Cara Membuat Proposal Pengajuan Dana Secara Baik dan Benar

Proposal adalah rencana yang disusun untuk kegiatan tertentu. Proposal dibuat dengan struktur agar mudah dipahami dan sistematis. Penggunaan proposal antara lain untuk agenda kerja sama bisnis antar lembaga, organisasi, perusahaan atau individu.

Isi proposal terdiri dari usulan kegiatan sampai pada pemecahan masalah. Proposal dapat dibuat untuk permohonan dana atau sponsorship melalui kerja sama dengan pihak lain. Menurut buku Panduan Lengkap Menyusun Proposal, proposal pengajuan dana (fund rising) merupakan salah satu jenis proposal yang sering dibuat.

Proposal pengajuan dana dibuat terutama oleh lembaga yang memiliki dana terbatas, sehingga membutuhkan dana dari pihak lain untuk biaya sejumlah program atau kegiatan yang akan dilakukan.

Cara Membuat Proposal Pengajuan Dana

Merangkum buku Panduan Lengkap Menyusun Proposal, proposal pengajuan dana terdiri dari berbagai bagian penting. Cara membuat proposal pengajuan dana dijelaskan melalui bagian-bagian sebagai berikut.

1. Halaman Judul

Pada halaman judul dicantumkan judul usulan proyek, alamat dan lokasi proyek, serta nama organisasi dan rangkuman singkat dari proposal. Rangkuman terdiri dari dua hingga tiga kalimat saja. Tujuannya adalah memudahkan pembaca dalam mengikuti alur proposal.

2. Ringkasan Bisnis Plan

Ringkasan bisnis plan atau executive summary berisi rangkuman dari seluruh informasi tentang proyek yang akan dilakukan. Penulisan ringkasan harus dibuat dengan padat, jelas, dan persuasif. Informasi dalam ringkasan bisnis plan meliputi:

• Solusi, yaitu gambaran singkat tentang kegiatan yang akan dikerjakan dan berhubungan dengan masalah yang diangkat. Sebutkan seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek serta bagaimana dan di mana proyek akan dilakukan.
• Rancangan Biaya, berisi penjelasan tentang dana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
• Profil organisasi, diuraikan secara singkat mulai dari nama, sejarah, visi dan misi, serta aktivitas yang relevan. Fungsinya menginformasikan kapasitas organisasi untuk mendapatkan kepercayaan.

3. Deskripsi Masalah

Setelah menyinggung secara singkat permasalahan dalam ringkasan bisnis plan, uraikan permasalahan secara jelas pada bagian deskripsi masalah. Dalam penulisannya, deskripsi masalah dalam proposal pengajuan dana harus dibuat dengan sebaik mungkin karena ini berperan signifikan dalam pengambilan keputusan.

Uraikan seberapa jauh kemampuan organisasi dalam pembuatan proyek serta permasalahannya. Bagian ini menjadi tolak ukur kredibilitas organisasi dalam menyelesaikan masalah.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun deskripsi masalah mencakup:

• Fakta dan data statistik yang relevan, akurat, dan spesifik.
• Tunjukkan keseriusan dan kesungguhan dalam menangani proyek.
• Jelaskan urgensi permasalah yang diangkat dan penyelesaiannya.
• Tidak mengandung tulisan yang merendahkan organisasi lain.

4. Deskripsi Proyek

Berdasarkan buku Kiat Membuat Proposal, bagian deskripsi proyek dalam proposal pengajuan dana memuat lima hal sebagai berikut.

a. Tujuan

Tujuan merupakan hasil yang akan dicapai dalam suatu proyek. Tingkat keberhasilannya harus diukur dengan jelas. Oleh sebab itu, jelaskan tujuan yang nyata, spesifik, dapat diukur dan dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Rencana Kerja

Dalam penyusunan rencana kerja, uraikan usaha yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Ada tiga informasi yang perlu dibahas dalam rencana kerja, yaitu:

• Bagaimana (How): Menjelaskan secara detail tentang hal-hal yang akan dilakukan dari awal hingga akhir.
• Kapan (When): Berisi informasi tentang jangka waktu secara rinci dalam bentuk jadwal kegiatan.
• Mengapa (Why): Paparkan metode yang dipakai dan alasannya serta beri keterangan cara mencapai tujuan sesuai yang diharapkan.

c. Administrasi

Bagian administrasi menjelaskan jumlah staf, kualifikasi, dan tugas masing-masing dalam proyek. Staf yang dimaksud meliputi relawan, konsultan, pekerja profesional, dan seluruh orang yang terlibat dalam proyek.

d. Evaluasi

Rencana evaluasi mencakup hasil pelaksanaan proyek. Dengan demikian, pihak pemberi dana akan yakin bahwa pelaksanaan proyek dilakukan dengan serius dan profesional.

e. Rencana Pendanaan Jangka Panjang

Bagian ini menunjukkan pengaturan dana proyek sehingga dapat digunakan untuk jangka panjang. Proyek yang akan dikerjakan harus memuat rencana pendanaan jangka panjang untuk menunjukkan kemandirian dan kesiapan.

5. Anggaran

Anggaran proposal pengajuan dana berisi penjelasan tentang jumlah dana yang dibutuhkan. Jumlah halaman untuk bagian ini berkisar antara satu hingga dua halaman. Dua hal penting yang perlu diperhatikan dalam menyusun anggaran adalah pengeluaran dan pemasukkan.

Anggaran pengeluaran meliputi hal-hal berikut:

• Pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam proyek, baik staf organisasi maupun tenaga kontrak (outsourcing).
• Pengeluaran non personal yang tidak dibayarkan jika proyek tidak berjalan, meliputi sewa gedung dan peralatan, pengadaan materi, biaya perjalanan, serta pengeluaran untuk rapat atau pertemuan rutin.
• Pengeluar non personal yang tetap dibayarkan walaupun proyek tidak terlaksana. Contohnya, jika sudah menyewa sebuah gedung untuk kantor, uang sewa tersebut harus sudah dibayarkan meski proyek tidak terlaksana.

Sedangkan anggaran pemasukkan mencakup:

• Pemasukan yang dihasilkan dari penjualan produk atau layanan jasa kepada masyarakat.
• Pemasukan yang diperoleh dari pemberian pihak lain meliputi pemberian tunai, benda, dan jasa.

Pastikan tidak ada yang terlewatkan dan hindari kesalahan sekecil apapun.

6. Informasi Organisasi

Informasi organisasi dalam proposal pengajuan dana menjelaskan tentang program-program proyek terlebih dahulu. Isinya terdiri dari:

• Riwayat organisasi.
• Misi organisasi.
• Struktur organisasi.
• Bidang garapan organisasi.

7. Kesimpulan

Pada bagian kesimpulan dijelaskan kegiatan-kegiatan lanjutan yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang. Kesimpulan juga harus menonjolkan harapan agar pemberi dana setuju untuk membiayai proyek.

Itulah serangkaian penjelasan cara membuat proposal pengajuan dana yang baik dan benar.