Ada banyak cara untuk melamar pekerjaan. Salah satunya dengan mengirim lamaran pekerjaan lewat email. Email atau surat elektronik kini menjadi bagian penting untuk melakukan komunikasi secara formal, termasuk dalam proses perekrutan tenaga kerja baru pada sebuah perusahaan.
Cara mengirim lamaran kerja lewat email tidak boleh sembarangan. Harus ada etika dalam menyusunnya. Misalnya , seperti penggunaan bahasa yang baik, menyiapkan beberapa dokumen pendukung, dan masih banyak lagi.
Di era digital seperti sekarang, penggunaan email dalam proses recruitment pegawai baru cukup masif. Umumnya perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan via website atau aplikasi pencari kerja, akan memberikan instruksi kepada jobseeker (pencari kerja) untuk mengirim lamaran lewat email.
Jika Anda adalah jobseeker dan sedang aktif melamar pekerjaan, berikut tips dan cara melamar kerja lewat email, yang dihimpun dari Indeed, Glints, The Balance Careers, dan sumber lainnya. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
10 Tips dan Cara Melamar Kerja Lewat Email
Saat ini banyak perusahaan atau lembaga yang membuka lowongan kerja di situs pencari kerja seperti Jobstreet, LinkedIn, Glints, dan semacamnya. Memahami cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar, akan membantu Anda untuk mengirim surat lamaran kerja pada posisi yang ditawarkan.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar, berikut 10 tips yang bisa membantu Anda:
1. Lihat Kembali Persyaratan Lowongan Kerja
Sebelum melamar pekerjaan, hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah melihat kembali kualifikasi pada posisi yang ditawarkan. Contohnya, dalam sebuah proses recruitment untuk posisi copywriting, umumnya ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh calon pelamar seperti perlu memahami standar penulisan SEO (search engine optimization), memiliki gaya penulisan yang menarik, mudah dibaca, serta punya kemampuan persuasif.
Kualifikasi di atas harus Anda kuasai jika ingin melamar pada posisi copywriting. Hal ini pun berlaku untuk semua bagian yang ditawarkan oleh sebuah perusahaan. Singkatnya, ketika ingin melamar kerja lewat email, pastikan dulu apakah Anda sudah memenuhi persyaratan tersebut atau belum. Sebab, perusahaan pun tidak akan merekrut tenaga yang tidak profesional atau tidak memiliki kompetensi.
2. Lihat Contoh Surat Lamaran Kerja dan Cara Melamar Kerja Lewat Email
Tips berikutnya terkait cara melamar kerja lewat email, yaitu melihat beberapa contoh template surat lamaran kerja. Meski proses pengiriman berkas dilakukan via surat elektronik, Anda juga harus bersikap profesional dengan menyiapkan surat lamaran yang baik dan benar.
Sejumlah aplikasi atau situs pencari kerja biasanya sudah menyediakan beberapa contoh surat lamaran kerja. Anda bisa mengunduhnya dan melihat bagaimana struktur surat lamaran kerja tersebut.
Namun demikian, contoh-contoh surat lamaran kerja di internet sifatnya tidak mutlak benar atau salah. Anda perlu memilah dan menyusunnya kembali sesuai selera, tetapi tetap menggunakan struktur penulisan serta memakai gaya penulisan baku.
3. Siapkan Dokumen
Langkah berikutnya, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen pendukung untuk melamar sebuah pekerjaan. Dokumen identitas seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), sampai berkas ijazah harus disiapkan dengan rapi.
Mengingat Anda akan melamar kerja lewat email, usahakan berkas-berkas lamaran itu disimpan dalam format .doc atau .pdf. Anda pun harus mengarsipkannya dengan format .zip, .rar, serta lainnya. Cara ini akan memudahkan pihak recruiter untuk melihat dokumen Anda.
Selain itu, Anda juga perlu menamai berkas lamaran tersebut dengan benar. Misalnya nama file itu seperti ini “(Nama)-Curriculum Vitae.pdf” atau “(nama)-Ijazah Sarjana.doc”.
4. Gunakan Email Profesional
Tips dan cara melamar kerja lewat email selanjutnya yang mesti Anda perhatikan adalah alamat email. Jangan sampai Anda memakai email dengan nama alamat yang aneh dan tidak mencantumkan nama Anda.
