Mencermati Format Penulisan dan Contoh Surat Peringatan 1

Ekrut
Ilustrasi, surat peringatan.
Editor: Agung
9/5/2023, 13.08 WIB

Dalam dunia kerja, karyawan dituntut untuk menjaga profesionalitas serta menaati perusahaan. Namun dalam prosesnya, masih saja ada karyawan yang melanggar peraturan yang sudah dibuat. Bila memang ada karyawan yang demikian, biasanya pihak perusahaan akan memberikan surat peringatan kepada karyawan tersebut.

Dikutip dari laman Ekrut, surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang terhadap tindakan individu yang dianggap tidak pantas, melanggar atau negatif. Dalam lingkup dunia kerja, pihak yang berwenang adalah pimpinan atau perusahaan sementara individu adalah karyawan di dalamnya.

Surat peringatan umumnya dikeluarkan sebagai pengakuan atas pelanggaran dalam etos kerja perusahan. Adapun sifatnya yaitu sebagai teguran agar karyawan tersebut memperbaiki diri dan perilaku dalam bekerja di masa depan.

Pada artikel ini, akan dibahas lebih mendalam tentang surat peringatan mulai dari format penulisan hingga contohnya. Berikut di bawah ini ulasannya. 

Contoh Surat Peringatan 1 (Ekrut)

Format Surat Peringatan Kerja 

Surat peringatan kerja baik SP 1, 2, dan 3 adalah surat yang resmi dikeluarkan perusahaan yang sifatnya formal. Itu berarti dalam proses penulisannya, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan.

Berikut contoh format surat teguran karyawan secara umum.

  • Kop surat
  • Tanggal pembuatan surat dan nomor surat
  • Salam dan kata pembuka
  • Identitas karyawan yang diberikan peringatan
  • Penjelasan isi surat, yakni alasan pemberian surat teguran dan keterangan tujuan terkait SP tersebut
  • Penutup surat

Contoh Surat Peringatan 1

Berdasarkan  Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pasal 161 tentang Ketenagakerjaan, surat peringatan karyawan diberikan secara bertahap yaitu SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-masng masa berlaku selama enam bulan.

Surat peringatan 1 atau SP-1 biasanya diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan seperti tidak memenuhi target, melanggar SOP, atau daftar kehadiran yang buruk.

Berikut ini empat contoh surat peringatan 1 dari berbagai sumber yang bisa dipelajari agar paham seperti apa format penulisan SP-1 yang baik dan benar. 

Contoh 1

PT. CONTOH MERDEKA PERMAI

Menara ABC, Jl Sudirman no. 3, Jakarta

Telp (12345)

 

SURAT PERINGATAN

No: SP/020/06/2020

 

Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada:

Nama: Ezra

Nomor karyawan: 2345

Jabatan: Staff IT

Surat peringatan ini diterbitkan berdasarkan tindakan pelanggaran disiplin atas tata tertib yang telah Saudara Ezra lakukan. Saudara diketahui tidak masuk kerja tanpa memberikan keterangan 2 kali berturut-turut dalam satu bulan. 

Berdasarkan peraturan yang berlaku di perusahaan, ketidakhadiran tanpa keterangan maksimal memiliki toleransi 1 (satu) hari dalam satu bulan. Jika melebihi batas tersebut namun masih tidak ada kabar yang jelas, maka perusahaan dapat mengeluarkan surat peringatan pertama.

Oleh karena itu, Saudara Ezra akan mendapatkan sanksi berupa SP 1 yang berlaku 2 bulan sejak terbitnya surat ini. Apabila saudara masih melakukan pelanggaran kembali, maka perusahaan akan memberikan sanksi yang lebih keras.

Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dijadikan acuan melakukan introspeksi. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 6 Juni 2020

Kepala personalia,

Budiman

Contoh 2

PT ABCDE

Jl. Sudirman, Jakarta 

Telp. (021) 123456

 

Nomor: SP/008/06/2021

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Peringatan

Kepada Yth.

Saudari Linda

Staff Marketing PT ABCDE

di Tempat

 

Memperhatikan surat perjanjian kerja Tour and Travel PT ABCDE tertanggal 01 Februari 2021, dengan ini Kepala personalia PT ABCDE menginformasikan.

Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan dari Ketua Tim Marketing PT ABCDE. Kinerja Saudari Linda selama bekerja sebagai staff marketing  dinyatakan tidak memenuhi target yang ditetapkan perusahaan selama 3 bulan berturut-turut.

Saudari Linda juga memiliki absensi yang buruk selama waktu yang telah disebutkan di atas.

Oleh karenanya Saudari Linda diberikan Teguran Tertulis

Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.

Jakarta, 8 Juni 20212

PT ABCDE

 

Yusuf

Kepala personalia

Contoh Surat Peringatan 1 (Shutterstock)

Contoh 3

PT. Jaya Angkasa Utama

Jalan Malaya Barat Nomor 11, Jakarta

Telepon: (021) 800900, Email: kontak@jayaangkasautama.com

 

Nomor: SP/009/07/2019

Lampiran: 1 lembar

Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP 1)

 

Kepada Yth. Azar Sentosa

Staf Marketing PT. Jaya Angkasa Utama

di tempat

 

Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) PT. Jaya Angkasa Utama tertanggal 7 Februari 2019, dengan ini Kepala Personalia PT. Jaya Angkasa Utama memberitahukan bahwa:

Berdasarkan laporan evaluasi yang diberikan oleh Ketua Tim Marketing PT. Jaya Angkasa Utama, kinerja Saudara Azar Sentosa sebagai staf marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang telah perusahaan tetapkan selama 4 bulan berturut-turut;

Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara Azar Sentosa memiliki absensi yang dinilai buruk oleh perusahaan, khususnya selama jangka waktu yang sudah disebutkan sebelumnya.

Berdasarkan kondisi tersebut, kami mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai teguran untuk Saudara Azar Sentosa agar tidak mengulangi kesalahan yang sama dan mau memperbaiki diri kedepannya.

Besar harapan kami agar Saudara Azar Sentosa lebih memperhatikan peraturan PT. Jaya Angkasa Utama sehingga tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Kami membutuhkan performa terbaik dari Anda demi kemajuan perusahaan ke depannya.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan untuk diperhatikan dan disadari sebagaimana harusnya.

 

Jakarta, 9 Juli 2019

PT. Jaya Angkasa Utama

 

Yana Julianto

Kepala Personalia

Contoh 4

PT. ANDALAN UTAMA

Jalan Jaya Baya Nomor 56 – 59, Jakarta

Telepon: 0192020, Email: contact@andalanutama.com

 

Nomor: SP/019/03/2020

Lampiran: 1 lembar

Perihal: Surat Peringatan Pertama

 

Kepada Yth.

Saudara Bara Hartono

Staf Pemasaran PT. Andalan Utama

di tempat

 

Berdasarkan hasil evaluasi yang dilaporkan oleh bagian SDM, melalui surat ini Kepala Bagian Personalia ingin memberitahukan bahwa:

Saudara Bara Hartono tercatat menunjukkan kinerja yang buruk selama 3 bulan secara berturut-turut sehingga tidak mampu mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan. Kinerja yang kurang produktif berpotensi besar untuk merugikan perusahaan sehingga kami memberikan surat peringatan ini sebagai teguran dan bahan intropeksi diri.

Demikian surat peringatan ini kami keluarkan agar Saudara Bara Hartono dapat menyadari kesalahan yang telah dilakukan dan memperbaiki diri kedepannya.

Jakarta, 9 Maret 2020

Kepala Bagian Personalia,

 

Maharani Mawar