Secara umum administrasi adalah seluruh rangkaian kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala hal, untuk mencapai suatu tujuan. Sistem administrasi memiliki peran penting untuk membantu sebuah perusahaan dalam memberikan data serta informasi yang diperlukan.
Istilah administrasi identik dengan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat dan sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan memiliki sistem administrasi. Di mana aktivitas tersebut dilaksanakan ahlinya, yang disebut administrator atau staf administrasi.
Administrasi dalam Arti Luas
Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) oleh Alemian Henuk, sistem administrasi memiliki peran penting untuk membantu sebuah perusahaan dalam memberikan data serta informasi yang diperlukan. Administrasi dapat diartikan menjadi dua, yakni dalam arti sempit dan luas.
Pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Jadi, dapat dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial di dalam seluruh aktivitas sebuah organisasi atau perusahaan.
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Secara umum seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
Administrasi dalam Arti Sempit
Sedangkan, administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi, catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Dr. Hj. Mariati Rahman, M.Si dalam buku Ilmu Administrasi (2017) mendefinisikan administrasi dalam arti sempit sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
Fungsi Administrasi
Selain tujuan administrasi, penting juga untuk mengenali fungsinya, yaitu sebagai berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.
2. Penyusunan
Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.
3. Pengadaan Tenaga Kerja
Pengadaan tenaga kerja atau staffing, merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.
4. Pemberian Bimbingan
Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.
5. Pengkoordinasian
Fungsi administrasi adalah untuk mengoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.
6. Pelaporan
Fungsi administrasi sebagai pelaporan adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.
7. Penganggaran
Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi ini yang membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan.
- Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
- Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.
- Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.
- Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Unsur-unsur Administrasi
1. Organisasi
Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.
2. Manajemen
Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.
3. Komunikasi
Administrasi juga memiliki unsur untuk mengatur pola antar departemen.
4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.
6. Perbekalan
Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang. Administrasi akan mendata semua barang yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
7. Tata usaha
Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam pencatatan, penyimpanan, hingga pengiriman.
8. Hubungan Masyarakat
Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan dengan masyarakat hingga konsumen.
Jenis-Jenis Administrasi
Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan atau staf memiliki hak serta kewajiban yang berhubungan langsung terhadap pekerjaannya. Administrasi menjadi salah satu bagian dari pengelolaan perusahaan sehingga bisa menjadi optimal.
Dikutip dari buku Ilmu Administrasi (2017) oleh Dr. Hj. Mariati ahman, M.Si, administrasi ada beberapa jenis seperti berikut ini.
1. Administrasi Kependudukan
Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.
2. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan adalah proses pengurusan atau penyelenggaraan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.
3. Administrasi Lingkungan
Administrasi sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.
4. Administrasi Negara
Administrasi negara adalah administrasi yang berkaitan dengan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif.
5. Administrasi Niaga
Administrasi niaga adalah administrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan atau keuntungan bisnis.
6. Administrasi Pembangunan
Administrasi pembangunan adalah administrasi yang meliputi proses pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan.
7. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah administrasi dalam bentuk kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.