Procurement Fraud: Modus, Cara Mendeteksi, dan Pencegahannya di Perusahaan

Korupsi berkaitan langsung dengan pengadaan barang dan jasa sering terjadi di Indonesia. Data penyidikan KPK dari 2004 hingga 31 Desember 2025 menunjukkan jika 25 persen dari 1.782 perkara korupsi berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa

Praktik ini terjadi setiap hari di perusahaan swasta, mulai dari vendor fiktif, faktur yang digelembungkan, tender yang diatur, hingga komisi yang mengalir diam-diam ke kantong pribadi tanpa ada yang menyadarinya.

Lantas, bagaimana cara mengidentifikasi procurement fraud? Ulasan berikut akan membahas cara mengenali sekaligus mencegah procurement fraud, salah satunya dengan memanfaatkan Modul Procurement dari Mekari Expense untuk mengontrol seluruh siklus pengadaan secara sistematis. Sebelum masuk ke solusinya, penting untuk memahami dulu apa sebenarnya procurement fraud itu.

Apa Itu Procurement Fraud?

Procurement fraud merupakan manipulasi dalam proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau menguntungkan pihak tertentu yang sebenarnya tidak berhak. Manipulasi ini bisa terjadi di berbagai tahap, mulai dari perencanaan kebutuhan, seleksi vendor, hingga proses pembayaran.

Dampaknya tidak main-main. Procurement fraud dapat menimbulkan kerugian finansial yang besar bagi perusahaan, merusak reputasi di mata mitra bisnis maupun publik, dan membuka potensi pelanggaran terhadap regulasi yang berlaku. Ketiga dampak inilah yang membuat procurement fraud perlu diwaspadai sejak dini, bukan hanya ditangani setelah kerugian terjadi.

Modus-Modus Procurement Fraud yang Perlu Diwaspadai

Untuk bisa mencegahnya, perusahaan perlu terlebih dahulu mengenali bentuk-bentuk procurement fraud yang paling sering terjadi. Berikut adalah beberapa modus procurement fraud yang perlu diwaspadai:

• Pemalsuan dokumen tender: Dokumen persyaratan dimanipulasi agar vendor tertentu bisa memenangkan tender, meskipun sebenarnya tidak memenuhi kualifikasi yang ditetapkan.
• Penggelembungan harga (mark-up): Harga pengadaan dinaikkan di atas nilai wajar pasar, dan selisihnya mengalir ke oknum internal atau vendor yang berkolusi.
• Vendor dan invoice fiktif: Pembayaran dilakukan ke vendor yang sebenarnya tidak nyata, atau untuk barang dan jasa yang tidak pernah diterima perusahaan.
• Kolusi antara staf internal dan vendor: Oknum internal mengkondisikan proses pengadaan agar vendor rekanan tertentu menang, biasanya disertai pemberian komisi tersembunyi.
• Pengaturan spesifikasi pengadaan: Spesifikasi barang atau jasa dirancang sedemikian rupa sehingga hanya bisa dipenuhi oleh satu vendor tertentu.
• Pembelian untuk kepentingan pribadi: Anggaran pengadaan disalahgunakan untuk membeli barang atau jasa yang sama sekali tidak berkaitan dengan kebutuhan perusahaan.

Mengapa Procurement Fraud Sulit Dideteksi?

Salah satu alasan utama sulitnya mendeteksi fraud dalam proses pengadaan adalah keterlibatan oknum di dalam perusahaan yang memiliki akses sistem dan wewenang approval. Selain itu, masih banyak perusahaan yang menjalankan proses pengadaan secara manual dan kurang transparan, sehingga audit trail menjadi kurang memadai dan approval workflow tidak ketat.

Data memperkuat gambaran ini. Lebih dari separuh kasus fraud terjadi akibat lemahnya kontrol internal (ACFE Report to the Nations 2024). Sementara itu, hampir 20% perusahaan sama sekali tidak menggunakan data analytics untuk mendeteksi procurement fraud, dan sekitar 50% perusahaan yang melakukan audit masih mengandalkan proses manual (PwC). Kombinasi faktor-faktor inilah yang membuat fraud kerap baru terungkap setelah kerugian menumpuk.

