Ada banyak contoh surat resmi sekolah yang bisa dijadikan sebagai panduan. Surat resmi sekolah merupakan salah satu jenis surat yang banyak digunakan untuk menyampaikan suatu hal secara resmi mengenai keperluan sekolah.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu. Mulai dari kepentingan lembaga, pribadi hingga organisasi. Misalnya untuk undangan pernikahan, surat edaran, pemberitahuan dan lainnya.
Surat resmi biasanya ditulis menggunakan kaidah kebahasaan atau aturan yang telah ditentukan. Seperti menggunakan bahasa baku, isi surat jelas, kalimatnya efektif dan ditulis secara cermat sesuai keperluan.
2 Contoh Surat Resmi Sekolah
Tujuan dibuatnya surat resmi ialah untuk menyampaikan izin, pemberitahuan, pengumuman, penugasan dan lainnya kepada pihak yang berkepentingan maupun instansi terkait. Penulisannya harus baku dan formal sesuai ketentuan masing-masing. Berikut contoh surat resmi sekolah:
1. Contoh Surat Resmi Sekolah 1
SMA Negeri 1 Tasikmalaya
Jalan Rumah Sakit Umum No.28, Kota Tasikmalaya
No. Telp. (0265) 8321xxx, email: smanegeri1@gmail.com
Tasikmalaya, 08 November 2023
Yth.
Orang tua/Wali Murid Kelas Xll
SMA Negeri 1 Tasikmalaya
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan siswa siswi SMA Negeri 1 Tasikmalaya khususnya kelas Xll, kami selaku badan pendidikan bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun IPA di luar sekolah. Adapun acara akan kami laksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 26 November 2023
Pukul: 08.30 s.d 12.30
Acara: Penelitian Tumbuhan-tumbuhan Langka
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
SMAN 1 Tasikmalaya
(Nama Kepala Sekolah)
NIP.
2. Contoh Surat Resmi Sekolah 2
Pemerintah Daerah Kota Bandung
Dinas Pendidikan
SMA Negeri 2 Kota Bandung
Jl. Cihampelas No.173, Cipaganti, Ke. Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat 40131
Tel/Fax: 06182346xxx, e-mail: smanegeri2@gmail.com
Bandung, 08 November 2023
No: 0425/77/235
Lamp:-
Hal: Rapat Wali Murid
Kepada
Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Siswa Kelas X
Di
Tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Dengan ini, Kepala Sekolah SMA Negeri 2 Kota Bandung mengundang Bapak/Ibu/orang tua/wali siswa kelas X untuk menghadiri Rapat Bagi Siswa Baru. Dengan tujuan mensosialisasikan mengenai peraturan dan kegiatan sekolah. Rapat ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 26 November 2023
Waktu: 09.00 – selesai
Tempat: Aula SMA Negeri 2 Kota Bandung
Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/orang tua/wali siswa kelas X. Demikian surat pemberitahuan Rapat Siswa Baru ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Kepala Sekolah
SMA Negeri 2 Kota Bandung
(Nama Kepala Sekolah)
NIP.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi memiliki beberapa fungsi dan kegunaan, berikut di antaranya:
1. Menyampaikan informasi penting ke pihak lain yang berwenang seperti organisasi, perusahaan atau pemerintah.
2. Mengirimkan perintah atau permintaan formal kepada pihak lain seperti perintah melakukan pembayaran, menyediakan dokumen atau permintaan mengadakan suatu pertemuan.
3. Membuat komitmen formal antara dua pihak seperti kontrak perjanjian kerja.
4. Mendokumentasikan transaksi bisnis atau perjanjian antara kedua belah pihak seperti faktur atau surat pengiriman.
5. Menyampaikan laporan atau hasil investigasi oleh perusahaan atau instansi pemerintah.
6. Meminta izin atau persetujuan dari pihak berwenang seperti izin membangun gedung atau persetujuan mengadakan acara.
7. Menyampaikan pengaduan atau keluhan kepada pihak berwenang seperti pengaduan layanan yang buruk atau keluhan mengenai kondisi lingkungan.
Kaidah Kebahasaan Surat Resmi
Surat resmi mengacu pada kebahasaan yang baku. Tidak hanya menggunakan bahasa formal, perhatikan 3 hal berikut:
1. Kata Ganti
Dalam surat resmi kata ganti yang digunakan di antaranya saya, Anda, kita, kami dan beliau.
2. Kata Sapaan
Kata sapaan digunakan untuk menyapa penerima surat resmi. Penulis bisa menggunakan kata sapa istilah kekerabatan seperti Bapak, Ibu atau Saudara. Jika penerima surat memiliki jabatan bisa menggunakan gelar yang tercantum seperti: dr. Yudi Amarul, AKBP Ika Rosdiana, Menteri Keuangan Sri Mulyani.
3. Huruf Kapital, Titik dan Tanda Koma
Huruf kapital biasanya digunakan di awal kalimat, nama orang, hari dan bulan, nama tempat dan nama jabatan. Sementara tanda koma digunakan untuk memisahkan tempat dan gelar. Adapun titik merupakan tanda baca yang harus ada di setiap akhir kalimat dan singkatan.
Demikian penjelasan tentang contoh surat resmi sekolah yang bisa Anda jadikan sebagai referensi. Sebelum membuatnya perhatikan kaidah kebahasaan surat resmi dan struktur surat resmi yang baik dan benar agar tidak salah saat membuatnya.