Perlu diingat, HRD (Human Resource Department) tidak memiliki cukup waktu untuk melihat dan mengecek lamaran pekerjaan, yang masuk lewat email. Apabila nama alamat email Anda aneh, maka bisa saja lamaran Anda tidak dibaca oleh pihak recruiter.
Contoh kecilnya seperti ini. Anggap saja nama Anda adalah “Agus Rahmat”. Untuk alamat email, Anda bisa menggunakan format: rahmatagus100@gmail.com atau agusrahmat12345@gmail.com.
5. Gunakan Bahasa Formal atau Baku
Meski melamar kerja menggunakan email, Anda harus menuliskan isi email pada bodyemail dengan gaya bahasa formal. Artinya penulisannya sesuai kaidah penulisan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal ini pun berlaku jika Anda menggunakan Bahasa Inggris.
Penggunaan tanda baca, huruf kapital, dan tidak ada kesalahan penulisan kata atau typo, dapat mencerminkan bahwa Anda adalah seorang profesional. Pihak recruiter pun akan menyimak dan membaca lamaran Anda dengan leluasa.
6. Tulis Subject Email yang Jelas
Cara melamar kerja lewat email berikutnya yaitu Anda harus menulis subject email yang jelas. Meskipun terlihat sepele, hal ini akan menjadi masalah bagi Anda jika tidak menuliskan subjek email dengan benar.
Sebagai catatan, HRD sebuah perusahaan biasanya akan melirik email calon pelamar kerja dengan melihat subjek email yang ditulis. Untuk langkah antisipasi, Anda harus menuliskan subjek email dengan jelas.
Format penulisan subject email lamaran kerja umumnya hanya mencantumkan “Lamaran Kerja – (posisi yang dilamar”. Anda bisa memakai format “(nama) - Lamaran Kerja – (posisi yang dilamar).
7. Jangan Lupa Menuliskan Pembuka, Isi, dan Penutup Pada Email
Selain subjek email, Anda jangan sampai lupa menyusun bodyemail dengan format pembuka, isi, dan penutup. Contoh penulisannya agak mirip seperti surat lamaran kerja. Anda bisa mengikuti gaya penulisan berikut ini:
- Salam dan kalimat pembuka.
- Alasan mengapa Anda tertarik untuk melamar kerja lewat email.
- Jelaskan mengapa Anda yakin dengan posisi yang ditawarkan.
- Uraikan keunggulan dan kelebihan Anda untuk posisi tersebut.
- Cantumkan kontak dan akun media sosial yang dapat dihubungi.
- Tuliskan kalimat dan salam penutup.
8. Cek dan Koreksi Ulang Email
Sebelum mengirim lamaran Anda harus mengoreksi kembali tulisan pada bodyemail dan berkas yang dilampirkan. Cek kembali apakah dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan atau tidak.
9. Sertakan Surat Lamaran Kerja
Hal ini sering dilupakan oleh para jobseeker yang akan melamar kerja. Bisanya mereka menganggap kalau tulisan pada bodyemail sudah mewakili isi surat lamaran kerja. Sehingga mereka tidak melampirkan surat tersebut.
Padahal, perlu Anda ketahui bahwa dokumen surat lamaran kerja tetap dilampirkan meskipun Anda melamar lewat email. Dokumen atau berkas yang lengkap, akan memberikan nilai lebih kalau Anda sudah bersikap profesional.
10. Perhatikan Waktu untuk Mengirim Email
Jika semua tahapan di atas sudah dilakukan, Anda bisa langsung mengirimkan lamaran kerja beserta dokumen pelengkapnya via email. Meski begitu, usahakan Anda harus memperhatikan kapan waktu untuk mengirim email tersebut.
Langkah ini dapat membantu Anda, agar pihak recruiter membaca lamaran milik Anda. Anda bisa mengirim email pada jam kerja antara pukul 07.00 WIB sampai pukul 17.00 WIB.
Demikian ulasan tentang tips dan cara melamar kerja lewat email. Sebelum mengirim lamaran, ada baiknya Anda mengecek lowongan kerja (loker) yang hendak dilamar. Hal ini penting agar Anda bisa menyesuaikan diri dengan posisi yang ditawarkan.
Selain itu, Anda juga harus berhati-hati saat menerima tawaran recruitment. Sebab, saat ini banyak oknum yang melakukan penipuan dengan modus membuka loker. Untuk menghindarinya, Anda dapat mencari loker yang sesuai di situs atau aplikasi pencari kerja seperti linkedIn, Jobstreet, dan sebagainya.