Contoh Surat Penerimaan Barang, Komponen dan Jenis-jenisnya
Surat penerimaan barang dalam bisnis merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan saat melakukan transaksi. Surat serah terima barang bisa dibilang sebagai bukti sah dalam transaksi penerimaan barang sehingga harus dilakukan dengan hati-hati agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.
Serah terima barang dikirimkan oleh perusahaan sebagai bukti penerimaan dan dikirimkan bersamaan dengan produk yang dikirimkan oleh ekspedisi. Banyak orang yang menyamakan surat tanda terima ini dengan kwitansi, padahal bentuknya berbeda.
Perusahaan memberikan surat penerimaan barang sebagai bukti bahwa produk tersebut masih dikirimkan. Berbeda dengan kwitansi, yang merupakan bukti sah pembayaran yang sudah diselesaikan. Surat penerimaan barang adalah surat niaga yang bisa diperoleh terlebih dahulu sebelum menunggu kwitansi pelunasan pembayaran.
Komponen Surat Penerimaan Barang
Sama halnya dengan surat resmi lainnya, surat penerimaan barang cenderung berbeda di setiap perusahaan. Berikut komponen surat serah terima barang yang perlu Anda cantumkan:
1. Judul
Judul merupakan komponen yang harus ada dalam surat serah terima barang. Judul biasanya terletak di bagian paling atas dan ditulis dengan huruf kapital. Anda bisa menuliskan judul dengan keterangan surat penerimaan barang.
2. Tanggal Penerimaan Barang
Tanggal penerimaan barang merupakan komponen surat penerimaan barang kedua yang harus ada. Tanggal penerimaan barang biasanya ditulis setelah judul untuk menerangkan waktu barang itu diterima.
3. Tanggal Pengiriman
Selanjutnya, Anda juga perlu menyertakan tanggal pengiriman barang. Tanggal pengiriman barang perlu disertakan untuk menunjukkan kapan barang tersebut sudah dikirim.
4. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim Barang
Hal terakhir yang harus disertakan yaitu tanda tangan penerima dan pengirim barang. Hal ini dilakukan untuk menunjukan legalitas dari surat serah terima barang agar sah jika suatu saat ada permasalahan.
Jenis Surat Tanda Terima Barang
Ada banyak jenis surat serah terima barang yang bisa digunakan dalam kegiatan bisnis, berikut di antaranya:
1. Serah Terima Toko
Jenis pertama ada serah terima toko yang bisa dibuat oleh pihak toko yang ingin menyerahkan barang kepada pihak lain. Dengan begitu, kedua belah pihak tidak perlu khawatir dengan keadaan barang yang dikirimkan.
2. Surat Serah Terima Dinas
Dalam surat serah terima dinas kedua belah pihak sudah melakukan kerja sama. Dengan kata lain, surat tanda terima barang ini digunakan untuk memastikan bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
3. Surat Tanda Terima Barang untuk PT
Ketiga ada surat tanda terima barang untuk PT. Perpindahan barang di dalam PT diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara kedua belah pihak terkait pengiriman barang.
4. Surat Tanda Serah Terima Kantor
Surat tanda serah terima barang untuk kantor bentuknya hampir sama dengan serah terima barang lainnya. Bentuknya tidak lain mengenai pengadaan dan penyediaan peralatan tulis kantor yang stoknya sudah habis.
5. Surat Serah Terima Sekolah
Jenis terakhir ada surat serah terima barang di sekolah. Surat serah terima barang untuk sekolah biasanya terjadi antara sekolah dengan toko. Barang yang dikirimkan tidak lain peralatan untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar di sekolah.
Contoh Surat Penerimaan Barang
Agar tidak bingung terkait bagaimana bentuk suratnya, berikut contoh surat penerimaan barang yang bisa Anda jadikan sebagai referensi melansir dari Jurnal.id:
1. Contoh Surat Tanda Terima Barang 1
Berita Acara Surat Tanda Penerimaan Barang
Yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Dra. Irma Susanti
NIP. 132056805
Mantan Ka.PPPM Universitas Sriwijaya yang selanjutnya disebut dengan Pihak Pertama
2. Dr. M. Maulana Yusi, S.E.,M.Si.
NIP 132055669
Ka. PPPM Universitas Sriwijaya yang selanjutnya disebut dengan Pihak Kedua
Pada hari Senin, tanggal 15 Mei 2023, pihak kedua telah menerima kembali Laptop Merk Serba Guna sebagai inventaris Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Sriwijaya dari pihak pertama dengan kondisi rusak. Kerusakan diketahui setelah dilakukan pemeriksaan oleh Teknisi UPT. PP Universitas Sriwijaya.
Demikian berita acara ini kami buat dengan sebenarnya untuk kemudian dimaklumi.
Palembang, 15 Mei 2023
Pihak Pertama
Dra. Irma Susanti
NIP. 132056805
Pihak Kedua
Dr. M. Maulana Yusi, S.E.,M.Si.
NIP 132055669
Saksi,
Susandi, S.T
Teknisi UPT.PP Universitas Sriwijaya
2. Contoh Surat Tanda Terima Barang 2
PT. Sehat Sejahtera
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 99 Jakarta
Telepon (021) 9856457; Email: Sehatsejahtera@gmail.com
Surat Tanda Terima Barang
Nomor: 1505/XIX/2023
Pada hari Senin, 15 Mei 2023 telah diterima barang dengan rincian berikut:
• Laptop Samsung Series 3 15.6 Intel Core i3 : 5 unit
• HP Oppo Reno 5 : 10 unit
Barang di atas telah diterima dalam keadaan baik untuk selanjutnya bisa Anda gunakan sebagai perlengkapan kantor divisi keuangan.
Pengirim
(Andi Ruslan)
Penerima
(Anton Kurniawan)
Dua contoh surat penerimaan barang ini bisa Anda jadikan referensi. Sebelum membuat suratnya, perhatikan jenis surat dan komponen yang harus ada di dalam surat agar tidak salah saat membuatnya.
