SOP Adalah Serangkaian Prosedur Kerja, Ini Tujuan dan Manfaatnya

Dewasa ini, keberadaan standard operating procedure atau SOP sudah menjadi keharusan. Keberadaannya menjadi standar baku, acuan untuk melakukan sebuah proses kerja dalam perusahaan. SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam.

Masing-masing perusahaan akan memerlukan SOP, untuk proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, yang bisa dilakukan adalah mempelajari langkah pembuatan SOP tidak bisa langsung melihat pada contoh SOP saja.

Pengertian SOP

Secara umum, SOP adalah serangkaian prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapat hasil yang diinginkan. Nantinya, hal ini akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.

Sementara itu, ada beberapa ahli juga yang memiliki pendapat tentang pengertian SOP itu sendiri. Seperti, menurut Sailendra, SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi berjalan lancar.

Sementara menurut Moekijat, SOP adalah urutan langkah-langkah dalam hal pelaksanaan pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Berhubungan dengan apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, kapan dan di mana melakukannya, juga siapa yang harus melakukannya.

Pengertian lain dari SOP juga dikemukakan oleh Insani. Menurutnya, SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis. Dokumen tersebut bersifat baku dan resmi.

Dokumen tersebut berisi serangkaian proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan juga siapa yang melaksanakan.

Fungsi SOP

Dalam pembuatanya, SOP memiliki beberapa fungsi. Secara umum, keberadaan SOP di perusahaan adalah, sebagai pedoman kerja yang harus ditaati semua pihak. SOP berguna untuk menjelaskan bagi karyawan atau pegawai yang baru bergabung dalam sebuah perusahaan, untuk mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawabnya, serta alur pelaporan kinerja yang ia lakukan.

Jika suatu perusahaan tidak memiliki SOP, maka karyawan yang baru masuk akan kebingungan terkait apa saja tugas yang harus dikerjakan. Oleh karena itu, penting bagi sebuah perusahaan atau instansi/organisasi memiliki SOP, yang akan berfungsi sebagai panduan kerja.

Secara perinci, keberadaan SOP dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa fungsi, antara lain:

1. Sebagai Panduan Kerja

Seperti telah disebutkan sebelumnya, SOP berfungsi sebagai panduan ketika bekerja. Dengan adanya aturan ini, maka akan memudahkan dalam hal operasional. Panduan ini berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan, yang berguna untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.

Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan. Sebab, setiap pekerjaan akan menjadi terarah. Dalam hal ini, pegawai akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan harapkan, dan sampai mana batasan kerja mereka.

Lebih lanjut, keberadaan SOP juga akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. Di sisi lain, dengan menerapkan SOP secara benar, maka perusahaan juga akan membantu karyawan untuk bekerja dengan optimal.

2. Sebagai Dasar Hukum

SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum yang berlaku dalam suatu organisasi atau perusahaan. Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk menjelaskan hak dan kewajiban dari setiap pihak yang terlibat dalam operasional suatu organisasi atau perusahaan.

Jika ada satu pihak yang melanggar aturan yang tertuang dalam SOP, maka hukuman yang akan didapatkan juga biasanya sudah tertuang di dalam aturan tersebut.

Dengan berpatokan pada pedoman yang tertuang dalam SOP, setiap kesalahan akan lebih mudah untuk dicari penyebabnya. Penulusuran penyebab kesalahan ini bisa dilakukan dengan mudah, karena cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.

3. Memberikan Informasi Pekerjaan

Dalam aplikasinya, SOP yang ada di dalam perusahaan memperinci segala aturan, maupun tahapan yang akan berkaitan dengan pekerjaan. Nantinya, pedoman perusahaan ini juga tidak hanya soal prosedur, namun juga akan berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja. Termasuk di dalamnya adalah kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul selama bekerja.

SOP akan mengatur semua langkah-langkah ketika hal tersebut terjadi. Dalam hal lain, panduan yang tertera dalam SOP juga akan mengatur apa yang perlu semua dilakukan seluruh pihak dalam kondisi yang tidak diinginkan. Misalnya, bagaimana kerja perusahaan tidak terganggu jika terjadi bencana alam, atau kekosongan jabatan pimpinan di suatu departemen.

4. Pedoman Disiplin Kerja

Keberadaan SOP juga berfungsi sebagai pedoman disiplin kerja. Ini terkait dengan aturan-aturan yang perlu diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam aktivitas internal perusahaan.

Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar. Dengan adanya hal tersebut, maka manfaat lain dari SOP perusahaan adalah menciptakan disiplin kerja.

Tujuan SOP

Dari beberapa fungsi pembuatan SOP yang telah dibahas, keberadaan panduan ini dibuat dengan pertimbangan mencapai tujuan tertentu. Beberapa tujuan pembuatan SOP adalah sebagai berikut.

