Memahami Format Penulisan dan Contoh Surat Teguran Tertulis yang Benar

Dalam dunia kerja, karyawan dituntut untuk menjaga profesionalitas perusahaan dan operasional di dalamnya. Namun dalam prosesnya, tidak semua karyawan bisa menaati dan menjalankan semua peraturan yang sudah dibuat. Bila memang ada karyawan yang demikian, bisanya pihak HRD perusahaan akan memberikan surat teguran tertulis kepada karyawan tersebut.

Secara umum, surat teguran adalah surat untuk memberi peringatan sebagai bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawan. Surat ini biasanya dikeluarkan sebelum perusahaan melakukan PHK pada karyawan yang melakukan pelanggaran.

Pada artikel ini, akan dibahas lebih mendalam tentang surat teguran mulai dari format penulisan hingga contohnya. Berikut di bawah ini ulasannya. 

Format Surat Teguran Tertulis

Penulisan surat teguran tidak bisa dilakukan. Ada format dan beberapa hal penting yang harus ada di dalam surat teguran untuk karyawan.

Berikut di bawah ini format penulisannya:

• Judul surat/dokumen, nomor, dan tanggal surat diterbitkan.
• Nama lengkap dan jabatan/posisi/departemen karyawan yang bersangkutan.
• Isi dan alasan diterbitkannya surat teguran.
• Keterangan tambahan lainnya, seperti tujuan surat teguran sebagai peringatan awal agar karyawan taat aturan dan tidak mengulangi kesalahan.
• Nama pembuat surat teguran dan tanda tangan diatas materai.

Contoh Surat Teguran Tertulis

Berikut ini empat contoh surat teguran tertulis agar paham seperti apa format penulisan surat teguran yang baik dan benar. 

1. Contoh Surat Teguran Performa Kerja Tidak Optimal

PT Persona Indah

Persona Tower Lantai 3 Nomor 24-27, Yogyakarta

Telepon (0274) 3xxx7x, email: contact@personaindah.com

SURAT TEGURAN

Nomor: SP/016/08/2022

Lampiran: 1 lembar

Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1)

Kepada Yth. Saudara John Ibrahim

Staf Penjualan PT Persona Indah

di tempat

Berdasarkan hasil assessment dan evaluasi yang kami terima dari bagian SDM PT Persona Persada, melalui surat teguran awal ini, Kepala Bagian Personalia menyampaikan kepada Saudara bahwa:

Saudara John Ibrahim memiliki catatan dengan kinerja yang buruk dan tidak optimal selama kurun waktu 3 bulan berturut-turut, sehingga target penjualan tidak tercapai. Kinerja yang tidak optimal dan kurang produktif dalam bidang penjualan ini berpotensi cukup besar terhadap perusahaan. Kami menerbitkan surat peringatan pertama (SP1) ini sebagai peringatan dan acuan Anda untuk introspeksi diri.

Demikian surat teguran ini kami terbitkan agar Saudara John Ibrahim menyadari kurang optimalnya kinerja Anda dan berkomitmen untuk memperbaiki diri menjadi lebih baik.

Yogyakarta, 7 Agustus 2022

Kepala Bagian Personalia

Catherine Jess

2. Contoh Surat Teguran Karyawan Terlambat Masuk Kerja

Gedung Radar Baru Lantai 4, Nomor 35-36, Pekalongan

Telepon: 085 990 10, Email: contact@banyumurup.com

SURAT TEGURAN

Nomor : SP/019/05/2021

Lampiran : 1 lembar

Perihal : Surat Peringatan 1

Kepada Yth.

Saudari Joko Wariman

Staf Akuntan PT. Banyu Murup

di tempat

Mengacu pada peraturan perusahaan yang jelas tercantum dalam kontrak kerja yang telah disepakati bersama, melalui surat ini kami ingin menginformasikan kepada Saudara Joko Wariman bahwa:

Saudari tercatat terlambat masuk kerja selama 5 hari secara berturut-turut tanpa ada pemberitahuan sebelumnya atau keterangan yang rasional dan kuat sebagai alasan keterlambatan tersebut.