Cara Mencegah dan Mendeteksi Procurement Fraud

Mengingat besarnya risiko dan sulitnya deteksi, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah konkret berikut ini.

1.Terapkan Segregation of Duties

Pisahkan wewenang antara pihak yang mengajukan, menyetujui, dan membayar pengadaan agar tidak terjadi konflik kepentingan. Selain itu, Pastikan tidak ada satu orang pun yang menguasai seluruh alur transaksi pengadaan dari awal hingga akhir.

2. Standarisasi dan Dokumentasikan Proses Pengadaan

Susun SOP tertulis untuk setiap tahap pengadaan tanpa terkecuali, sehingga seluruh tim mengikuti prosedur yang sama. Juga, pastikan setiap keputusan pengadaan meninggalkan jejak dokumen yang bisa ditelusuri dan diaudit kapan saja.

3. Lakukan Vendor Due Diligence Secara Berkala

Verifikasi legalitas, rekam jejak, dan kewajaran harga dari setiap vendor secara rutin, bukan hanya di awal kerja sama. Setelah itu, perbarui daftar vendor terverifikasi dan segera hapus vendor yang tidak aktif atau mencurigakan.

4. Bangun Sistem Whistleblowing yang Aman

Sediakan kanal pelaporan anonim yang benar-benar terlindungi bagi karyawan yang ingin melaporkan indikasi fraud. Lebih dari itu, berikan jaminan perlindungan bagi pelapor agar mereka tidak merasa takut untuk bersuara.

5. Audit Pengadaan Secara Rutin dan Berbasis Data

Jangan hanya mengandalkan audit tahunan saja.  Lakukan pemeriksaan berkala dengan pendekatan analitik. Selain itu, gunakan data transaksi untuk mendeteksi anomali pola pembelian sedini mungkin, sebelum kerugian membesar.

6. Gunakan Spend Management Software dengan Modul Procurement

Otomasi approval workflow memastikan setiap transaksi melewati jalur persetujuan yang terstandar tanpa celah manipulasi. Audit trail digital mencatat seluruh riwayat transaksi secara real-time sehingga anomali lebih mudah terdeteksi.

Agar pengawasan lebih efektif, penggunaan spend management software yang memiliki modul procurement menjadi solusi. Sistem ini menyediakan approval workflow yang terstandar serta audit trail digital secara real-time.

Dalam konteks ini, deteksi fraud procurement dengan Mekari Expense menjadi alat yang membantu memastikan semua transaksi terdokumentasi dengan baik dan dapat diaudit kapan saja sehingga memudahkan pengawasan dan pencegahan fraud.

Upaya pencegahan dan deteksi procurement fraud memerlukan kombinasi kebijakan internal, budaya perusahaan yang sehat, dan dukungan teknologi yang tepat. Audit terhadap proses pengadaan yang sedang berjalan perlu dilakukan dan perusahaan dianjurkan mengadopsi spend management software untuk memperkuat kontrol dan transparansi. Dengan langkah-langkah tersebut, risiko fraud dapat diminimalkan secara signifikan, menjaga kesehatan keuangan dan reputasi perusahaan.

Mekari Expense adalah platform manajemen pengeluaran terpusat berbasis cloud yang mengintegrasikan Travel & Expense, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control dalam satu sistem yang aman dan sepenuhnya mematuhi regulasi lokal. Ditenagai oleh teknologi AI, platform ini membantu tim keuangan untuk bekerja secara proaktif dengan visibilitas menyeluruh, kontrol yang sangat ketat, dan efisiensi maksimal dalam mengelola seluruh anggaran operasional bisnis.

Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Expense juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Qontak, Mekari Sign, Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Klikpajak, Mekari Desty, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.