Memahami Struktur Organisasi Fungsional Beserta Manfaat dan Bagiannya

Struktur organisasi fungsional merupakan jenis struktur organisasi ini yang paling umum digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsional, pembagian kerjanya kemudian dilakukan berdasarkan pada fungsi masing-masing manajemen.

Diantaranya Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran dan Sumber Daya Manusia, Manajemen Produksi, dan lain-lain. Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja.

Dengan menerapkan fungsi struktur organisasi fungsional di perusahaan, maka biaya operasional bisa ditekan secara maksimal. Namun, kelemahan dalam struktur organisasi fungsional terdapat pada menyampaikan informasi dari yang satu ke yang lainnya atau dari tim A ke orang lain.

Manfaat Struktur Organisasi Fungsional

Dikutip dari laman Gramedia.com, setidaknya terdapat tujuh manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang menerapkan struktur organisasi ini, yaitu:

1. Manfaat Spesialisasi

Jika karyawan di dalam perusahaan dibagi menjadi beberapa departemen berdasarkan dengan kegiatan utamanya. Maka setiap departemen akan bisa dipimpin oleh orang yang sudah ahli dalam bidangnya.

Hal tersebut akan membuat pekerjaan bisa lebih efisien dan bisa lebih cepat selesai.

2. Terbentuknya Koordinasi

Dalam struktur organisasi yang sudah bekerja dalam departemen yang sama, kita bisa menyebutnya dengan spesialis. Pada akhirnya hal tersebut bisa menciptakan koordinasi dari departemen menjadi lebih mudah dan juga bisa terus ditingkatkan.

3. Manajerial Mengalami Peningkatan

Struktur organisasi fungsional mampu membantu meningkatkan efisiensi manajer, karena pekerjaan tersebut bisa dilakukan secara berulang. Hal ini yang bisa memungkinkan terjadinya peningkatan keuntungan perusahaan.

4. Meminimalisasi Terjadinya Duplikasi Tugas

Sebenarnya, duplikasi fungsi dan tugas sangat jarang terjadi. Misalnya, departemen keuangan tentu akan mengerjakan fungsinya dalam mengelola keuangan.

Departemen atau divisi lain tentu tidak perlu ikut campur dalam mengerjakan masalah yang berkaitan dengan keuangan.

5. Pelatihan Difasilitasi

Setiap karyawan di dalam departemen yang sama di perusahaan akan memiliki keterampilan dan fokus yang tinggi. Untuk karyawan yang ada, mereka bisa memperoleh pelatihan bila ada kebijakan lain yang berkaitan dengan hukum ataupun peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.

6. Kecepatan Operasional

Seorang senior manajer akan bisa menyelesaikan masalahnya lebih cepat daripada orang lain yang minim pengalaman. Ketika melakukan pelatihan untuk karyawan baru, seorang manajer bisa lebih cepat untuk memberikan informasi tugasnya pada karyawan.

Contoh Bentuk Struktur Organisasi Fungsional

Berikut ini adalah beberapa contoh struktur organisasi fungsional yang banyak digunakan perusahaan.

1. Dewan Direksi Perusahaan

Dewan direksi di dalam struktur perusahaan adalah sekelompok orang profesional yang bertanggung jawab dalam memimpin perusahaan. Biasanya, dewan direksi perusahaan mempunyai susunan direksi seperti di bawah ini:

• Seorang direktur utama
• Enam orang direktur
• Tiga orang wakil direktur

2. Manajer Perusahaan

Manajer adalah sekelompok orang profesional di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tugas dalam memimpin setiap bidang manajerial yang terdapat di bawahnya. Berikut ini adalah beberapa contoh bentuk sistem manajerial di dalam struktur organisasi fungsional:

Manajer SDM (Human Resources)

Setiap manajer HRD atau sumber daya manusia mempunyai serangkaian tanggung jawab yang harus mereka selesaikan, yaitu:

• Mengelola sistem human resource yang terdapat di perusahaan
• Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan
• Bertanggung jawab pada sistem absensi karyawan dan sistem payroll
• Membuat suatu format dalam proses rekrutmen tenaga kerja
• Melakukan kegiatan evaluasi dalam tingkat kepuasan karyawan
• Melakukan training atau pelatihan dan mengevaluasinya
• Mengelola dan mengawasi anggaran HRD
• Bertanggung jawab di dalam proses performance appraisal

Manajer Keuangan (Finance & Accounting)

Pada struktur organisasi fungsional, manajer keuangan akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

• Mengambil keputusan yang penting terkait berbagai investasi dan pembiayaan
• Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pasar modal
• Melakukan pengawasan pada proses perencanaan, pelaporan, dan juga pembayaran pajak agar bisa lebih efisien
• Melakukan koordinasi anggaran perusahaan
• Mengelola fungsi akuntansi dan memproses berbagai data keuangan melalui laporan keuangan yang akurat
• Mengawasi aliran arus kas perusahaan
• Mengawasi pengeluaran perusahaan yang dianggap tidak penting

Manajer Produksi (Engineering & Manufacturing)

Tugas manajer produksi di dalam struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

• Melakukan negosiasi, perencanaan, dan juga pengorganisasian jadwal produksi
• Mengawasi jalannya suatu proses produksi
• Menjadi penghubung antara staf marketing, pembeli, dan bagian penjualan.
• Menentukan standar kontrol kualitas proses produksi
• Melakukan penilaian suatu proyek dan sumber daya untuk memenuhi persyaratannya.

Manajer Pemasaran (Marketing, Sales, & Services)

Di dalam struktur organisasi fungsional, tugas utama dari seorang manajer pemasaran adalah sebagai berikut:

• Membuat perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar
• Melakukan perencanaan riset pemasaran, yakni dengan selalu mengikuti perkembangan pasar, khususnya untuk berbagai produk yang dikeluarkan kompetitor
• Melakukan identifikasi dan membuat perkiraan peluang yang nantinya akan terjadi di pasar
• Merencanakan perkembangan jaringan pemasaran di dalam perusahaan
• Melakukan berbagai tindakan pencegahan dalam menghadapi minim penjualan.

Manajer Purchasing (Purchasing & Research)

Setiap manajer purchasing di dalam struktur organisasi fungsional biasanya akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

• Mengelola kebijakan purchasing perusahaan serta memastikan pembelian bahan baku persediaan perusahaan sudah sesuai dengan anggaran yang terdapat di dalam kebijakan tersebut
• Memilih pemasok terbaik untuk bisa bekerjasama dalam jangka waktu yang panjang dengan pihak perusahaan.
• Menjalin hubungan yang baik dengan departemen lain, seperti dengan departemen keuangan untuk mengelola anggaran persediaan barang
• Mengontrol proses procurement perusahaan
• Menghemat anggaran perusahaan dalam hal penyediaan barang.