Zoom dan 4 Aplikasi Rapat Online Selama Pandemi Covid-19

Presiden Joko Widodo telah menetapkan status Pembatasan Sosial Berskala Besar untuk mencegah penularan Covid-19. Dengan demikian, akan semakin banyak perusahaan dan instansi yang memberlakukan kerja dari rumah bagi pegawainya.

“Saatnya kita kerja dari rumah, belajar dari rumah, ibadah di rumah. Inilah saatnya bekerja bersama-sama, saling tolong menolong, dan bersatu padu, gotong royong,” kata Presiden Joko Widodo, pada Minggu (15/3) lalu.

 Situasi ini tampaknya masih akan berlanjut dalam beberapa bulan ke depan, hingga berakhirnya pandemi virus corona. "Perpanjangan status keadaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam diktum kesatu berlaku selama 91 hari terhitung sejak tanggal 29 Februari 2020 sampai dengan 29 Mei 2020," bunyi Surat Keputusan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) Nomor 13A Tahun 2020.

(Baca: Banyak Diakses Selama WFH, Sri Mulyani Incar Pajak Zoom dan Netflix)

Dengan bekerja dari rumah, pekerja kantoran harus berkomunikasi secara jarak jauh, termasuk saat mengadakan rapat. Berikut adalah lima daftar aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan pertemuan jarak jauh saat masyarakat diwajibkan menjaga jarak fisik atau physical distancing:

1)   Zoom

Aplikasi ini paling umum digunakan untuk panggilan video yang melibatkan banyak orang, meskipun dapat juga digunakan untuk panggilan interpersonal. Dilansir dari blog.zoom.us, aplikasi Zoom dapat menghasilkan visual berdefinisi tinggi kendati Anda berada hanya memiliki koneksi internet dengan bandwith rendah.

Dengan Zoom, Anda bisa membagikan tampilan layar komputer kepada peserta rapat lainnya (screen sharing). Fitur tersebut sangat berguna untuk seminar atau kuliah jarak jauh yang memerlukan presentasi, video, buku, teks, dalam penyampaian materi.

Dengan daya tampung pertemuan sampai 1000 peserta, aplikasi Zoom dapat diperoleh secara gratis bagi semua perangkat. Namun, pada Zoom versi gratis, pertemuan dibatasi maksimal 40 menit. Pertemuan harus dimulai dari awal lagi saat waktunya telah habis.

(Baca: Perusahaan Startup Pecat Karyawan Lewat Zoom di Tengah Pandemi Corona)

Jika ingin mengadakan pertemuan dengan durasi tanpa batas, Anda bisa mengeluarkan biaya US$ 14,49 per bulan untuk membeli paket Pro. Paket tersebut juga menyediakan fitur user manajemen yang memungkinkan admin dapat mengontrol pertemuan, seperti menambahkan atau menghapus peserta.

Selain itu, dilansir dari laman resminya, paket tersebut juga memungkinkan setiap pertemuan terdata dalam bentuk laporan rutin. Laporan tersebut akan memberikan informasi seperti: dalam satu bulan sudah melakukan berapa pertemuan, berapa lama durasi per harinya, dan sebagainya.

Kemudian, dalam paket Business seharga US$ 19,49, Anda bisa menciptakan domain atau alamat pertemuan khusus untuk perusahaan sendiri. Paket ini jugamenyediakan fitur Single Sign On yang memungkinkan Anda mengakses banyak pertemuan hanya dengan satu akun.

2)   Skype for Business

Siapa yang tidak kenal dengan Skype? Aplikasi ini paling populer untuk melakukan panggilan video dan audio jarak jauh antara dua atau lebih pengguna. Salah satu versi Skype, yakni Skype Business dirancang untuk melakukan komunikasi visual dalam kegiatan bisnis perusahaan.

Dilansir dari support.skype.com, Skype digunakan untuk forum kecil dengan peserta di bawah 25 orang atau kurang. Sedangkan Skype for Business dirancang untuk pertemuan perusahaan yang lebih besar dengan kapasitas sampai 250 orang.

Baik Skype atau pun Skype Business, keduanya memiliki fitur dasar serupa, seperti pesan singkat, screen sharing, percakapan pribadi, dan subtitle otomatis yang membaca ucapan. Selain itu juga tersedia fitur lainnya, seperti membagikan lokasi, dan pengiriman file multimedia atau dokumen.

(Baca: Gratis Biaya Isi Saldo GoPay Bikin Lebih Nyaman #dirumahaja)

Namun, di dalam Skype for Business terdapat fitur-fitur tambahan yang tidak ditemukan pada Skype reguler. Misalnya, hasil konferensi dapat direkam, disimpan dan dibagikan, cocok bagi Anda yang kesulitan menyesuaikan jadwal pertemuan dengan Anggota tim lainnya.

Selain itu, pengguna admin dapat mengatur jalannya konferensi seperti mengeluarkan peserta, mengundang peserta baru, atau membatasi jumlahnya. Salah satu fitur tercanggih dari Skype Business adalah Skype Room System, yang memungkinkan konferensi jarak jauh dapat dilakukan menggunakan layar dan kamera yang terpisah dari komputer.

3)   GoToMeetings

Aplikasi video conference ini sepenuhnya dirancang untuk organisasi bisnis, sehingga tidak memiliki versi gratis. Paket yang paling terjangkau dari GoToMeetings adalah harga US$ 14 per bulannya.

