2 Contoh Surat Undangan Resmi dan Bagian-bagiannya
Surat undangan merupakan surat yang bertujuan untuk mengajak seseorang datang ke sebuah acara. Tujuannya pun beragam seperti sebagai tamu, pembicara, juri, dan lain sebagainya. Berkaitan dengan itu, menarik menilik contoh surat undangan resmi sebelum membuatnya.
Surat merupakan salah satu media dalam berkomunikasi. Surat juga dapat menjadi media komunikasi yang lebih lengkap karena diwajibkan berisi informasi yang detail. Tujuan dan jenisnya dapat disesuaikan untuk berbagai keperluan atau acara.
Surat resmi dan tidak resmi dapat dibedakan dari pengirim, penerima, dan juga bahasa yang digunakan. Simak bagian-bagian surat dan contoh surat undangan resmi dalam uraian berikut.
Contoh Surat Undangan Resmi
Sebelum mengetahui penjelasan mengenai bagian-bagian surat resmi, perlu mengetahui contohnya sebagai gambaran awal. Simak contoh undangan resmi berikut ini:
1. Contoh Surat Undangan Resmi 1
[KOP SURAT BERUPA IDENTITAS PENGIRIM LENGKAP]
Nomor Surat: 13/ABC/2023
Perihal: Undangan dan Permohonan Menjadi Pembicara
Lampiran: 1
Kepada Yth.
Prof. Dr. Winoto Suryodipuro, S.H., M.H.
Dosen Bagian Hukum Administrasi Negara
Universitas Merdeka Belajar
Di Jalan Sayur Mayur Nomor 4, Kapuran, Joglo, Sleman, D I Yogyakarta
Dengan hormat,
Berkaitan dengan pelaksanaan Seminar Nasional dengan tema “Peran Undang-Undang Cipta Kerja dalam Melindungi Lingkungan Hidup”, Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Fakultas Hukum Universitas Merdeka Belajar mengundang Bapak Prof. Dr. Winoto Suryodipuro, S.H., M.H. selaku Dosen Bagian Hukum Administrasi Negara Universitas Merdeka Belajar sebagai Pembicara pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 22 Juli 2023
Pukul: 08.00 s.d. 12.00
Tempat: Aula Gedung 3 Fakultas Hukum Universitas Merdeka Belajar
Adapun gagasan yang harap disampaikan dalam acara tersebut yakni: Kelemahan dan Kelebihan Undang-Undang Cipta Kerja dalam Melindungi Lingkungan Hidup. Rincian mengenai gagasan tersebut kami sertakan dalam lampiran surat ini.
Demikian surat undangan dan permohonan menjadi pembicara yang dapat kami sampaikan. Mohon maaf apabila terdapat kekurangan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Pelaksana
[tanda tangan]
Masyita Aurelia Karunia
2. Contoh Surat Undangan Resmi 2
[KOP SURAT BERUPA IDENTITAS PENGIRIM LENGKAP]
Nomor Surat: 15/DEF/2023
Perihal: Undangan Menjadi Pembicara
Lampiran: 1
Kepada Yth.
Aurelia Maulinda
Kepala Lembaga Bagian Hukum
Universitas Jaya Merdeka
Di Jalan Sawo Hijau Nomor 8, Karangbendo, Joglo, Bantul, D I Yogyakarta
Dengan Hormat,
Berkaitan dengan pelaksanaan Lomba Karya Tulis Ilmiah bertema “Legalitas Kebijakan Pemerintah Terkait Larangan Berjualan Saat Pandemi COVID-19” yang diikuti oleh mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Jaya Merdeka, kami BEM Fakultas Hukum Universitas Jaya Merdeka, mengundang Ibu Aurelia Maulinda selaku Kepala Lembaga Bagian Hukum Universitas Jaya Merdeka sebagai Juri pada:
Hari/Tanggal: Senin, 24 Juli 2023
Pukul: 08.00 s.d. 12.00
Tempat: Auditorium Universitas Merdeka Belajar
Adapun kriteria penilaian yang perlu dilakukan terhadap para peserta meliputi: kualitas esai, tata bahasa, dasar hukum yang digunakan dalam menyampaikan argumen, dan kebaruan penelitian.
Demikian surat undangan yang dapat kami sampaikan. Sekiranya ibu berkenan untuk hadir dalam acara tersebut. Mohon maaf apabila terdapat salah kata. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Pelaksana
[tanda tangan]
Pandora Maulina Zulfa
Bagian-bagian Surat Undangan Resmi
Setelah melihat contoh surat undangan, perlu memahami pula sederet bagian pada surat undangan. Berikut ini bagian-bagian tersebut beserta penjelasannya.
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian surat yang memuat identitas pengirim. Pengirim tersebut dapat berupa organisasi, instansi, maupun perusahaan.
Kop surat memuat nama organisasi, instansi, atau perusahaan. Kemudian di dalamnya terdapat pula email nomor telepon, alamat, dan kode pos.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas surat tersebut yang berguna bagi perusahaan, organisasi, atau instansi. Pihak pengirim dapat melacak jenis surat jika dibutuhkan di kemudian hari apabila terdapat nomor surat yang jelas.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan oleh pengirim. Tanggal ini penting agar dapat diketahui dan dilacak seberapa lama surat tersebut disampaikan ke penerimanya.
4. Tujuan Pengiriman
Tujuan pengiriman berada di bagian atas surat. Pada bagian ini tercantum nama penerima, alamat, serta jabatan penerima. Tujuan pengiriman diperlukan agar penerima dapat menyerahkannya ke tujuan utama.
5. Pembuka
Pemuka pada surat undangan maupun surat pada umumnya adalah sebuah salam atau pengantar. Pembuka juga dapat ditemukan di surat non resmi.
6. Isi Surat
Isi surat menjadi bagian yang paling penting dalam sebuah surat. Isi surat membuat penerima memahami apa yang ingin disampaikan oleh pengirim.
Sebelum mengirim surat, pastikan rincian acara, tata bahasa, dan kata-kata yang digunakan tepat. Pasalnya, bahasa yang digunakan di dalamnya menyampaikan sesuatu yang penting bagi penerima maupun pengirim.
7. Penutup
Bagian penutup surat ini juga sama pentingnya dengan bagian lain. Pada umumnya bagian penutup ini berupa permohonan maaf apabila terdapat kesalahan dan juga ucapan terima kasih.
8. Tanda Tangan Pengirim
Bagian berikutnya adalah tanda tangan dan identitas pengirim. Tanda tangan tersebut disertai nama lengkap dan gelar serta nomor telepon jika diperlukan.
