Mencermati Format Penulisan dan Contoh Surat Peringatan 1
Dalam dunia kerja, karyawan dituntut untuk menjaga profesionalitas serta menaati perusahaan. Namun dalam prosesnya, masih saja ada karyawan yang melanggar peraturan yang sudah dibuat. Bila memang ada karyawan yang demikian, biasanya pihak perusahaan akan memberikan surat peringatan kepada karyawan tersebut.
Dikutip dari laman Ekrut, surat peringatan adalah pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang terhadap tindakan individu yang dianggap tidak pantas, melanggar atau negatif. Dalam lingkup dunia kerja, pihak yang berwenang adalah pimpinan atau perusahaan sementara individu adalah karyawan di dalamnya.
Surat peringatan umumnya dikeluarkan sebagai pengakuan atas pelanggaran dalam etos kerja perusahan. Adapun sifatnya yaitu sebagai teguran agar karyawan tersebut memperbaiki diri dan perilaku dalam bekerja di masa depan.
Pada artikel ini, akan dibahas lebih mendalam tentang surat peringatan mulai dari format penulisan hingga contohnya. Berikut di bawah ini ulasannya.
Format Surat Peringatan Kerja
Surat peringatan kerja baik SP 1, 2, dan 3 adalah surat yang resmi dikeluarkan perusahaan yang sifatnya formal. Itu berarti dalam proses penulisannya, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan.
Berikut contoh format surat teguran karyawan secara umum.
- Kop surat
- Tanggal pembuatan surat dan nomor surat
- Salam dan kata pembuka
- Identitas karyawan yang diberikan peringatan
- Penjelasan isi surat, yakni alasan pemberian surat teguran dan keterangan tujuan terkait SP tersebut
- Penutup surat
Contoh Surat Peringatan 1
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pasal 161 tentang Ketenagakerjaan, surat peringatan karyawan diberikan secara bertahap yaitu SP-1, SP-2, dan SP-3 dengan masing-masng masa berlaku selama enam bulan.
Surat peringatan 1 atau SP-1 biasanya diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan seperti tidak memenuhi target, melanggar SOP, atau daftar kehadiran yang buruk.
Berikut ini empat contoh surat peringatan 1 dari berbagai sumber yang bisa dipelajari agar paham seperti apa format penulisan SP-1 yang baik dan benar.
Contoh 1
PT. CONTOH MERDEKA PERMAI
Menara ABC, Jl Sudirman no. 3, Jakarta
Telp (12345)
SURAT PERINGATAN
No: SP/020/06/2020
Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada:
Nama: Ezra
Nomor karyawan: 2345
Jabatan: Staff IT
Surat peringatan ini diterbitkan berdasarkan tindakan pelanggaran disiplin atas tata tertib yang telah Saudara Ezra lakukan. Saudara diketahui tidak masuk kerja tanpa memberikan keterangan 2 kali berturut-turut dalam satu bulan.
Berdasarkan peraturan yang berlaku di perusahaan, ketidakhadiran tanpa keterangan maksimal memiliki toleransi 1 (satu) hari dalam satu bulan. Jika melebihi batas tersebut namun masih tidak ada kabar yang jelas, maka perusahaan dapat mengeluarkan surat peringatan pertama.
Oleh karena itu, Saudara Ezra akan mendapatkan sanksi berupa SP 1 yang berlaku 2 bulan sejak terbitnya surat ini. Apabila saudara masih melakukan pelanggaran kembali, maka perusahaan akan memberikan sanksi yang lebih keras.
Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dijadikan acuan melakukan introspeksi. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 6 Juni 2020
Kepala personalia,
Budiman
Contoh 2
PT ABCDE
Jl. Sudirman, Jakarta
Telp. (021) 123456
Nomor: SP/008/06/2021
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudari Linda
Staff Marketing PT ABCDE
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Tour and Travel PT ABCDE tertanggal 01 Februari 2021, dengan ini Kepala personalia PT ABCDE menginformasikan.
Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan dari Ketua Tim Marketing PT ABCDE. Kinerja Saudari Linda selama bekerja sebagai staff marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang ditetapkan perusahaan selama 3 bulan berturut-turut.
Saudari Linda juga memiliki absensi yang buruk selama waktu yang telah disebutkan di atas.
Oleh karenanya Saudari Linda diberikan Teguran Tertulis
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 8 Juni 20212
PT ABCDE
Yusuf
Kepala personalia
Contoh 3
PT. Jaya Angkasa Utama
Jalan Malaya Barat Nomor 11, Jakarta
Telepon: (021) 800900, Email: kontak@jayaangkasautama.com
Nomor: SP/009/07/2019
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Kepada Yth. Azar Sentosa
Staf Marketing PT. Jaya Angkasa Utama
di tempat
Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) PT. Jaya Angkasa Utama tertanggal 7 Februari 2019, dengan ini Kepala Personalia PT. Jaya Angkasa Utama memberitahukan bahwa:
Berdasarkan laporan evaluasi yang diberikan oleh Ketua Tim Marketing PT. Jaya Angkasa Utama, kinerja Saudara Azar Sentosa sebagai staf marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang telah perusahaan tetapkan selama 4 bulan berturut-turut;
Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara Azar Sentosa memiliki absensi yang dinilai buruk oleh perusahaan, khususnya selama jangka waktu yang sudah disebutkan sebelumnya.
Berdasarkan kondisi tersebut, kami mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai teguran untuk Saudara Azar Sentosa agar tidak mengulangi kesalahan yang sama dan mau memperbaiki diri kedepannya.
Besar harapan kami agar Saudara Azar Sentosa lebih memperhatikan peraturan PT. Jaya Angkasa Utama sehingga tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Kami membutuhkan performa terbaik dari Anda demi kemajuan perusahaan ke depannya.
Demikian surat teguran ini kami sampaikan untuk diperhatikan dan disadari sebagaimana harusnya.
Jakarta, 9 Juli 2019
PT. Jaya Angkasa Utama
Yana Julianto
Kepala Personalia
Contoh 4
PT. ANDALAN UTAMA
Jalan Jaya Baya Nomor 56 – 59, Jakarta
Telepon: 0192020, Email: contact@andalanutama.com
Nomor: SP/019/03/2020
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Saudara Bara Hartono
Staf Pemasaran PT. Andalan Utama
di tempat
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilaporkan oleh bagian SDM, melalui surat ini Kepala Bagian Personalia ingin memberitahukan bahwa:
Saudara Bara Hartono tercatat menunjukkan kinerja yang buruk selama 3 bulan secara berturut-turut sehingga tidak mampu mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan. Kinerja yang kurang produktif berpotensi besar untuk merugikan perusahaan sehingga kami memberikan surat peringatan ini sebagai teguran dan bahan intropeksi diri.
Demikian surat peringatan ini kami keluarkan agar Saudara Bara Hartono dapat menyadari kesalahan yang telah dilakukan dan memperbaiki diri kedepannya.
Jakarta, 9 Maret 2020
Kepala Bagian Personalia,
Maharani Mawar