1. Meminimalisir Kesalahan

Dengan adanya SOP, diharapkan setiap pihak yang ada di dalam suatu organisasi atau perusahaan akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk dilakukan. Ini menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.

2. Pedoman Kerja Karyawan

SOP berisi mengenai tahap-tahap yang harus diikuti setiap karyawan di masing-masing bagiannya. Tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memberikan pedoman kerja yang baku kepada setiap individu yang terlibat di tiap-tiap bagian.

Dengan adanya SOP, setiap individu karyawan akan memahami tentang apa saja yang perlu mereka lakukan. Selain bisa meminimalisir kesalahan, keberadaan SOP juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Memudahkan Adaptasi

Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memudahkan adaptasi kerja. Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan yang baru masuk akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya.

Selain memudahkan adaptasi karyawan baru, karena memudahkan mereka untuk mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu dikerjakan. Keberadaan SOP yang baik, juga memudahkan proses adaptasi karyawan yang berpindah bagian dalam satu lingkup organisasi atau perusahaan.

4. Membantu Perusahaan Mencapai Target

Keberadaan SOP, juga bertujuan untuk membantu perusahaan untuk mencapai target yang ditetapkan. Hal ini dimungkinkan, karena panduan kerja yang tertera dalam SOP sudah melalui penyusunan yang memperhatikan langkah-langkah bekerja yang efektif dan efisien.

Penyusunan langkah kerja atau metode yang memperhatikan aspek efektif dan efisien ini, pada akhirnya akan membantu perusahaan mencapai target yang duitetapkan.

Tentu, keberadaan SOP saja tidak bisa menjadi faktor utama pencapaian target, karena ada banyak faktor lain, seperti kualitas sumber daya manusia, kondisi market, inovasi, dan lain-lain. Namun, adanya SOP yang telah disusun dengan baik, menjadi salah satu faktor yang krusial dan turut berkontribusi penting dalam pencapaian target kinerja perusahaan.

Manfaat SOP

SOP sendiri merupakan satu hal yang wajib dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Pasalnya, panduan atau pedoman ini memiliki banyak manfaat.

Selain memberikan panduan kerja yang terstruktur dan sistematis, SOP juga memiliki manfaat lain, antara lain:

1. Meningkatkan Reputasi

Keberadaan SOP merupakan salah satu ciri dari keseriusan perusahaan dalam menjalankan bisnis. Di mata klien, perusahaan yang memiliki aturan dengan jelas dianggap tahu apa yang dikerjakan dan bagaimana harus mengerjakannya.

Dalam hal ini, maka salah satu manfaat dari SOP adalah, meningkatkan reputasi atau nama baik dari perusahaan itu sendiri. Ketika perusahaan tersebut menjalankan aturan yang ada dengan baik maka penilaian dari klien pun akan baik.

2. Sebagai Pedoman Bekerja

Sebuah perusahaan tentu tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP, karena keberadaannya akan sangat membantu para karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing.

Hal ini akan membuat pekerjaan menjadi efektif dan juga menghindari tumpang tindih tugas ataupun lepas tanggung jawab. Lebih lanjut, panduan juga akan membuat pekerjaan jadi memiliki standar.

3. Alat Koreksi

SOP juga bermanfaat sebagai alat koreksi, apabila ditemui kesalahan dalam suatu pekerjaan. Melalui SOP, manajemen perusahaan dapat menelusuri sebuah kesalahan yang terjadi dengan lebih mudah. Karena, akan terlihat apabila suatu bagian tidak menjalankan panduan yang telah ditetapkan, dengan benar.

Ini dimungkinkan, karena penyusunan SOP sendiri dilakukan untuk memberikan standar, dan langkah-langkah yang harus dilakukan. Jika produk akhir tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka bisa ditelusuri bagian mana yang tidak menjalankan prosedur dengan benar.

4. Menjaga Ciri Khas Perusahaan

Manfaat lain dari penerapan SOP adalah, bisa menjaga ciri khas perusahaan. SOP perusahaan adalah panduan yang harus seluruh karyawan ikuti. Dengan adanya panduan ini maka siapapun yang mengerjakan, akan menghasilkan produk dengan kualitas dan standar yang sama.

Keberadaan SOP yang sudah disusun dengan baik dan benar, juga akan mampu menjaga kualitas atau standar kerja yang ada. Sehingga, standar kerja perusahaan tetap terjaga, meski ada pergantian karyawan.

5. Memberikan Aturan yang Jelas

Dengan adanya SOP, maka panduan-panduan kerja yang ada di dalamnya secara tidak langsung juga menjadi aturan yang harus semua pihak ikuti. Setiap pihak yang terkait dengan pedoman tersebut harus menjadikannya sebagai aturan.

