Memahami 8 Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Dalam bisnis, administrasi dan manajemen adalah dua hal yang saling berkaitan. Hal inilah yang membuat sebagian orang kesulitan untuk membedakannya. Apalagi praktik keduanya memang hampir sama. Padahal sebenarnya perbedaan administrasi dan manajemen mudah untuk dikenali.

Manajemen adalah istilah yang berkaitan dengan organisasi, perusahaan atau badan usaha. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti manajemen adalah penggunaan sumber daya efektif untuk mencapai sasaran.

Istilah administrasi identik dengan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan memiliki sistem administrasi. Di mana aktivitas tersebut dilaksanakan ahlinya, yang disebut administrator atau staf administrasi.

Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen (2022) oleh Dr. (cand) Aditnya Wardhana, S.E, M.M, M.Si., administrasi diartikan sebagai seluruh kegiatan pencatatan yang dilakukan secara tertulis dan tersusun rapi serta sistematis.

Administrasi yang baik dapat mempermudah seseorang atau suatu organisasi untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Secara umum fungsi administrasi antara lain sebagai pembentukan rencana, kebijakan, aturan, prosedur, hingga pengaturan tujuan serta objek.

Sementara, manajemen adalah seni untuk menyelesaikan pekerjaan orang lain atau tindakan mengelola pekerjaan dan karyawan agar dapat mencapai tujuan tertentu menggunakan sumber daya organisasi. Fungsi daripada manajemen adalah untuk merencanakan, mengontrol, memimpin, mengelola, serta melakukan koordinasi untuk mencapai sebuah keputusan.

Dari dua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah tindakan mengelola seluruh organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang. Lalu, manajemen adalah suatu cara sistematis untuk mengelola orang dan hal-hal yang ada dalam organisasi. Berikut 8 perbedaan administrasi dan manajemen:

1. Berdasarkan Perannya

Administrasi berperan sebagai penentu. Sedangkan manajemen berperan sebagai pelaksana.

2. Berdasarkan Kewenangannya

Administrasi berwenang pada level atas. Sedangkan manajemen berperan pada level menengah ke bawah.

3. Berdasarkan Pekerjaannya

Administrasi bertugas untuk menentukan tujuan, menyusun kebijakan, sekaligus membuat formulasi dari rencana yang dibuat. Sedangkan manajemen bertugas sebagai pelaksanaan atau aktor dalam menerapkan rencana maupun kebijakan yang telah dibuat.

4. Berdasarkan Penerapannya

Administrasi banyak diterapkan pada kantor pemerintahan, rumah sakit, perusahaan bisnis, organisasi pendidikan, organisasi keagamaan, klub, hingga militer. Sedangkan manajemen diterapkan hanya pada organisasi bisnis, khususnya organisasi bisnis yang menghasilkan profit.

5. Berdasarkan Fokus Tujuannya

Administrasi fokus untuk menentukan alokasi terbaik dari sumber daya yang terbatas. Sedangkan manajemen fokus untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.

6. Berdasarkan Wilayah Operasinya

Administrasi memiliki kontrol penuh terhadap semua aktivitas dalam sebuah organisasi. Sedangkan manajemen bekerja di bawah administrasi.

7. Berdasarkan Istilah Profesinya

Seseorang yang bekerja mengurus segala urusan administrasi disebut administrator. Sedangkan seseorang yang bekerja untuk mengelola pekerjaan dan karyawan demi mencapai tujuan disebut manajer.

8. Berdasarkan Fungsinya

Fungsi administrasi mencakup undang-undang dan penentuan. Sedangkan fungsi manajemen bersifat mengatur dan eksekutif.

Hubungan Administrasi dan Manajemen

Dalam prakteknya administrasi dan manajemen tidak bisa dipisahkan. Gladys O. Dimock dan Louis W. Koenig dalam buku Public Administration (2008) menyebutkan bahwa inti administrasi adalah manajemen. Inti dari manajemen merupakan kepemimpinan.

Inti kepemimpinan yaitu pengambilan keputusaan. Sedangkan inti pengambilan keputusan adalah hubungan antarmanusia, sehingga inti administrasi adalah manajemen karena administrasi bertujuan untuk mengatur penyelenggaraan suatu kegiatan secara keseluruhan.

Tanpa adanya manajemen kegiatan administrasi tidak akan berjalan dengan lancar. Pasalnya administrasi merupakan suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi

Pengertian Administrasi

Dikutip dari buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) oleh Alemina Henuk, secara etimologis administrasi berasa dari bahasa Yunani administrare yang artinya melayani, dan membantu. Sedangkan dalam bahasa Inggris diambil dari istilah administration yang artinya juga melayani, sehingga administrasi diartikan melayani dengan baik.

Secara umum, sistem administrasi memiliki peran penting untuk membantu sebuah perusahaan dalam memberikan data serta informasi yang diperlukan. Berikut pengertian administrasi menurut para ahli

1. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan harus dilakukan.

2. George Terry

Pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Sondang P Siagian

Administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah serta ditentukan sebelumnya.

• 4. Arthur Grager

Admisnitrasi menjadi fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan penlayanan warkat suatu organisasi.

5. Ulbert

Secara sempit, administrasi didefinisikan sebagai pencatatan dan penyusunan data serta informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan dan memudahkan untuk memperoleh informasi.

6. W.H. Evans

Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

Sarana-sarana Administrasi

Terdapat tiga sarana adminsitrasi, yakni:

1. Organisasi

Wadah sebagai sarana adminsitrator untuk mengatur tata hubungan ikatan antarunsur administrasi. Fungsinya untuk menjaga jangan sampai usahanaya bubar berantakan.

Kepala organsiasi biasanya dipegang oleh admisnitrator atau kepala administrasi. Kepala organisasi bertugas untuk membina, memimpin, mengembangkan, dan mengendalikan organisasi mencapai tujuannya.

2. Tata Usaha

Tata usaha menjadi sarana administrator untuk menjaga jangan sampai kehilangan arah, kehilangan jejak, serta kehilangan komunikai dengan orang-orang dan rekan relasi. Menjaga rumah tangga sebuah perusahaan tidak berantakan.

Tata usaha adalah informatika atau sistem informasi yang antara lain harus diselenggarakan melalui berbagai sistem atau subsistem informasi. Tata usaha berpusat pada kantor daripada usaha Kantor memperoleh data informasi melalui fungsi pengawasan dan pengendalian.

3. Manajemen

Manajemen menjadi sarana administrator untuk menggerakkan dan mengendalikan unsur-unsur administrasi terutama manajemen sumber daya manusia.