Administrasi Adalah Ilmu Pengaturan Kebijakan, Ini Penjelasannya
Bagi Anda yang memiliki perusahaan atau lembaga yayasan, tentu akrab dengan istilah dalam ilmu administrasi. Administrasi menjadi penting karena bagian dari pengelolaan perusahaan, yang meliputi pendataan dan pengaturan hal-hal berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan agar bisa dioptimalkan.
Term administrasi identik dengan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan memiliki sistem administrasi. Di mana aktivitas tersebut dilaksanakan ahlinya, yang disebut administrator atau staf administrasi.
Administrasi dalam pola kerja perusahaan, karena dapat membantu memudahkan pekerjaan baik yang bersifat formal maupun non formal. Terutama dalam hal pengelolaan data-data, adanya administrasi menjadikan pengelolaan tersebut lebih mudah dan tepat. Mungkin selama ini sebagian dari Anda sering melakukan pekerjaan administrasi tetapi belum tahu bahwa pekerjaan tersebut termasuk bentuk administrasi. Berikut penjelasannya:
Penjelasan Singkat Administrasi
Sebagaimana dikutip dari buku Manajemen Administrasi Perkantoran karya Ida Nuraida, bahwa administrasi adalah aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi. Oleh karenanya dapat disimpulkan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi.
Di sisi lain dapat diartikan pula, bahwa administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan. Administrasi juga merupakan bentuk proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.
Fungsi Administrasi
Dalam lalu lintas keuangan perusahaan, administrasi menjadi penting karena memiliki beberapa fungsi antara lain:
1. Bentuk Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.
2. Proses Penyusunan
Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.
3. Fungsi Koordinasi
Dalam organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.
4. Laporan Transparansi
Administrasi memiliki peran dalam laporan menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis. Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.
5. Pembuatan Anggaran
Anggaran merupakan elemen penting dalam proses perencanaan keuangan sebuah perusahaan maupun organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi kerjasama, iklan dan sebagainya.
6. Penempatan Posisi
Proses penempatan karyawan juga berkaitan dengan pengetahuan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.
Tujuan Ilmu Administrasi
1. Membentuk Rencana Program Usaha
Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis.
2. Evaluasi Program Organisasi
Keberadaan sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.
3. Bentuk Keamanan Kegiatan Usaha
Dalam perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas baik dari dalam atau pun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.
Demikianlah pengertian administrasi yang berfungsi untuk mengatur pola kerja perusahaan. Bagi Anda yang belum memiliki perusahaan atau belum berkecimpung organisasi, maka administrasi menjadi hal penting untuk dipelajari. Hal yang dipelajari dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan atau anggota perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Oleh karenanya sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik termasuk juga staf administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat akan menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan mudah. Tidak hanya itu, perusahaan juga siap bersaing di tengah kemajuan zaman dan ketatnya persaingan.