Nantinya, di dalam pedoman itu sendiri akan terdapat aturan tentang pihak yang tidak mengikuti panduan dan pedoman tersebut dengan baik. Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan terdapat aturan yang mewajibkan semua karyawan menggunakan seragam.

Ketika ada karyawan yang tidak menggunakan seragam, maka aturan SOP tersebut juga akan mengatur tentang hukuman apa yang akan karyawan tersebut dapatkan. Dalam hal ini, maka pedoman ini juga akan bermanfaat sebagai pemberi aturan yang jelas.

Prinsip Penyusunan SOP

Dalam setiap penyusunan SOP setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah masalah prinsip dalam penyusunan aturan itu sendiri.

Karena fungsinya yang sangat penting, maka pembuatan SOP itu sendiri tidaklah bisa dibuat dengan sembarangan. Setidaknya, dalam pembuatannya ada beberapa prinsip yang perlu untuk menjadi perhatian. Beberapa prinsip tersebut antara lain:

1. Jelas dan Mudah Dipahami

Karena akan menjadi pedoman dan akan banyak orang yang menggunakan, maka setiap aturan dan tahapan yang ada di dalam SOP haruslah jelas dan mudah dipahami. Dalam penerapannya juga setiap langkah yang ada di panduan ini haruslah mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan.

Selain itu, pembuatan panduan ini juga sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini dilakukan, guna menghindari timbulnya salah paham ketika seorang karyawan mengartikan maksud yang ada di panduan tersebut.

2. Efektif dan Efisien

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah semua pihak akan dengan mudah paham apa yang harus mereka kerjakan. Itulah sebabnya, dalam pembuatannya juga aturan ini harus bisa membuat semua sistem kerja menjadi efektif dan juga efisien.

Setiap prosedur kerja yang ada di SOP haruslah dibuat dengan efisien. Hal ini guna menjaga efisiensi waktu, tenaga, dan tentunya biaya. Namun, efisiensi ini juga akan sangat berkaitan dengan efektivitas. Dalam hal ini, maka target perusahaan haruslah menjadi patokan paling tinggi.

Secara mudah, dalam pembuatannya, SOP perusahaan haruslah dibuat dengan berdasarkan tujuan perusahaan itu sendiri. Aturan ini akan menjadi cara untuk mewujudkan tujuan tersebut dengan cara yang efisien dan efektif.

3. Keselarasan

Prinsip lainnya dalam penyusunan SOP adalah adanya keselarasan. Keselarasan ini salah satunya yang berkaitan dengan tujuan dari perusahaan. Selain itu, Keselarasan ini juga berkaitan dengan visi, misi, sumber daya, dan juga beberapa hal lain.

4. Dinamis

Dalam hal ini, berarti SOP bisa berubah sewaktu-waktu. Tentunya perubahan ini terjadi dengan pemberitahuan sebelumnya. Perubahan dalam aturan menjadi penting karena harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

Di sinilah pentingnya evaluasi dari SOP itu sendiri. Nantinya, setiap kekurangan yang ada bisa diperbaiki dan menghasilkan aturan atau panduan terbaru yang lebih baik.

5. Terukur

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah, untuk membantu perusahaan mencapai tujuan atau targetnya. Dalam hal ini, tujuan atau target inilah yang harus bisa diukur, baik secara kuantitas maupun kualitas.

Prinsip terukur dalam pembuatan aturan ini juga menjadi penting, salah satunya sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya ukuran yang jelas, maka akan mudah menilai apakah aturan yang ada masih relevan atau tidak.

6. Terbuka

Salah satu prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ketika membuat SOP adalah keterbukaan. Itu artinya setiap aturannya haruslah bersifat transparan. Setiap pihak harus tahu dengan jelas semua hak dan tanggung jawabnya.

Keterbukaan ini juga berarti bahwa setiap aturan bisa berubah. Ketika aturan yang berlaku dianggap sudah tidak efektif atau sudah tidak relevan maka perubahan bisa dilakukan.

7. Kepastian Hukum

Selain masalah prosedur kerja, SOP juga biasanya akan mengatur jika terjadi kesalahan. Dalam hal ini maka di dalamnya juga akan berisi hukuman. Setiap hukuman yang ada, tentunya harus sesuai dengan hukum yang berlaku.

SOP juga akan mengatur, jika ada salah satu pihak yang tidak mengikuti pedoman yang berlaku. Lebih lanjut, panduan juga mengatur tentang apakah seorang karyawan bisa dilindungi atau tidak jika yang bersangkutan mengalami tuntutan hukum.

