Contoh Surat Resmi

Setelah mengetahui apa itu surat resmi dan apa saja bagian-bagiannya, untuk lebih memahaminya berikut contoh surat resmi:

Contoh surat undangan resmi

Contoh surat undangan resmi ditujukan kepada seseorang atau instansi tertentu untuk menghadiri suatu acara. Berikut contohnya:

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN

KABUPATEN BANJARNEGARA

Jl. Nusantara No 12 Banjarnegara 54431

Banjarnegara, 13 Oktober 2021

Nomor:

Lampiran:

Perihal:

Yth.........................

...(alamat)....

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya (.........), dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang (.....) untuk menghadiri acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal:...................

Tempat:...........................

Acara:..............................