Sesuai dengan isi kontrak kerja, Saudara Joko Wariman wajib mematuhi peraturan termasuk kedisiplinan dan ketepatan waktu dalam bekerja. Oleh sebab itu, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Tahap Pertama sebagai bentuk teguran kepada Saudari yang telah melakukan pelanggaran disiplin.

Dengan datangnya surat teguran ini, perusahaan berharap Saudara Joko Wariman dapat mengevaluasi diri sendiri sehingga selalu patuh pada peraturan yang berlaku di PT. Banyu Murup.

Surat Peringatan Tahap Pertama ini berlaku selama 2 bulan sejak dikeluarkan. Apabila Saudara Joko Wariman kembali melanggar peraturan yang sama yakni terlambat masuk kerja selama beberapa hari tanpa alasan yang jelas dan dapat dibenarkan, maka perusahaan terpaksa harus memberikan sanksi yang lebih keras, bukan semata teguran.

Demikian surat teguran awal ini dibuat untuk Saudara gunakan sebagai acuan agar memperbaiki diri sehingga kinerja sebagai karyawan di PT. Joko Wariman dapat lebih optimal.

Bandung, 10 Mei 2021

Kepala Personalia,

Laksono

3. Contoh Surat Teguran Melanggar SOP

PT. Sejahtera Abadi

Gedung Fatah Lantai 5, Jakarta

Telepon (021) 78912, Email: contact@sejahteraabadi.com

SURAT TEGURAN

Nomor : SP/025/10/2020

Lampiran : 1 lembar

Perihal : Surat Peringatan

Kepada Yth.

Saudara Yono Badi

Staf Keuangan PT. Sejahtera Abadi

di tempat

Berdasarkan laporan evaluasi yang disusun oleh Tim Pengawas PT. Sejahtera Abadi, performa kerja Saudara Yono Badi selama mengemban tugas sebagai Staf Keuangan dinyatakan buruk dan tidak mengacu pada SOP yang berlaku di perusahaan, yaitu:

Tidak masuk kerja selama 5 hari berturut-turut tanpa memberikan alasan yang jelas dan dapat dibuktikan;

Tidak membuat laporan bulanan yang lengkap, detail dan tepat waktu.

Sebagai konsekuensi dari tindakan tersebut, Saudara Yono Badi mendapatkan teguran tertulis melalui surat peringatan yang perusahaan keluarkan ini.

Demikian surat peringatan yang kami tulis untuk Saudara. Kami sangat berharap Saudara Yono Badimau menyadari kesalahan dan menunjukkan sikap yang positif ke depannya sehingga kinerja di perusahaan dapat maksimal.

Jakarta, 19 Oktober 2020

PT. Sejahtera Abadi

Rudi Sujarwanto

Direktur Utama

4. Contoh Surat Teguran Karyawan Tidak Perform dengan Baik

PT. ANDALAN UTAMA

Jalan Jaya Baya Nomor 56 – 59, Jakarta

Telepon: 0192020, Email: contact@andalanutama.com

Nomor : SP/019/03/2020

Lampiran : 1 lembar

Perihal : Surat Peringatan Pertama

Kepada Yth.

Saudara Bara Hartono

Staf Pemasaran PT. Andalan Utama

di tempat

Berdasarkan hasil evaluasi yang dilaporkan oleh bagian SDM, melalui surat ini Kepala Bagian Personalia ingin memberitahukan bahwa:

Saudara Bara Hartono tercatat menunjukkan kinerja yang buruk selama 3 bulan secara berturut-turut sehingga tidak mampu mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan. Kinerja yang kurang produktif berpotensi besar untuk merugikan perusahaan sehingga kami memberikan surat peringatan ini sebagai teguran dan bahan intropeksi diri.

Demikian surat peringatan ini kami keluarkan agar Saudara Bara Hartono dapat menyadari kesalahan yang telah dilakukan dan memperbaiki diri kedepannya.

Jakarta, 9 Maret 2020

Kepala Bagian Personalia,

Maharani Mawar