Contoh Surat Niaga, Format, dan Cara Membuatnya
Surat niaga merupakan surat resmi dari perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pelanggannya. Harapannya, si penerima surat mengetahui produk-produk dari perusahaan tersebut.
Surat niaga biasanya berisi penawaran dan promosi produk atau jasa perusahaan. Target penyebaran informasi ini agar pembaca berminat dan tertarik tentang produk atau jasa yang ditawarkan, dengan aksi terakhir membeli. Penjualan pun akan meningkat.
Mengirimkan surat niaga kepada konsumen ini juga upaya memikat pelanggan terhadap brand, produk, atau layanan perusahaan. Berkomunikasi dengan pelanggan menjadi teknik pemasaran yang bagus dalam menjual produk dan memperkenalkan merek perusahaan.
Cara Membuat Surat Niaga
Hal penting dalam membuat surat niaga yakni memperhatikan informasi yang hendak disampaikan. Jangan sampai pembaca bingung dan tidak paham saat membaca isinya. Berikut ini contoh struktur atau komponen surat niaga yang dirangkum dari beberapa sumber:
- Kepala atau KOP surat
- Nomor referensi surat niaga
- Lampiran surat niaga
- Perihal atau tujuan surat niaga dibuat
- Tanggal pembuatan surat niaga
- Alamat surat
- Salam pembuka, pendahuluan, isi yang berupa penawaran, pemesanan, pengiriman, pembayaran atau detail informasi lain
- Salam penutup
- Tanda tangan dan jabatan pengirim surat niaga
Berbagai Contoh Surat Niaga
Surat niaga bukan hal baru bagi para pengusaha. Namun jika masih bingung dalam pembuatannya, Anda hanya perlu melihat referensinya. Berikut ini contoh surat niaga yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, yaitu:
1. Surat Niaga Kerja Sama
PT CAHAYA PERMATA
Jln. Jenderal Sudirman No 17
Jakarta, 3 Mei 2022
Nomor : 45/XII/2022
PT Jaya Indah Tbk
Jl. Manunggal Indah No 150
Jawa Timur
Hal : Surat Balasan Permohonan Kerja Sama
Lampiran : 1 lembar
Dengan hormat,
Berdasarkan surat permohonan kerja sama bernomor 2123/KSM/02/2021 pada tanggal 30 November 2021, dengan ini kami, PT Cahaya Permata, memutuskan untuk menjalin kerja sama dengan PT Jaya Indah Tbk dalam hal distributor bahan pangan.
Berikut ini kami kirimkan berkas perjanjian kerja sama yang berisi hal-hal terkait kerja sama, sistem pembayaran berserta surat kontrak perjanjian kerja sama yang harus disepakati dan ditandatangani.
Mohon Bapak/Ibu untuk mempelajari isi surat kontrak perjanjian kerja sama dan surat perjanjian kerja sama kami lampirkan pada surat balasan ini.
Demikian surat balasan permohonan dari kami, semoga kitab isa menjalin hubungan kemitraan yang baik untuk jangka panjang.
Hormat kami,
PT Cahaya Permata
Daniel Hong
Manajer Penjualan
2. Surat Niaga Penawaran Merchandise
KOP/KEPALA SURAT
Semarang, 10 November 2022
Hal : Penawaran Merchandise
Lampiran : Brosur
Kepada Yth.
Kepala Personalia
PT Jaya Indo
Jalan Raya Rawa Buntu No 5, Sumedang
Dengan hormat,
Dalam memenuhi surat yang telah dikirimkan mengenai rincian harga merchandise yang kami produksi, dengan ini kami mengajukan penawaran sebagai berikut:
1. Harga Kaos Oblong
Warna: Hitam dan Putih
Harga: Rp. 25.000 per pcs
2. Harga Jaket
Warna : Abu, Putih dan Biru
Harga : Rp. 50.000 per pcs
3. Harga Topi
Warna : Hitam, Biru, dan Abu
Harga : Rp. 12.500 per pcs
4. Harga Pin
Warna : Hitam, Abu, dan Biru
Harga: Rp. 2.500 per pcs
5. Harga Sticker
Desain : Nama Perusahaan
Harga : Rp. 750 per pcs
Keterangan:
1. Harga belum termasuk biaya pengiriman barang apabila memesan kurang dari 1000 buah
2. Proses pengiriman barang akan dilakukan setelah pembayaran lunas
3. Pembelian di atas 500 buah per produk akan diberikan potongan harga sebesar 12 %
Melengkapi pengajuan surat penawaran ini, kami kirimkan brosur beserta contoh merchandise dari bermacam-macam jenis barang. Apabila harga yang kami tawarkan cocok, silakan menghubungi kontak kami.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Budi Setiawan
General Manajer
3. Surat Niaga Perkenalan Perusahaan
PT KOMPUTINDO MEGA DIGITAL
Jln. Mangga Dua Raya Kav. 100 Jakarta Barat
Telp. (021) 123456 Faks. (021) 123456
Jakarta, 7 November 2022
No : 101/RYK/VIII/15
Hal : Perkenalan Perusahaan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT Jaya Global Indonesia
Jln. Hayam Wuruk No. 21
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT Komputindo Mega Digital, perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha penyediaan perlengkapan dan peralatan komputer berbagai merek ternama. Dengan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan diri kepada perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi rekan.
Perusahaan kami pada tahun 1995. Dalam rentang waktu ini, kami memiliki pengalaman luas untuk menyediakan perlengkapan serta peralatan komputer. Beberapa yang telah menjadi rekan kami di antaranya PT Sejahtera Digital Prima, PT Sumber Kencana, dan PT Jaya Persada.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu kami lampirkan profil perusahaan beserta katalog yang berisi berbagai produk kami. Jika perusahaan Bapak/Ibu membutuhkan jasa kami, silakan sampaikan permintaan melalui telepon atau surat elektronik. Kami akan memberikan penawaran terbaik bagi perusahaan Bapak/Ibu.
Demikian surat perkenalan dan kerjasama ini kami kirimkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Cahaya Putri Jiwa
General Manajer Pemasaran
Demikian beberapa contoh surat niaga dengan berbagai jenisnya yang bisa menjadi panduan awal. Tentu masih banyak variasi naskah dalam surat niaga dalam praktiknya. Demikian pula klausul-klausul yang mengangkut perjanjiannya akan sangat tergantung dengan materi produk atau jasa yang ditawarkan.
