Istilah administrasi kerap dikaitkan dengan aktivitas pemerintahan, bisnis, dan masih banyak lagi. Secara umum administrasi adalah seluruh rangkaian kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala hal, untuk mencapai suatu tujuan.
Istilah administrasi identik dengan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan memiliki sistem administrasi. Di mana aktivitas tersebut dilaksanakan ahlinya, yang disebut administrator atau staf administrasi.
Administrasi yang baik dapat mempermudah seseorang atau suatu organisasi untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Secara umum fungsi administrasi antara lain sebagai pembentukan rencana, kebijakan, aturan, prosedur, hingga pengaturan tujuan serta objek.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) oleh Alemian Henuk, secara etimologis administrasi berasal dari bahasa Yunani 'administrare' yang artinya melayani dan membantu. Secara umum, sistem administrasi memiliki peran penting untuk membantu sebuah perusahaan dalam memberikan data serta informasi yang diperlukan. Berikut pengertian administrasi menurut para ahli
1. Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi
2. George Terry
Menurut George Terry, administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Sondang P. Siagian
Menurut Sondang P. Siagian, administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
5. Ulbert
Menurut Ulbert, administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha
6. Orway Tead
Menurut Orway Tead, administrasi merupakan usaha luas yang mencakup segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerja sama yang ditujukan pada tujuan atau maksud tertentu.
7. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, administrasi merupakan serangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
8. W.H. Evans
Menurut WH Evans, administrasi merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.
9. Leonard D. White
Menurut Leonard D.White, administrasi adalah suatu proses yang umum dalam semua usahan-usaha suatu kelompok baik dalam suatu kelompok baik dalma usaha umum atau pribadi
10. H.A. Simon
Menurut Simon, administrasi yaitu suatu kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas dan tujuan bersama.
11. Parajudi Atmosudirjo
Menurut Parajudi Atmosudirjo, administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa, sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yakni kepala organisasi.
12. John M. Pfiffner
Menurut John M. Pfiffner, administrasi dapat didefinisikan sebagai mengorganisasi dan menggerakan sumber daya manusia dan materiil untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi ini yang membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Berikut beberapa tujuan administrasi yang perlu diketahui:
- Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
- Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.
- Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.
- Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Fungsi Administrasi
Selain tujuan administrasi, penting juga untuk mengenali fungsinya, yaitu sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.
2. Penyusunan
Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.
3. Pengadaan Tenaga Kerja
Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.
4. Pemberian Bimbingan
Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.
5. Pengkoordinasian
Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.
6. Pelaporan
Fungsi administrasi sebagai pelaoran adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.
7. Penganggaran
Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
Ciri-ciri Administrasi
Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk, dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui.
1. Terdiri Atas Sekelompok Orang
Ciri utama administrasi ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama. Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih.
2. Menjalin Kerja Sama
Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut.
3. Memiliki Tujuan
Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut tidak akan berarti apa-apa.
4. Adanya Proses Kegiatan
Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan.
5. Kegiatan Bimbingan, Kepemimpinan, dan Pengawasan
Ciri lainnya dari administrasi ialah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.