Memo Adalah Pesan Singkat, Ini Struktur dan Contohnya

Pernahkah Anda menulis pesan singkat berisi informasi, petunjuk atau keterangan tentang sesuatu kepada teman, kerabat, atau mungkin rekan sekantor? Pesan ringkas seperti itu biasa dibuat ketika seseorang sedang terburu-buru atau tidak ingin bertele-tele dalam berpesan.

Pesan ringkas seperti itu sering disebut memo. Sebagaimana pemaparan di atas, memo adalah surat atau pesan ringkas, padat dan jelas yang diberikan kepada seseorang.

Menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK), memo adalah nota atau surat peringatan tidak resmi, surat pernyataan dalam hubungan diplomasi, atau bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan (memorandum).

Memo dapat dibedakan berdasarkan pemakaiannya, yakni memo yang bersifat resmi dan tidak resmi (pribadi).

Memo resmi biasa dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Memo ini dibuat sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan terhadap bawahannya. Sedangkan, memo tidak resmi seringnya ditujukan kepada teman, saudara, atau kerabat yang lebih bersifat pribadi.

Sebagai surat khusus untuk keperluan kantor atau organisasi, memo bisa disampaikan secara horizontal maupun vertikal. Artinya, penyampaian memo bisa dilakukan oleh mereka yang memiliki jabatan setara atau dari atasan kepada bawahan untuk memerintahkan sesuatu.

Ciri-ciri Memo

Memo memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Memo adalah bentuk komunikasi berisi saran, arahan, atau penjelasan tentang suatu hal.
• Memiliki struktur yang lebih sederhana dari jenis surat lainnya.
• Isi memo yang dikirim jelas dan relevan.
• Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, alamat, nomor telepon, dan sebagainya.
• Bisa disampaikan secara vertikal maupun horizontal.

Tujuan Penulisan Memo

Baik memo resmi maupun tidak resmi, atau memo yang disampaikan secara horizontal maupun vertikal memiliki tujuan sebagai berikut:

• Memberi informasi tentang perubahan peraturan di suatu instansi, perusahaan, atau organisasi.
• Mengabarkan perkembangan tentang suatu pekerjaan.
• Mengumumkan adanya karyawan baru atau promosi jabatan.
• Membuat permintaan ke seluruh karyawan.
• Mengingatkan atau memerintahkan tugas yang harus dikerjakan.
• Menginformasikan jadwal rapat.
• Menyampaikan rangkuman dari agreement yang dibuat, dan sebagainya.

Struktur Memo

Tidak seperti surat resmi pada umumnya, struktur penulisan memo jauh lebih sederhana. Menurut catatan Glints, memo adalah terdiri dari kepala memo, paragraf pertama, kedua, dan ketiga.

1. Kepala memo

Kepala memo memuat kop memo (memo resmi), nama pengirim, tanggal, dan nama penerima. Bagian ini berfungsi memberi label dari isi memo.

2. Paragraf pertama

Memo ditulis dengan singkat dan jelas, sehingga pada paragraf pertama penulis sudah menuliskan tujuan dari memo yang dibuat. Kemudian, pada paragraf selanjutnya diberikan penjelasan.

Contoh: "Memo ini ditulis untuk memberitahu keputusan WFH kepada seluruh pegawai, terhitung 20 April 2020".

3. Paragraf kedua

Setelah mengungkapkan tujuan memo, pada paragraf selanjutnya penulis bisa memaparkan konteks dan bukti pendukung.

Contoh: "Keputusan WFH ini diberlakukan mengingat tingginya angka kasus Covid-19 di Jakarta. Hal ini dilakukan sebagai langkah pencegahan penularan Covid-19 di kantor".

4. Paragraf ketiga

Di paragraf ketiga bisa menuliskan harapan atau permintaan kepada orang yang menerima memo tersebut.

Contoh: "Pihak manajemen berharap semua karyawan mematuhi keputusan tersebut dan tetap bekerja seperti biasanya selama WFH. Jika masih ada pertanyaan, silakan menghubungi manajer divisi masing-masing.

Tips Menulis Memo

Mengutip Your Dictionary, berikut beberapa tips ketika hendak menulis memo:

• Ketahui audiens dari memo: ini bisa menentukan apakah memo akan ditulis dengan bahasa formal atau tidak.
• Bebas kesalahan tipografi: baca ulang memo dan pastikan tidak ada typo atau kesalahan tipografi agar pesan bisa langsung dimengerti.
• Tidak bertele-tele: memo adalah pesan ringkas. Jadi, tulislah pesan secara singkat, padat, dan tidak bertele-tele.
• Tidak perlu menuliskan salam: fokus untuk menjelaskan apa yang perlu dijelaskan.
• Gunakan list: list atau poin-poin di dalam penulisan memo dapat memudahkan orang lain ketika membacanya.
• Tuliskan lampiran: Apabila ada gambar, tabel, atau grafik, tuliskan kata lampiran di bagian bawah memo.

Contoh Memo

Mengutip berbagai sumber, berikut beberapa contoh memo:

1. Contoh Memo Pribadi

Dari: Putri

Untuk: Nur

Nur, novel yang aku pinjam kemarin aku kembalikan lewat adikmu. Aku suka sekali novelnya. Sayangnya, aku sangat buru-buru jadi tidak dapat menemuimu langsung. Lain hari, kita ngobrol tentang novelnya, ya!

Terima kasih, Nur.

Tertanda,

Putri

2. Contoh Memo Resmi

Tanggal: 20 April 2020

Untuk: Seluruh Karyawan PT. DWH

Dari: Adi Kurniawan, Kepala Departemen HRD PT. DWH

Subjek: Pemberlakuan WFH

Sehubungan dengan melonjaknya angka kasus Covid-19 di Indonesia, khususnya di Jakarta. Kami memutuskan untuk memberlakukan work from home (WFH) dari 20 April 2020 sampai waktu yang belum ditentukan.

Hal ini kami lakukan untuk memastikan kesehatan dan keselamatan para pekerja PT.DWH dan sebagai langkah pencegahan meluasnya penyebaran Covid-19 di Jakarta.

Informasi lebih lanjut akan diberitahukan team leader setiap tim. Kami berharap setiap pekerja dapat mematuhi kebijakan dan mengikuti protokol yang berlaku.

Terima kasih.