Contoh Surat Resign dan Struktur Kaidah Penulisannya

Dalam bekerja ada suka dan duka dalam proses perjalanan. Apabila tidak ada kecocokan, maka yang terjadi adalah dua hal, pemecatan atau pengunduran diri atau resign yang tentunya terasa lebih elegan.

Walaupun demikian, perlu diketahui bahwa pengunduran diri atau surat resign adalah hal yang sensitif, sehingga perlu membuat contoh surat resign kerja yang baik agar tidak meninggalkan kesan buruk atau bertindak tidak profesional pada perusahaan. Oleh karenanya, dalam artikel ini akan menjelaskan tata cara menulis surat pengunduran diri yang baik dan benar.

Pengertian Surat Resign

Dikutip dari Gramedia.com, surat resign adalah surat yang ditujukan untuk memenuhi syarat administrasi yang ditulis oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri dari jabatan, atau tugas yang sedang dijabat saat itu.

Oleh karenanya, dapat dikatakan bahwa surat resign adalah wujud resmi untuk seorang karyawan berhenti dari pekerjaannya. Setiap perusahaan biasanya memiliki ketentuan tersendiri soal surat pengunduran diri ini, namun dapat dipastikan jika perusahaan pasti membutuhkan surat pengunduran diri secara resmi jika karyawannya ingin keluar dari perusahaan.

Mengundurkan diri dari perusahaan tidak cukup hanya secara lisan atau omongan. Perlu ada surat untuk menunjukkan profesionalitas dan syarat administrasi baik bagi karyawan ataupun perusahaan.

Membuat Surat Resign yang Baik dan Benar
Untuk membuat surat resign harus memiliki dua ketentuan utama, yaitu baik dan sopan. Berikut alasan membuat surat resign yang baik dan benar:

1. Meningkatkan Profesionalisme Menjadi Lebih Tinggi

Membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar, juga memerlukan kesopanan sehingga memiliki dampak positif bagi perusahaan yang akan ditinggalkan. Selain itu, etika karyawan yang akan hengkang perlu diperhatikan, tidak bisa keluar begitu saja tanpa pemberitahuan apapun.

2. Membantu Perusahaan Mencari Karyawan Pengganti

Surat pengunduran diri juga memberikan sinyal kepada perusahaan untuk segera mencari karyawan pengganti saat ada yang mengundurkan diri. Apabila Anda mengundurkan diri begitu saja, akan membuat perusahaan kebingungan untuk mencari orang yang akan bertanggungjawab mengelola pekerjaan Anda sebelumnya. Apalagi, jika posisi pekerjaan Anda merupakan divisi yang krusial dan tidak boleh terbengkalai.

Oleh karenanya, surat pengunduran diri dapat membuat hubungan Anda dengan perusahaan tetap baik karena bisa berkomunikasi secara baik pula meskipun ingin keluar. Pentingnya menjaga hubungan baik dengan perusahaan bertujuan untuk memudahkan Anda jika sewaktu-waktu membutuhkan bantuan perusahaan lama Anda. Tak hanya itu, hubungan baik bisa menjaga relasi pekerjaan Anda.

3. Membuat Status yang Jelas Antara Hak dan Kewajiban Sebagai Karyawan

Surat resign kerja yang Anda berikan akan memberikan kejelasan untuk perusahaan, dalam hal struktur karyawan dan status pekerja bagian tertentu di perusahaan tersebut. Jadi, surat pengunduran diri juga memastikan bahwa Anda sudah tidak memiliki sangkut paut dengan urusan perusahaan sejak surat tersebut dibuat dan diserahkan. Itu juga akan memperjelas hak dan kewajiban yang dilimpahkan kepada Anda, sebagai karyawan.

Format Surat Resign Kerja yang Baik dan Benar
Berikut format surat resign diri baik dan benar dan bisa Anda ajukan kepada bagian Human Resource and Development alias HRD. Contoh surat resign yang baik harus memiliki tujuh pokok pikiran, sebagai berikut:

1. Nama jelas kota dan tanggal
2. Nama lengkap perusahaan dan alamat perusahaan
3. Salam pembuka
4. Alasan mengapa Anda ingin mengundurkan diri dari pekerjaan tersebut
5. Mencantumkan tanggal jelas kapan Anda mulai tidak aktif atau mengundurkan diri
6. Memberikan ucapan maaf dan terimakasih kepada pihak perusahaan
7. Beri salam penutup dan tanda tangan

Contoh Surat Resign Pertama
Berikut contoh surat resign yang baik dan benar dengan tujuh pola yang disebutkan sebelumnya:

Kepada
Yth. Pimpinan
PT. Karya Abadi
Jakarta

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ratih Mahesti
Alamat : Jl. Ketapang Utara, Jakarta
Jabatan : Marketing
Nomor ID : 6627901

Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri dari jabatan Marketing di perusahaan Karya Abadi. Terhitung pada tanggal 1 /9 /2021 bersama dengan kontrak yang telah berakhir.

Dengan rasa syukur yang sebesar-besarnya saya sampaikan terima kasih kepada Bapak/Ibu karena sudah memberikan saya kesempatan bekerja, belajar, dan berkembang di perusahaan Karya Abadi selama 4 tahun. Selain itu, saya juga ingin menyampaikan banyak terima kasih kepada rekan-rekan kerja karena telah bekerja sama untuk mencapai target perusahaan.

Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya karena memutuskan untuk tidak lagi menjadi bagian dari perusahaan Karya Abdi. Tidak lupa saya ucapkan mohon maaf atas segala kesalahan yang mungkin sempat saya lakukan dan meninggalkan kesan buruk di hati Bapak/Ibu selama bekerja di PT Karya Abadi.

Demikian surat ini saya buat dan serahkan dengan sebenar-benarnya tanpa paksaan orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat saya,

(Ratih Mahesti)

Demikian contoh surat pengunduran diri kerja yang baik dan benar yang bisa ditiru oleh Anda yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan.

Contoh Surat Resign Kedua

Berikut contoh surat resign yang dikutip dari situs Gramedia.com:

Jakarta, 10 Oktober 2020

Kepada Yth,
Kepala PT Karya Sutera
Di Jl. Alam Abadi, Jakarta

Dengan Hormat,

Nama : Amelia Mahendra
Departemen : Marketing
Jabatan : Staf Personalia
No Induk Karyawan : 6627876

Saya yang merupakan salah seorang karyawan PT Karya Sutera, ingin mengajukan surat permohonan pengunduran diri dari pekerjaan dengan alasan ingin melanjutkan bisnis keluarga.

Adapun surat ini dibuat berdasarkan dengan ketentuan dan kontrak kerja yang tertulis pada surat kesepakatan bersama antara karyawan dan perusahaan. Surat ini juga dibuat berdasarkan dengan undang-undang kerja dan sesuai dengan prosedur hubungan industrial PT Karya Sutera tanpa ada tendensi apapun yang tersembunyi di dalamnya.

Demikian surat ini saya buat dan serahkan dengan sebena-benarnya tanpa paksaan orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat Saya,

Amelia Mahendra