Tips Menyusun SOP

Selain memperhatikan prinsip seperti di atas, dalam pembuatan SOP juga ada beberapa tips yang bisa menjadi salah satu cara membuat aturan yang efektif dan baik. Beberapa tips untuk menyusun aturan tersebut antara lain:

1. Menentukan Orang yang Tepat

Karena keberadaan SOP yang penting bagi standarisasi kerja perusahaan, proses pembuatannya juga tidak bisa sembarangan. Orang atau tim yang bertanggung jawab menyusun SOP harus orang atau tim yang mengerti betul alur kerja perusahaan.

Selain membutuhkan orang yang memiliki keterampilan menulis, pembuatan SOP juga memerlukan orang yang mengerti hal teknis dan non-teknis dari perusahaan tersebut. Dalam beberapa kasus, SOP perusahaan juga dibuat oleh pihak eksternal yang mereka sewa, yang memiliki keahlian dalam merumuskan standar kinerja di suatu industri.

2. Memiliki Visual yang Menarik

SOP akan berisi banyak panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Hal ini akan memunculkan masalah jika panduan yang ada hanya tersedia dalam format teks atau tulisan saja.

Pasalnya, tidak semua orang nyaman membaca sesuatu yang berisi seluruhnya tulisan. Beberapa orang, justru lebih paham jika melihat gambar, baik berupa bagan ataupun petunjuk kinerja yang diterjemahkan secara visual.

Selain itu, fungsi visual dari SOP juga adalah agar membuat orang tertarik untuk membacanya. Panduan yang berisi banyak aturan dan pedoman akan sangat membosankan jika isinya hanya teks atau tulisan saja.

3. Gaya Penulisan

Dalam hal ini maka selalu perhatikan siapa target yang dituju. Kesalahan yang sering terjadi adalah, SOP dibuat dengan tulisan atau gaya bahasa yang tidak sesuai dengan target.

Meskipun memiliki tujuan dan maksud yang sama, namun panduan untuk bagian teknik tidak bisa disamakan dengan panduan untuk bagian keuangan (finance). Hal ini karena, pemahaman dari setiap orang tersebut akan berbeda. Jika hal ini terjadi, maka hanya akan menimbulkan kebingungan dalam penerjemahan pedoman itu sendiri.

Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya ketika pembuatan SOP setiap divisi atau bagian ikut serta. Hal ini berguna untuk menyamakan pemahaman dan juga menciptakan pedoman yang lebih rinci.

4. Memperhatikan Proses Kerja di Lapangan

Dalam hal ini, maka setiap pembuatan SOP harus memperhatikan siapa yang akan menggunakannya dan juga bagaimana pelaksanaanya nanti. Pastikan juga jika pada penggunaannya nanti, tidak menimbulkan masalah lain.

Itulah pentingnya memperhatikan setiap pedoman yang sudah ada. Dengan demikian, ketika akan membuat pedoman yang baru, penting untuk mempelajari apa saja yang kurang. Untuk kemudian diperbaiki.

5. Lakukan Pengujian

Ada baiknya, sebelum SOP tersebut menjadi aturan tetap maka dilakukan pengujian dalam beberapa waktu tertentu. Hal ini berguna, untuk menilai apakah aturan yang baru tersebut sudah sesuai harapan atau belum.

Selain itu, pengujian ini juga akan menilai bagaimana respon dari karyawan atau pihak yang terkait. Seperti, apakah aturan yang baru ini memudahkan atau malah membuat tambah rumit.

6. Pastikan Setiap Aturan yang Dibuat Memiliki Alasan

Dalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan tentang mengapa aturan tersebut dibuat. Di sini, maka perlu ada jawaban atas pertanyaan tersebut.

Oleh karena itu, dalam penyusunan SOP juga perlu memberikan alasan terkait mengapa aturan tersebut ada. Oleh karenanya jangan sampai ada pihak yang berpikir jika aturan tersebut dibuat hanya untuk menguntungkan pihak yang lain.

7. Pastikan Semua Pihak Setuju

Karena pelaksanaan SOP ini akan merupakan tanggung jawab bersama, maka cukup penting juga untuk memastikan semua pihak yang terlibat setuju atas aturan tersebut. Persetujuan ini juga untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.

8. Selalu Tinjau SOP yang Sudah Ada

Aturan yang berlaku saat ini adalah perbaikan dari aturan yang berlaku sebelumnya. Hal ini juga menegaskan, jika aturan yang ada saat ini masih mungkin untuk mengalami perubahan.

Ini dimungkinkan, karena aturan tersebut sudah tidak relevan, kondisi yang berubah, ataupun faktor lain. Di sinilah pentingnya untuk selalu memantau setiap aturan yang berlaku. Jika dirasa sudah muncul banyak kekurangan, maka aturan tersebut bisa langsung dirubah.