Versi termurah tersebut sudah menyediakan fitur-fitur yang serupa dengan aplikasi panggilan video pada umumnya, seperti percakapan audio, pesan singkat, dan screen sharing. Namun, kapasitas maksimal yang diperbolehkan dalam satu kali pertemuan hanya 150 orang.

Itu juga sudah termasuk fitur paling menarik dari GoToMeetings, yakni Personal Meetings Room, yang memungkinkan Anda untuk membuat ruang pertemuan dalam bentuk tautan khusus yang dapat diakses selamanya dan tidak akan pernah hilang.

Jika mau mengocek kantung lebih dalam, GoToMeetings dapat menyediakan lebih banyak fitur lainnya, seperti merekam pertemuan, membagikan berkas multimedia atau dokumen, papan tulis digital, transkrip otomatis, dan papan tulis digital.

Semua fitur tersebut dapat diakses dengan paket Business seharga US$ 19 per bulan. Kapasitas pertemuannya pun dapat mencapai 250 orang. Uniknya, di dalam paket ini terdapat fitur Keyboard and Mouse Sharing, dimana setiap peserta dapat mengambil kendali aktivitas pertemuan.

Paket ini juga memiliki fitur lain, seperti Lock Meetings yang memungkinkan pengguna admin dapat mengunci pertemuan yang sedang berlangsung agar tidak dapat diakses oleh peserta tertentu dan tidak dapat ditutup sebelum jadwal yang ditetapkan.

4)   Join.me

Sama seperti GoToMeetings, Join.me juga merupakan aplikasi video conference berbayar. Kendati belum begitu populer di tanah air, Join.me bisa menjadi pilihan alternatif untuk bekerja dari rumah.

Join.me sebenarnya menghadirkan fitur-fitur yang tidak jauh berbeda dengan aplikasi lainnya, seperti panggilan video, panggilan audio, dan pesan singkat. Namun satu kelebihan yang ditawarkan oleh aplikasi ini adalah akses lewat nomor telepon.

(Baca: Transaksi Amazon, Facebook dan Microsoft Melonjak saat Pandemi Corona)

Dilansir dari Get App, Anda bisa bergabung dengan Join.me hanya lewat nomor telepon. Aplikasi ini menyediakan pilihan nomor telepon dari 50 negara berbeda, sehingga sangat cocok digunakan untuk pertemuan berskala internasional.

Fitur screen sharing aplikasi ini memiliki kelebihan tersendiri, dimana bukan hanya pengguna admin yang dapat menjadi presenter dan membagikan layar. Setiap peserta memiliki kesempatan untuk menjalankan peran tersebut secara bergantian.

Seluruh fitur dasar tersebut sudah bisa diperoleh lewat versi termurah dari Join.me yang dapat dibeli lewat pake Lite dengan harga US$10 per bulan. Paket tersebut sudah memungkinkan pertemuan dengan jumlah dan durasi berapapun, hanya saja kapasitasnya maksimal hanya 5 orang.

Fitur yang lebih lengkap dapat ditemukan pada paket Pro dengan harga US$ 20 per bulan. Adapun fitur tambahan yang disediakan paket ini adalah menjadwalkan pertemuan, merekam pertemuan, ruang penyimpanan awan sebesar 50 GB, dan kapasitas 250 orang.

Selain itu juga terdapat fitur pengiriman undangan pertemuan yang terhubung langsung dengan Microsoft Outlook, sehingga penerima undangan akan langsung mendapatkan jadwal di kalender dan email komputer mereka.

Terakhir versi termahal adalah paket Enterprise seharga US$ 30 per bulan. Paket ini menyediakan semua fitur yang ditemukan pada paket Pro, yang berbeda hanyalah kapasitas ruang penyimpanan awannya yang mencapai 1 TB. Pembeli paket ini juga bisa mencicipi fitur tambahan lain, yakni SSO.

5)   Cisco WebEx

Aplikasi ini menyediakan model fitur yang sama serupa dengan Join.me, namun dengan biaya yang relatif sedikit lebih mahal. Versi termurah dari aplikasi ini dapat dijangkau lewat paket Starter dengan harga US$ 14,95 per bulan. Paket ini memungkinkan kapasitas maksimal mencapai 50 orang dalam satu pertemuan.

(Baca: 8 Aplikasi untuk Work From Home Panen Transaksi saat Pandemi Corona)

Ada pun paket pro yang dapat menampung 100 orang pertemuan dibandrol dengan harga US$ 19,95 per bulan. Kemudian jika ingin melibatkan 200 peserta pertemuan, Anda dapat membeli paket Business seharga US$ 29,95 per bulan.

Cisco WebEx pun juga didesain untuk perusahaan atau organisasi bisnis dengan jumlah karyawan yang banyak. Hal ini ditunjukan dengan keberadaan fitur screen sharing, serta papan tulis digital yang dapat dicorat-coret bersama.

Aplikasi yang dapat menampilkan 25 peserta sekaligus dalam satu layar ini, juga memungkinkan Anda menjadwalkan pertemuan, serta mengirim undangan pertemuan secara langsung ke email, pesan singkat, panggilan telepon orang yang dituju.

Kemudian, fitur yang paling penting tentu saja adalah merekam dan membagikan pertemuan. Dengan aplikasi ini, ruang pertemuan virtual juga dapat dengan mudah dibuat dalam bentuk tautan unik yang dapat disebar kepada siapa pun. Peserta yang ingin bergabung dalam pertemuan hanya tinggal mengklik tautan tersebut.

 Reporter: Nobertus Mario Baskoro