Surat teguran diberikan pada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran. Contohnya surat teguran diberikan pada karyawan yang tidak masuk kerja berhari-hari tanpa keterangan. Surat peringatan diberikan berdasarkan kategori pelanggaran. Surat teguran karyawan atau surat peringatan (SP) mempunyai regulasi, ketentuan, dan struktur yang harus dipenuhi.
Terdapat tiga jenis surat peringatan pertama dan kedua diberikan untuk kesalahan yang masih bisa ditoleransi. Sedangkan surat peringatan ketiga untuk pelanggaran yang lebih berat, hingga pemutusan hubungan kerja. Berikut contoh surat teguran karyawan dan PNS.
Struktur Surat Teguran Karyawan
Berdasarkan pasal 161 UU Ketenagakerjaan, karyawan diberhentikan begitu saja jika membuat pelanggaran. Karyawan diberi SP1 sampai SP3 baru dapat diputus status kerjanya. Ada pengecualian jika memang pemberhentian kerja sepihak terdapat di surat perjanjian kerja sebelumnya.
Sebelum menulis surat teguran karyawan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Salah satunya struktur penulisan surat teguran. Dalam surat teguran memuat beberapa informasi seperti:
- Memuat informasi dasar karyawan seperti nama lengkap, jabatan, divisi, dan tempat karyawan
- Alasan karyawan yang bersangkutan dianggap perlu diberi surat peringatan
- Tanda tangan dan nama dari pembuat surat peringatan di atas materai
Surat peringatan diberikan karena pelanggaran yang mengacu pada poin-poin dalam surat perjanjian. Mengutip dari Glints.com, surat peringatan karyawan jangka waktu enam bulan. Surat peringatan ini dibuat oleh divisi HR untuk mengawasi dan memberikan surat peringatan pada karyawan.
Contoh Surat Teguran Karyawan
1. Contoh SP1 Surat Teguran Karyawan
PT Permata Berkah Abadi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Yogyakarta
Telp. (0274) 668020
Nomor: SP/006/10/2020
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Fitrianto
Staf Keuangan PT Permata Berkah Abadi
di tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 15 Oktober 2020, dengan ini Direktur PT Permata Berkah Abadi menginformasikan.
Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Berkah Abadi. Kinerja Saudara Fitrianto selama bekerja sebagai staf keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan. Saudara Fitrianto tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan majalah. Oleh karenanya Saudara Fitrianto diberikan Teguran tertulis.
Demikian surat dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 16 November 2020
PT Permata Berkah Abadi
Alwiansyah
Direktur Utama
2. Contoh SP2 Tentang Pemotongan Insentif
PT. Mewah Indah Furniture
Jalan Melambai Nomor 20-23, Bandung
Telepon: 09228, Email: kontak@mewahfurniture.com
Nomor: SP/011/06/2019
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Kedua (SP2)
Kepada Yth.
Saudara Bani Mahendra
Staf Pemasaran PT. Mewah Indah Furniture
di tempat
Sebagai tindak lanjut dari Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang sebelumnya sudah disampaikan kepada Saudara Bani Mahendra, perusahaan harus mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) karena Saudara tidak menunjukkan sikap positif dan usaha untuk memperbaiki diri sebagai respons atas SP 1 tersebut.
Melalui surat peringatan tahap kedua ini, perusahaan terpaksa harus memberlakukan sanksi tegas berupa Pemotongan Insentif Karyawan sebesar 50% selama 3 bulan.
Apabila Saudara Bani Mahendra tidak kunjung memperlihatkan respons yang baik dan performa kerja yang optimal ke depannya, maka Surat Peringatan Ketiga (SP 3) akan perusahaan keluarkan dengan segera. Artinya, Saudara akan diputus hubungan kerjanya dengan PT. Mewah Indah Furniture.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara Bani Mahendra mau mengevaluasi diri dan menunjukkan performa kerja yang kembali baik demi kemajuan perusahaan.
Bandung, 11 Juni 2019
Kepala Bagian Personalia,
Ahmad Mabruk
3. Contoh SP3
PT. TERANG INDO
Jalan Perkantoran Raya Nomor 35-38 B, Jakarta
Telepon: 092020, Email: kontak@terangindo.com
Nomor : SP/020/04/2019
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Kepada Yth.
Saudara Ilham Pamungkas
Staf Keuangan PT. Terang Indo
di tempat
Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.
Saudara Ilham Pamungkas tercatat memiliki ketidakhadiran tapa keterangan yang jelas selama 6 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.
Demi menjaga jalannya perusahaan dan menghindari kerugian yang lebih besar, kami memutuskan untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara ilham Pamungkas. Honor Saudara akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 April 2019.
Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga in kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi ole Saudara Ilham Pamungkas
Jakarta, 5 April 2019
PT. Terang Indo
Baharudin Bahari
Direktur Utama
Contoh Surat Teguran PNS
SURAT TEGURAN
Nomor : 123/ …. /……
Surat teguran ini ditujukan kepada :
Nama : …………………………..
NIP : ……………………………….
Jabatan : ………………………………………
Unit Kerja : …………………………………………
Alamat : …………………………………………..
Surat teguran ini dikeluarkan karena yang bersangkutan sudah terbukti bersalah melanggar aturan dan tata tertib di Sekolah ……………… Kota Lhokseumawe berupa :. “Pulang sebelum waktu kerja selesai selama …. hari berturut-turut”. Kami berharap dengan adanya surat teguran ini dapat menjadi perhatian bagi yang bersangkutan. Kami juga berharap agar yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan di kemudian hari, demi menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan patuh pada peraturan yang berlaku.
Demikian surat teguran ini dikeluarkan, untuk dijadikan bahan perhatian dan perbaikan disiplin ke depannya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Lhokseumawe, …………………….
Kepala ……………………
Kota Lhokseumawe
Tanda Tangan
Nama
NIP
Tembusan :
1. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Lhokseumawe
2. Arsip