Fungsi Administrasi Keuangan Menurut Para Ahli

Administrasi keuangan adalah pengelolaan aktivitas yang berkaitan dengan sistem keuangan untuk mencapai tujuan tiap perusahaan atau organisasi. Fungsi administrasi keuangan dalam perusahaan selalu dibutuhkan untuk mengelola keuangan.

Mengutip buku Manajemen Keuangan oleh Jeni Irnawati, SE, MM., pengertian administrasi keuangan dibagi menjadi dua. Administrasi keuangan dalam arti sempit, adalah seluruh pencatatan masuk dan keluarnya keuangan yang digunakan untuk mendanai kegiatan organisasi kerja dalam bentuk pembukuan keuangan.

Sedangkan administrasi keuangan dalam arti luas, merupakan kebijakan pengadaan dan penggunaan keuangan demi menjalankan kegiatan organisasi atau kegiatan perencanaan, pengaturan pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan.

Fungsi Administrasi Keuangan

Fungsi administrasi keuangan adalah membantu perusahaan untuk mengatur semua sistem keuangan yang ada di perusahaan agar berjalan dengan baik. Berikut beberapa fungsi administrasi keuangan :

1. Investment Function

Administrasi keuangan yang berfungsi untuk investasi perusahaan, dimana perusahaan akan menyimpan dana untuk digunakan keperluan perusahaan. Investasi yang dilakukan adalah investasi jangka pendek seperti utang piutang, kas dan lainnya.

Sedangkan investasi jangka panjang seperti gedung, kendaraan, tanah, uang tunai dan lainnya.

2. Shopping Function

Berdasarkan fungsi belanjanya, administrasi keuangan dapat membantu perusahaan untuk membelanjakan semua kebutuhan operasional secara bijaksana.

3. Profil Sharing Function

Administrasi keuangan bisa membantu untuk meningkatkan kepercayaan pada perusahaan dalam menentukan pembagian hasil ke investor, guna membagi hasil atas kontribusinya menanamkan dana investasi ke perusahaan. Berkat laporan keuangan tersebut, manajer bisa menentukan berapa besaran dividen yang harus diberikan ke investor.

4. Fundraising Function

Selain fungsi diatas, administrasi keuangan juga berfungsi sebagai penggalangan dana, maksudnya perusahaan dapat penuhi segala kegiatan dan kebutuhan oleh perusahaan. Metode ini bisa dipakai sebagai tujuan administrasi keuangan untuk mencari investor atau sponsor yang nantinya akan menaruh dana ke perusahaan.

Manfaat Administrasi Keuangan

Setelah memahami pengertian administrasi keuangan dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui apa saja manfaat administrasi keuangan tersebut. Secara umum, setidaknya ada tiga manfaat dari administrasi keuangan, yaitu:

• Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
• Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih bermanfaat.
• Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan laporan keuangan dapat diminimalisir.

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam pelaksanaannya, administrasi keuangan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

• Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
• Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan dibuat detail anggarannya.
• Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi.
• Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan dana agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
• Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan menyimpannya di tempat yang aman.
• Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan.
  Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Proses Administrasi Keuangan

Secara singkat, proses dalam administrasi keuangan terdiri dari enam tahap, yaitu:

1. Proses merencanakan keuangan perusahaan atau organisasi
2. Mengorganisasikan keuangan perusahaan atau organisasi
3. Mengarahkan keuangan perusahaan atau organisasi
4. Mengoordinasikan keuangan perusahaan atau organisasi
5. Mengawasi keuangan perusahaan atau organisasi
6. Melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan perusahaan atau organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Tugas Administrasi Keuangan

Semua orang yang bekerja di perusahaan bidang apapun akan diberikan tanggung jawabnya masing-masing. Seperti administrasi keuangan, mereka memiliki beberapa tugas yang harus dikerjakan sebagai berikut :

1. Membuat Rencana Keuangan

Administrator keuangan ditugaskan untuk membuat rencana keuangan perusahaan. Rencana keuangan meliputi pengeluaran, pendapatan, keuangan, informasi, pembayaran, pembelian, sampai anggaran bulanan.

2. Membuat Laporan Keuangan

Membuat laporan tentang keuangan perusahaan adalah tugas administrator keuangan. Biasanya administrator akan mencatat keuangan setiap tahunnya dan membuat asumsi kondisi keuangan perusahaan kedepannya.

Laporan yang dibuat meliputi neraca, analisis pendapatan sekarang sampai masa depan, dan laba rugi.

3. Mengelola Uang Tunai

Administrator bertanggung jawab membuat laporan mengenai penarikan uang atau setoran, pembuatan rekening baru, menentukan jumlah dana setoran, dan mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola Pinjaman atau Kredit

Tugas terakhir adalah mengelola dana pinjaman atau kredit. Contohnya, saat perusahaan mengalami kegiatan utang piutang dan pemberian tagihan.

5. Penutupan Rekonsiliasi dan Akun

Orang bagian administrasi juga terlibat saat penutupan organisasi. Penutupan organisasi adalah proses akuntansi yang meliputi depresiasi aset tetap perusahaan, publikasi informasi pembayaran dan rekonsiliasi dari perbedaan inventaris.

Administrasi terlibat saat proses penggajian setiap bulannya yang dilakukan perusahaan dan penutupan akun rekonsiliasi. Biasanya perusahaan melakukan tindakan ini setiap bulanan atau tahunan.

6. Entri Jurnal

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk menyusun dan menyimpan jurnal secara teratur. Menurut prinsip akuntansi dasar, entri jurnal adalah catatan kronologis semua transaksi yang terjadi di perusahaan. Biasanya entri jurnal akan disimpan di dalam buku besar yang telah dibuat oleh akun tertentu.