Contoh Surat Niaga, Format, dan Cara Membuatnya

Surat niaga merupakan surat resmi dari perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pelanggannya. Harapannya, si penerima surat mengetahui produk-produk dari perusahaan tersebut.

Surat niaga biasanya berisi penawaran dan promosi produk atau jasa perusahaan. Target penyebaran informasi ini agar pembaca berminat dan tertarik tentang produk atau jasa yang ditawarkan, dengan aksi terakhir membeli. Penjualan pun akan meningkat.

Mengirimkan surat niaga kepada konsumen ini juga upaya memikat pelanggan terhadap brand, produk, atau layanan perusahaan. Berkomunikasi dengan pelanggan menjadi teknik pemasaran yang bagus dalam menjual produk dan memperkenalkan merek perusahaan.

Cara Membuat Surat Niaga

Hal penting dalam membuat surat niaga yakni memperhatikan informasi yang hendak disampaikan. Jangan sampai pembaca bingung dan tidak paham saat membaca isinya. Berikut ini contoh struktur atau komponen surat niaga yang dirangkum dari beberapa sumber:

1. Kepala atau KOP surat
2. Nomor referensi surat niaga
3. Lampiran surat niaga
4. Perihal atau tujuan surat niaga dibuat
5. Tanggal pembuatan surat niaga
6. Alamat surat
7. Salam pembuka, pendahuluan, isi yang berupa penawaran, pemesanan, pengiriman, pembayaran atau detail informasi lain
8. Salam penutup
9. Tanda tangan dan jabatan pengirim surat niaga

Berbagai Contoh Surat Niaga

Surat niaga bukan hal baru bagi para pengusaha. Namun jika masih bingung dalam pembuatannya, Anda hanya perlu melihat referensinya. Berikut ini contoh surat niaga yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, yaitu:

1. Surat Niaga Kerja Sama

                                                                                                         PT CAHAYA PERMATA
                                                                                                      Jln. Jenderal Sudirman No 17
Jakarta,  3 Mei 2022
Nomor : 45/XII/2022
PT Jaya Indah Tbk
Jl. Manunggal Indah No 150
Jawa Timur
Hal : Surat Balasan Permohonan Kerja Sama
Lampiran : 1 lembar

Dengan hormat,

Berdasarkan surat permohonan kerja sama bernomor 2123/KSM/02/2021 pada tanggal 30 November 2021, dengan ini kami, PT Cahaya Permata, memutuskan untuk menjalin kerja sama dengan PT Jaya Indah  Tbk dalam hal distributor bahan pangan.

Berikut ini kami kirimkan berkas perjanjian kerja sama yang berisi hal-hal terkait kerja sama, sistem pembayaran berserta surat kontrak perjanjian kerja sama yang harus disepakati dan ditandatangani.

Mohon Bapak/Ibu untuk mempelajari isi surat kontrak perjanjian kerja sama dan surat perjanjian kerja sama kami lampirkan pada surat balasan ini.

Demikian surat balasan permohonan dari kami, semoga kitab isa menjalin hubungan kemitraan yang baik untuk jangka panjang.

Hormat kami,
PT Cahaya Permata

Daniel Hong
Manajer Penjualan

2. Surat Niaga Penawaran Merchandise

                                                                                                        KOP/KEPALA SURAT
                                                                                                                                                                                                Semarang, 10 November 2022
Hal : Penawaran Merchandise
Lampiran : Brosur

Kepada Yth.
Kepala Personalia
PT Jaya Indo 
Jalan Raya Rawa Buntu No 5, Sumedang

Dengan hormat,

Dalam memenuhi surat yang telah dikirimkan mengenai rincian harga merchandise yang kami produksi, dengan ini kami mengajukan penawaran sebagai berikut:

1. Harga Kaos Oblong
Warna: Hitam dan Putih
Harga: Rp. 25.000 per pcs

2. Harga Jaket
Warna : Abu, Putih dan Biru
Harga : Rp. 50.000 per pcs