Mengenal Jenis-jenis Administrasi dan Penjelasannya Secara Lengkap

Administasi dalam pemahaman yang luas dapat diartikan sebagai suatu kegiatan kerja sama. Akan tetapi, apabila administrasi dikaitkan dengan berbagai bidang dan hal yang lain, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan lain sebagainya. Maka administrasi bisa memiliki arti yang lain lagi.

Jenis-jenis Administrasi

Dalam penggunaanya, administrasi sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau lembaga untuk dapat berdiri dan terus berkembang dengan membuat sumber daya serta pengelolaan yang baik.

Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan atau staf memiliki hak serta kewajiban yang berhubungan langsung terhadap pekerjaannya. Administrasi menjadi salah satu bagian dari pengelolaan perusahaan sehingga bisa menjadi optimal.

Dikutip dari buku Ilmu Administrasi (2017) oleh Dr. Hj. Mariati ahman, M.Si, administrasi ada beberapa jenis seperti berikut ini.

1. Administrasi Kependudukan

Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.

2. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah proses pengurusan atau penyelenggaraan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.

3. Administrasi Lingkungan

Administrasi sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

4. Administrasi Negara

Administrasi negara adalah administrasi yang berkaitan dengan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif.

5. Administrasi Niaga

Administrasi niaga adalah administrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan atau keuntungan bisnis.

6. Administrasi Pembangunan

Administrasi pembangunan adalah administrasi yang meliputi proses pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan.

7. Administrasi Perkantoran (Publik)

Administrasi perkantoran adalah administrasi dalam bentuk kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.

Cara Kerja Administrasi

Pengertian administrasi dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dikerjakan oleh seorang yang disebut administrator atau staff administrasi. Hal yang perlu diketahui adalah staff administrasi merupakan salah satu unit yang mampu memberikan dukungan terhadap berbagai kegiatan operasional sebuah perusahaan atau organisasi.

Sementara itu, staff administrasi memiliki tugas utama yaitu kegiatan yang berkaitan erat dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data. Staff administrasi nanti akan menjadikan tugasnya tersebut menjadi sebuah laporan yang akan diserahkan kepada pihak manajemen.

Cara kerja administrasi sendiri sangat terkait dengan berbagai tugas dari staff administrasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Secara umum, cara kerja administrasi tujuh, diantaranya yaitu:

1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.

2. Mengumpulkan serta menyusun dokumen.

3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.

4. Memastikan persediaan alat-alat tulis kantor.

5. Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.

6. Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.

7. Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Ciri-ciri Administrasi

ciri-ciri administrasi berdasarkan Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk. Ciri-ciri administrasi yaitu:

1. Terdiri atas sekelompok orang

Pertama, administrasi tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang saja. Administrasi memerlukan sekelompok orang untuk saling bekerja sama. Maka dari itu, ciri-ciri administrasi yang paling utama adalah terdiri dari kumpulan orang yang memiliki tujuan sama.

2. Menjalin kerja sama

Kedua, kita tahu sendiri bahwa administrasi perlu dilaksanakan dengan bekerja sama dalam mewujudkan sebuah tujuan bersama. Oleh karena itu, kerja sama menjadi ciri yang wajib ada agar sistem administrasi dapat berjalan dengan optimal.

3. Memiliki tujuan yang harus dicapai

Ketiga, salah satu alasan adanya administrasi adalah usaha untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Oleh karena itu, administrasi diperlukan untuk membuat sekelompok orang bekerja sama dan berusaha untuk menuju ke arah yang sama, yakni tujuan bersama.

4. Adanya proses kegiatan usaha

Keempat, sebuah sistem administrasi perlu memiliki proses kegiatan usaha tertentu. Proses kegiatan usaha menjadi ciri penting dari sebuah administrasi. Proses ini bisa dipahami sebagai suatu rangkaian kegiatan usaha untuk menciptakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Kelima, ciri administrasi yang terakhir adalah kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Tiga hal ini perlu dilaksanakan untuk membuat sebuah perusahaan atau organisasi dapat mencapai tujuannya.